企业信息化档案管理与利用存在的问题及对策

张晶

【摘要】目前企业办公自动化、网络化逐渐完善，许多日常工作直接在计算机和网络上办理，产生了大量的电子文件。笔者结合本企业实际工作，对文件流转过程及纸质档案的对应工作中出现的问题提出解决对策，并提出了企业档案应顺应信息化网络时代发展的潮流，使档案管理部门从封闭走向开放，对企业档案实现信息资源的合理配置、科学管理，真正实现档案资源共享，为企业和用户提供高效、便捷的服务。

【关键词】企业档案;数字化;电子文件;信息化;问题与对策

随着信息网络时代的快速发展，智能化、自动化、信息化电子办公已成为人们重要的工具，很多办公软件的应用使工作方便快捷，网络带来的一些新技术、新方法、新理念在企业档案管理工作中的运用，企业档案的传统功能也相应发生变革，此时电子文件也在大量产生，纸质档案的中心地位已经减弱，目前文件、图像、声音等在内的电子文件档案的数量也正在迅速增加。既要将纸质档案完整归档，也要将电子文件上传数据库，如何将电子文件正確处理、收集、归档等，已成为档案工作的一个主要工作，也是当下最为棘手的问题。

一、电子档案的归档存在的问题

随着科学技术的飞速发展，档案馆存储信息的载体也发生了变化，纸质档案一统天下的格局已被电子文件、数据库、云盘等高科技的档案载体所打破，在纸质文件形成的同时，也产生了大量的电子文件形成的档案信息。由于档案实体与信息的并存，档案馆在加强档案物质形态管理的同时，对档案信息的管理将同步进行，形成文档一体化的管理模式。当今很多人对电子档案和纸质档案有两个极端问题，一部分人认为有了电子文件就没有必要保存纸质文件，通过电脑上的检索、查询、利用远比传统查询快捷与便利，不重视文件的存储备份，不保留纸质文档，提倡无纸化办公;还有一部分人认为对所产生的电子文件打印、备份并且占用了巨大的物理空间来存放，认为没有必要保存电子档案，致使电子档案的优势不能得到好的发挥。

二、电子档案与纸质档案的应对对策

为了拓展企业档案馆信息服务中心的功能，加大档案信息资源的管理力度是目前集团公司档案馆的重要任务。我们应结合企业档案工作的总体任务，关注企业的重点工作，依法定期将各部门、各单位的各种类型档案接收进馆（室），扩大资源范围，丰富馆藏内容，优化馆藏档案结构，增强档案馆的信息服务能力。

档案人员提前介入到集团公司各部门的工作中，对企业各部门形成电子文件的处理、鉴定、归档实行全过程监控和管理。各类电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证电子文件在传输、处理过程中不会出现错误，确保电子文件内容的原始性、真实性和准确性。电子文件流转结束后应随时保存到指定的计算机硬盘上或档案数据库中（计算机应加密保护），与之相对应的纸质文件也要同时归档，实现实体和载体合二为一。

如何将两者更好地归档保管？我们将集团公司档案信息管理系统与OA办公系统进行无缝对接升级，文件在有关部门流转、办理完毕后，由专（兼）职档案员负责收集，经档案馆进行鉴定、筛选后，将有价值的信息直接转入档案信息化管理系统（服务器），再以光盘等形式备份存储，同时要求纸质文件在次年的第一季度将文件交回档案部门，进行档案实体入库保管。

对于在OA办公自动化系统中直接生成的电子文件或经由网络传输的电子文件，应由归档部门负责以纸质文件的形式输出，加盖公章后与电子文件同时归档。电子文件归档时，应注意对其载体和技术环境进行检验，确保载体的可读性和无病毒性，在提供利用方面加印档案水印，确保了电子文件的唯一性。

三、馆藏档案数字化工作的问题及对策

由于传统馆藏是以纸质档案为主，这种档案信息不适合信息时代的数字化管理及信息的网络传输，我们必须将这些传统馆藏数字化，将馆藏的各种文字材料、声音信息、视频信息等实现数字化转换和处理。这项工程庞大，先解决思想认识问题的基础上，研究和制定出实现档案信息数字化的政策和发展战略，同时需要投入大量的人力、物力、财力，在具体实施之前必须明确哪些馆藏档案需要进行数字化，我们不能盲目地将所有馆藏档案制成电子副本，造成不必要的浪费。

首先，优先选择珍贵馆藏档案进行数字化，以便提供利用数字化副本，保护珍贵的档案原件。再选择利用率较高的馆藏档案进行数字化，以提高档案的利用价值，实用性要从总需求的高度来考虑。优先选择公开的馆藏档案进行数字化，以提高档案的共享程度，适当考虑非密级的馆藏档案的数字化。最后优先选择可开放的、有特色的馆藏档案进行数字化，创立自己的企业文化，提供特色服务。同时在实施数字化工作时参照国家档案局颁布的相应的法规，制定出档案数字化操作规范，确保工作规范、有序。

四、结论

本文通过对电子文件载体与实物档案想结合的探讨，同时对本企业档案馆的实际工作，对网络时期档案的综合利用提出了全新的见解，我们应该充分利用信息技术、网络技术，不断提高自身的能力以此促进档案利用工作的发展，企业数字化建设为今后实现智慧化档案馆的建设奠定了基础。

【参考文献】

[1]张楠.企业档案信息化管理方法研究[J].中国民族博览，2018（06）：253-254.

[2]南锋一.新时期企业档案信息化建设探析[J].兰台内外，2018（02）：80.