与时俱进做好高校档案管理工作

刘琳琳

【摘要】本文对高校档案管理信息化建设的重要性、具体实施办法、档案管理者应具备的素质、档案工作的科学化管理提出自己的建议与看法。新时期做好档案管理，应建立健全档案管理体制，完善档案基础设施设备，提升档案管理工作的质量与效率。

【关键词】档案管理信息化建设;两个转变;档案管理

高等学校档案，是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。高校档案工作是高等学校的基础性工作，2008年9月1日教育部和国家档案局制定了《高等学校档案管理办法》，高等学校档案管理工作由此被正式纳入学校整体发展规划中。作为高等学校的学院部门，各学院办公室承担了学生档案、教师档案以及院系围绕教学、科研及其他各项教学科研工作产生的资料汇集整理、保存、分发等服务活动，档案管理工作对院系工作效率产生着重要影响。高级档案管理专业人员要有较高的文化素质和现代管理技术，同时具有较高的政治理论和政策水平，能科学地制定档案事业的发展规划，有很强的决策能力和组织协调能力，在学术理论研究上有所突破。随着现代科学技术的发展，信息技术已经被广泛应用在各项工作中，新时期如何使档案工作高效、有质量地为教师和学生服务，已成为档案工作者需要学习和思考的问题，结合自身工作实践对如何做好档案工作有以下几点思考。

一、档案管理信息化建设的重要性与实施办法

高校档案信息化建设是高校“数字化校园”建设的重要组成部分，是利用信息技术工具获取、处理、传输、应用档案资源，提高档案管理效率与效益，发掘摘取档案资源，向社会提供更多有价值的档案信息，实现资源共享。它以档案信息资源建设为核心，以加强电子文件管理为重点，以计算机网络建设为基础，以扩大档案信息资源开发利用为目标。努力适应高校信息化建设和档案事业发展的要求，逐步实现高校档案资源信息化、数字化、信息服务网络化、电子文件和电子档案管理规范化，为教学、管理、科研服务，为高校的建设和发展提供优质、快捷的档案信息。档案管理的信息化建设对于高校档案管理有着极其重要的意义。1.建立档案数据库，采取数据备份、数据加密、设置防火墙等多种防护措施，防止自身误操作删除修改，防止信息丢失，确保档案信息安全。2.对现存档案资源进行数据化处理，通过缩微照相技术和对纸质载体的重要档案进行缩微复制、扫描等手段，将论文、照片、文书、书籍、音像等转换成电子文件。利用文档处理软件对数据库进行规范整理，便于检索利用。3.对电子文件进行转换升级，使其处于可用状态，防止因技术升级而失去效用造成档案资源损毁。4.采取纸质档案与电子档案共存，既要有数据化电子文档，又要有纸质档案，工作量虽然是双倍甚至更多，但可以使很多重要数据及档案得以有效保存。5.按照《档案法》和《电子公文归档管理暂行办法》规定精神，制定出符合实际工作的具体措施和办法，加强档案信息化的标准和规范建设，逐步完善档案信息安全管理体制，加强对计算机档案管理系统的管理，确保档案数据库安全，加强对电子文件归档工作的管理，监督和指导保障归档电子文件完整真实有效。

二、档案管理工作人员提高自身素质的紧迫性

办公自动化加快了档案工作信息化的进程，高校在社会快速发展中已逐步实现无纸化办公，邮箱、QQ、微信等网络传播手段已渗透到办公生活的方方面面，这对档案管理者学习新事物的能力和知识结构提出了全新的要求。档案信息化对档案管理人员的思想观念、写作水平、专业技能及综合素质都有较高的要求。档案管理人员要有精通的档案业务知识、熟练掌握计算机操作技能、掌握操作多种电子文件模板等新型载体的使用与传播方法，使计算机操作成为档案管理工作最有效的助手，快速、便捷、高效地发挥其作用。在日新月异发展的工作生活中，不断提升自我，努力学习新知识，成为档案工作者必备的素质，档案管理工作者的业务素质与业务能力直接影响档案工作的效率与质量。现阶段高校院系还没有专职档案管理工作者，在兼职工作中要适应时代发展，加强自身业务素质的提高，是目前档案管理工作者最迫切的工作。

三、档案工作的科学化管理是时代的要求

档案具有原始记录的本质属性，能够真实客观地再现学校教学活动的原貌，与其他信息来源相比，具有很强的可靠性，说服力。用科学理论指导档案管理，以科学方法推进档案管理，让科学制度保障档案管理，促进档案管理制度化、规范化、信息化，以最大限度地提升档案管理的质量和效益是时代发展的迫切需要。高等学校院系档案工作大致分为教师人事档案、教学档案、学生学藉档案、科研活动、成绩管理及围绕教学产生的综合测评、奖学金评定、院系活动等等一系列工作所产生的档案收集整理工作，科学细致的档案分类工作是提高档案管理工作及档案查询工作的有力保障。努力探索有效路径，使档案工作科学有序，便捷高效。

四、做好档案科学管理工作的有效途径

（一）适时抓住中心工作。着眼于为教师、学生服务，为社会服务，简言之就是为档案中心工作服务，只有自觉把档案工作融入中心工作的要求，善于从全局的角度来考虑和谋划工作，胸中有全局，增强大局意识和责任意识，找准工作着力点，在抓好常规性档案管理工作的同时，注意整合和把握阶段性工作重点，增强工作的实效性和针对性。

（二）有效推动两个转变。1.使档案管理在资源上由数量型向质量型转变。加强档案收集工作，拓展档案管理收集的渠道和范围，把有利用价值的档案资料尽可能收集全面，丰富档案资源着重在资源的整理、整合上下功夫，科学分类、合理归档，加强同其他高校同类专业之间的横向联合，建立互动交流机制，推动档案资源的共建，共享共用。2.使档案管理在手段上由传统型向科技型转变。信息技术的不断更新使档案工作从传统的纸质档案、实体档案管理为主渐进为纸质档案与数字化档案管理共存，从传统的面对面服务转变为网络化服务，档案工作的科技化、信息化水平越来越高。高校档案管理要强化科技意识、重视信息化建设、注重运用现代信息技术对传统的工作模式和载体手段进行根本性改造，全面提高档案管理的科技含量。3.拓展档案管理的范围。推进学生就业追踪反馈资料收集存档工作。目前大学生就业存在很强的流动性，已不再是从前意义上的在一个单位工作一生的现象。及时了解学生动态，不断更新毕业生就业资料，为学院提供最新就业需求，有利于學院在客观上调控教学计划、教学内容，使在校生学到更实用的知识，为社会培养出更加符合时代需求的高层次人才。

五、高校档案管理工作存在的问题

（一）目前院系档案管理还没有纳入学校档案管理的整体管理范畴。加强学校内部局域网建设，实现档案网络与办公网络的接口，并在校园网上使用档案网络管理系统，完成各单位向校档案馆的远程归档，将是档案工作数字化的最好前景。

（二）资金投入薄弱。加强档案信息化建设，需要购置计算机、扫描仪、路由器、缩微设备等等，需要投入较大的经费，目前，高校对于院系档案管理工作还没有专项经费。

（三）缺乏专职档案工作人员，服务程式化，要更新服务概念，提升服务质量。一切从档案管理信息化、科学化、制度化出发，提高档案管理工作人员的自身素质，本着为学院学校全面服务的宗旨，加强档案管理制度及工作效率建设，着眼于为广大师生提供更高效便捷的服务，是每个档案管理工作者刻不容缓的责任与义务。

【参考文献】

[1]王艳玲.浅谈高校档案管理信息化建设[J].现代情报， 2007（06）.

[2]李国兰.提高档案管理科学化水平的路径选择[J].山东社会科学，2011（01）.