信息化时代办公室文书档案管理工作改革和创新

卢劲

【摘要】在信息化时代，办公室档案管理是涉及办公室人事管理的一种管理方式，在燃气公司中，办公室档案管理的存在有助于对燃气机构进行人事管理。文章根据信息化时代现状，对我国现阶段的办公室文书档案管理工作进行分析和研究，并且对公司办公室文书档案管理工作提出建议，有利于档案工作的改革和创新。

【关键词】办公室文书档案;管理工作;改革与创新

一、信息化时代办公室文书档案管理工作存在的问题

（一）在信息化时代，办公室文书档案管理并不是管理人员预想的那么轻松简单。不是因为在信息化时代的问题，而是办公室文书档案管理工作的开展没有充分利用信息技术来达到管理档案的目的，或者说，是目前信息技术的应用与办公室文书档案管理中存在一些隔阂。目前，办公室文书档案管理上出现的一系列问题，部分是由于办公室管理人员工作的问题。社会是在不断变化的，公司办公室作为一个重要的职能部门，需要在变幻莫测的时代按照时代的步伐引进先进的管理技术，培养新的人才。

（二）社会的进步发展，使得办公室文书档案的种类也越来越多。在此之前所出现的办公室文书档案并没有这么多的种类，所以，这些新的文书档案种类就成为了一种新的事物，办公室的工作人员接受这些新事物需要一定的时间。在这种情况下，办公室的工作人员在工作时，很容易出现失误或者导致办公室文书档案错乱的情况发生。如果不想出对策解决这种问题，那么就会对办公室文书档案的管理工作产生不利影响。

二、加强办公室文书档案管理工作的方法和途径

（一）首先要对办公室文书档案管理方式进行创新和改革。在办公室文书档案管理工作中，由于一些特殊的原因会出现部分档案登记不清楚的情况。这些情形会对办公室文书档案的安全和人事信息安全产生严重的威胁性，不利于办公室文书档案管理工作的开展。所以，必须要在办公室文书档案管理工作中，对档案管理方式进行创新和改革。在办公室文书档案管理过程中，管理人员必须要明确自己的职责，例如办公室的管理人员在接受一份文书后，就要对文书档案中的信息有准确的了解和认知，并且要保障这份文书档案的安全，确保不会造成文书档案信息泄露的情况。可以在辦公室内部建立分工系统，明确每个办公室工作人员的具体职责，科学规划办公室的工作，可以减少整理文件档案时出现纰漏和疏忽，在发生问题时也可以在第一时间找到负责人。

（二）在信息化时代，对办公室档案管理工作进行改革和创新，可以解决在办公室工作出现的问题，提高工作效率的同时完善工作机制。有利的改革可以促进办公室职能发挥重要作用，这也是办公室文书档案管理逐渐向规范的模式迈进的一项重要内容。办公室在条件支持的范围下，可以引进先进的信息技术，例如安装安保系统，安保系统的安装有利于保障文书档案信息的安全，并且对办公室职能发挥有重要的意义。办公室文书档案的安全不能是呈现出独立状态的，应该充分发挥办公室职能作用。

三、关于办公室档案管理的相关建议

（一）要定期清除过期的文档。由于办公室会积累很多的文档，部分文档的性质只能在短期进行查阅和使用，所以经过一段时间就会有很多办公室文档失效或者过期。如果办公室工作人员没有清除这些过期的文档，那么会占用办公室的空间，浪费有限的资源，并且容易和其他没有过期的文档混淆，对查找和借阅造成不便。所以，要定期进行过期文档的清理工作，提高办公室的工作效率。

（二）要加强对办公室工作人员的职能培训工作。在信息化时代，信息技术的应用越来越重要，信息量不断增加，办公室文书档案的工作量也相应增多。办公室文书档案管理在信息化影响下，很难孤立存在，所以对办公室工作人员提出了更高的发展要求。办公室的管理者必须要根据信息社会的现状对办公室职能进行规划，提高办公室工作人员的文书管理技能和自身具备的技能，做好员工职能培训工作。

四、总结

在信息快速发展的时代，办公室的文书档案管理不能根据简单的分工合作进行信息规划，这种操作模式已经不能满足信息时代的要求。信息社会对办公室文书档案管理工作提出更高的发展要求，办公室的管理人员要积极回应，对办公室文书档案采取措施，促进管理工作的改革和创新，提高工作效率，完善办公室职能，促使办公室文书档案管理工作在信息化时代不断发展。

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