新形势下高校干部人事档案管理和发展探讨

唐诗佳

【摘要】新时期高校干部人事档案管理日益规范化，但在其管理过程中，也暴露出一定的问题，必须要采取有效的方式加以解决，促进高校干部人事档案管理的进一步发展。本文以高校干部人事档案管理为出发点，对其中存在的问题以及发展途径进行了详细的研究和分析。

【关键词】新时代; 高校;干部;人事档案;管理

高校是我国人才培养的摇篮，同时也是我国现代化人才的聚集地，承担着科研、技术发明等重任。伴随着高校的进一步扩大和发展，对干部人事档案的利用率不断提升，同时对干部人事档案准确性、时效性的要求越来越高。在这种新的形式下，高校传统干部人事档案管理模式已经无法满足高校对人事档案的新需求，必须要采取有效的措施，推动其朝着规范化、现代化的方向发展。

一、高校干部人事档案管理的重要性

（一）是高校实施人才战略的一个重要支撑。高校干部人事档案就是一个人才信息的资源库。在引进人才的时候，通过干部人事档案，就可以获得其全部信息;同时，还可以通过干部人事档案，了解其专业、强项，从而使得学校在引进人才的过程中，做到知人善任。可以说，高校干部人事档案管理为高校的师资培训、人才选拔、预测、人才引进等提供了极为重要的服务，对高校人才战略的发展具有重要的作用。

（二）是促进高校干部人事改革的重要参考。高校干部人事档案管理工作就是不断收集有价值的材料、信息，并完善档案的内容，确保档案中的信息能够全面、客观地反映出高校干部的情况。因此，高校在干部人事制度改革中，通过干部人事档案就可以全面了解干部的德才表现，成为高校进行干部人事改革、选拔干部的重要依据。

二、高校干部人事档案管理的现状

（一）重视程度不够，缺乏档案意识。目前，多数高校还没有充分认识到干部人事档案管理的重要性，并未将其列入高校管理活动中。具体表现为：首先，教职工对人事档案缺乏基本了解，对于哪些材料需要归档，哪些材料不需要归档并不十分了解。从而使得多数干部的奖励材料、访学材料、培训和出国材料等，都未纳入干部人事档案中。其次，在档案的填写过程中具有较大的随意性，有的人在填写档案的时候，态度不认真，随意涂改，甚至前后不一致。再次，个别干部在填写档案的时候，为了自身的利益，常出现弄虚作假的现象，严重影响了干部人事档案的真实性。最后，高校档案的管理部门，由于未充分认识到干部人事档案管理的重要性，在工作中常出现形成材料不严谨，对形成材料没有及时移交，对收到的材料未进行严格的审查和鉴别等现象。

（二）干部人事档案管理水平较低。首先，干部人事档案管理制度不完善。尽管高校已经建立了相应的管理制度，但在执行和落实的过程中，仍存在一定的不足之处，常导致干部人事档案材料归档的过程中出现拖欠、挤压和缺失等现象。尤其是将干部人事档案委托于档案馆管理的高校来说，常常是在学校的人事调动、任免结束之后，档案的管理部门才能接触到与其相应的人事档案，从而使得许多工作都是在事后补充完成的。其次，干部人事档案管理水平较低。目前，高校档案管理人员大多未经过专业的知识培训，对档案管理的新知识、新技术了解不深。并且在具体管理的过程中，对政策法规把握不准确，从而使得其在档案管理过程中，常出现档案资料收集不全、管理不规范等现象。最后，档案管理信息化滞后。伴随着现代信息技术的发展，高校干部人事档案管理工作已经进入信息化管理阶段。但就目前而言，多数高校在进行干部人事档案信息化管理的过程中，仅仅局限于将档案的目录、个人信息、档案的索引目录等输入到计算机中，并未进一步对其开发和利用。可以说，现代高校档案信息化管理水平较为低下，档案数字化程度较低。

三、高校干部人事档案管理的发展途径

（一）增强干部人事档案管理意识。干部人事档案是单位进行人事管理的基础，主要反映了干部个人的学习与工作的经历、业务能力、工作表现、专业技术水平、以及基本信息，是组织与人事部门进行人才培养、选拔和任用的重要依据。高校必须要充分认识到干部人事档案管理的重要性，并以此为契机，增加干部人事档案管理意识。一方面，通过宣传等形式，使得教职工充分认识到人事档案管理的重要性，使其在填写档案的过程中，能够正确、规范化、如实填写，并对所有材料信息，及时进行归档;另一方面，档案管理的相关部门必须要充分认识到人事档案管理的重要性，在具体的工作中能够端正态度、严格要求、认真负责，严格按照相应的规章制度进行材料的收集、归档、保管。同时，还必须要对提交的材料进行严格的审核，确保人事档案材料的真实性。

（二）完善干部人事档案管理制度。高校应充分结合档案管理工作的需求，对现行的档案管理制度进行完善和补充，加强干部人事档案的监管，不断提升人事档案管理水平。首先，完善档案归档制度。根据社会发展和需求，将教师的科研成果、学术水平等新内容，增加到人事档案中，以提升人事档案的利用价值;在归档的过程中，还必须要把握材料的入口关，应对材料的书写内容、书写格式进行统一的规范化要求，并对不符合的材料及时进行处理，务必将其补充完善。其次，优化干部人事档案的審核制度，使得人事档案的审核工作常态化。如：将人事档案中个人基本信息的认定固定化，建立动态的信息审核认定制度，既要对新进、调入人员相关材料进行审核，也要对校内调动的材料进行规范填写。

（三）优化干部人事档案管理队伍。人事档案管理是一项政策性、专业性较强的工作，其管理人员的专业技能、自身素质直接决定了干部人事档案管理的水平。因此，必须要采取有效的措施，优化干部人事档案管理队伍。首先，对相关工作人员进行专业知识培训，并定期进行检查，不断提高其档案管理的专业技能。其次，加强相关工作人员现代信息技术的培训，使其能够充分运用计算机、现代通信设备进行档案管理。再次，提高相关工作人员的思想道德素质、职业道德水平，使其能够积极主动地进行档案管理，并对工作高度负责。最后，招聘选拔有能力、有活力、积极性高、综合素质高的人员，不断优化干部人事档案管理队伍。

（四）推进干部人事档案信息化管理。在大数据时代，干部人事档案管理必须要迈进数字化时代。首先，建立人事档案管理数据库，完善相应的档案信息化管理制度，并由专人负责系统的维护和管理，确保高校人事档案数据库的完整、准确。同时，还要对整个档案数据库系统进行更新，并通过数据备份、数据加密等方式，确保干部人事档案信息管理的安全性。其次，建立人事档案信息网络查询和共享系统。根据干部人事档案的保密程度、相关的制度，开展在线业务查询功能，以满足高校教职工对档案信息的知情权，确保档案能够快捷、准确地为人事提供服务;同时，高校还可以与其他高校、科研单位、社会各界之间建立干部人事档案共享系统，以实现档案资源的共享。

（五）坚持以人为本理念，提高档案的利用率。高校干部人事档案管理的最终目的是为高校人事管理提供服務。因此，在具体的人事档案管理中，必须要不断强化其服务功能，并坚持“以人为本”的理念，从而为高校干部提供出更多的人事档案文化产品和个性化服务方式。例如：通过人事档案汇编，使其了解到个人权益、福利的维护，以及待遇的落实等。从而进一步提高档案的利用率，将高校干部人事档案从档案库房中“解放”出来，真正发挥其作用。

四、结束语

综上所述，高校干部人事档案管理是高校实施管理，组织人事工作中的一个重要组成部分，同时，高校干部人事档案管理也是高校引进人才、任免干部的重要依据和凭证。但在新的形势下，我国高校干部人事档案管理中，还存在明显的不足之处，必须要全面提高干部人事档案管理意识、完善干部人事档案管理制度、优化干部人事档案管理队伍、推进其信息化管理的方式，不断推动高校干部人事档案管理的发展。

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