关于做好档案管理信息化建设的思考与分析

刘常华

摘 要：随着信息技术的发展与进步，越来越多的领域开始步入信息化建设之中，档案管理工作亦是如此。档案管理信息化建设有助于提高档案管理工作效益，并进一步开发档案信息的服务价值，在社会信息爆炸式增长的今天加快档案管理信息化建设具有十分深远的意义。本文就关于做好档案管理信息化建设进行全面探讨和分析，并结合自身工作经验提出几方面见解和措施，希望促进我国档案管理水平的发展与提升。

关键词：档案管理 信息化建設

档案管理作为一项重要的管理工作，对各行各业来讲都具有十分重要的影响和作用，特别是我国行政事业单位及大型企业都离不开档案管理所提供的信息服务。目前，在互联网大数据的影响下，档案信息量开始成倍增加，而传统档案管理模式无论在工作效率还是服务能力上都无法满足时代发展需求，加快档案管理信息化建设是提高档案管理水平的迫切需求。然而当前我国档案管理信息化建设仍存在一些不足，需要尽快落实和实现档案管理的信息化转变。

一、档案信息化概述

档案信息化是指采用数字信息技术将传统纸质档案转化为数字信息形式，实现档案的收集、管理与应用，并以此促进档案管理服务水平的全面提升。档案信息化是现代计算机技术快速发展带来的影响与转变，随着社会运行节奏的逐步加快，传统档案管理模式在工作效率和服务质量上都难以满足现代化工作需求，而档案信息化转变则是顺应时代发展潮流，将档案管理工作与计算机信息技术相融合，丰富了档案信息的内容，使档案信息收集、整理和存储更加简便，并通过计算机网络技术实现档案信息的传输、交换和共享。由此可见，档案信息化是我国档案管理工作的必然发展趋势，同时对档案管理工作质量和效率的全面提升具有十分积极地影响和作用。

二、档案管理信息化建设的价值分析

2.1提高档案管理的工作效益。传统档案管理模式以纸质档案信息为基础，需要投入大量人力资源进行档案信息的收集与整理，工作效率十分低下。随着时代的不断发展，档案信息生成数量也在成倍增加，与传统档案管理模式相比，信息化建设有助于快速完成海量档案信息的有效整理和存储，分类更加清晰、简洁。与此同时，档案管理信息化建设只需较少的工作人员便能完成工作要求，在一定程度上降低了档案管理工作的成本投入，因此具有十分凸显的应用价值。

2.2提高档案管理的服务价值。档案信息管理部门是一个信息服务机构，不仅负责重要事件的记录、收集和整理，同时还要为后续工作提供必要的借鉴与指导服务，因此无论政府机构还是企业单位都十分重视档案管理工作。现阶段，在互联网大数据快速发展的背景下，传统纸质档案信息无法做到快速有效的搜索与应用，影响了档案信息服务的质量和效率。而档案信息化则能够通过关键信息搜索迅速查阅相关档案内容，因此档案管理必须实现信息化建设才能更好地促进服务价值的提升。

三、当前档案管理信息化建设存在的问题与不足

虽然信息化建设给档案管理工作带来巨大转变，但受传统管理模式的束缚及客观条件的制约，我国档案管理信息化建设仍存在一定的问题和不足，限制了信息化档案管理价值和作用的有效发挥。一方面，我国当前档案管理从业者仍停留于传统纸质档案管理模式，管理理念有待转变和创新，并且限制了信息化建设所需的资金投入。另一方面，由于信息化档案管理属于一种全新的管理模式，相关管理制度体系构建并未完善，特别是网络环境的安全防护工作落实不到位，严重影响了档案信息的保密性与安全性，这些都是档案管理信息化建设亟待解决的问题。

四、做好档案管理信息化建设的有效措施

4.1加强档案管理信息化制度建设。为进一步推动档案管理水平的发展提升，需要构建一套科学完善的档案信息化管理模式，由此指导各项管理工作的稳定有序开展。首先，明确档案管理信息化发展目标和要求，并结合相关法律法规制定一套相匹配的电子档案管理规章制度，促进档案管理信息化建设的规范化发展。其次，注重落实档案管理责任制，并在此基础上建立健全绩效考核评价机制，加强档案管理信息化建设的监管力度，由此保障档案信息化工作尽快落实。

4.2加强档案管理信息化资金投入。档案管理信息化建设并非一蹴而就便能实现，而是一个逐渐转变的过程，这期间需要给予大量资金支持。一方面，要实现档案信息化转变需要计算机信息技术的支撑，为此相关单位必须投入足够资金采购计算机及相关录入设备，特别是管理技术平台的维护与创新，为档案信息化建设奠定坚实的硬件基础。另一方面，档案管理信息化建设还要加大人力资源投入，特别是现代化计算机技术人才的应用，全面推动档案管理信息化建设工作的高效开展。

4.3加强档案管理信息化队伍构建。管理人员作为实现档案管理信息化建设的媒介，加强档案管理信息化队伍的构建具有十分重要的作用。首先，为满足档案信息化转变的工作需求，对当前能力不足的管理人员进行专业技能培训，使其数量掌握计算机信息技术及相关管理制度和方法，由此提高信息化档案管理工作的质量。其次，还要注重信息技术高端管理人才的引进，将先进的管理理念和管理方法应用到实际工作中，推动档案管理信息化建设工作的有效落实。

4.4加强档案管理信息化安全防护。在档案管理实现信息化转变的同时，还要重点关注档案存储平台网络环境的安全，并采取积极有效的防护措施确保档案信息不受攻击与破坏。一方面，对电子档案存储平台进行有效的系统防护，如防火墙设置及杀毒软件等防护措施，实现网络非法窃取与攻击行为的有效保护，确保档案资料安全稳定。另一方面，还要构建数据档案安全管理制度，树立管理人员保密意识，通过设置档案存储平台登录权限提高信息化档案管理的安全性。

五、结论

综上所述，档案管理信息化建设是顺应时代发展趋势的必然选择，因此必须全面提高信息化档案管理工作的质量和水平。针对当前档案管理信息化建设中存在的问题与不足，必须采取积极有效措施尽快实现档案管理信息化转变，进而在互联网背景下发挥更高的信息服务价值。

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