Excel表格在高校学报编务统计工作中的应用——以《太原理工大学学报》(社会科学版)为例

李 红，张文渲

(太原理工大学 期刊中心,山西 太原 030024)

编辑素质的高低决定期刊的编校质量,而编务是编辑部的管家,及时认真有效地完成编务工作是一个编辑部良好运转的前提和保证[1],由此可见，改进编务工作的方式、提高编务工作效率不仅可以维护编辑部的正常运营,还可以为期刊建设提供更优质的服务。在当前数字出版时代的背景下,出版行业对期刊发展的路径选择[2]、期刊评价[3]和编辑的素养提升[4]都提出了具体的要求或者设想,但是学界对提升编务工作效率的方法却是鲜有研究。

学者对编务工作的特点做了不同的归纳,黄润州将编务工作的特点总结为事务性、业务性和服务性[1];吕义洋将编务工作的特点定义为事务性、服务性和学术性[5];李冠楠认为编务工作具有事务性、业务性、综合性、复杂性和服务性的特点[6]。李庚更是细化了新时期编务工作的具体内容,包括:稿件的查重、版面费的收取、稿费和审稿费的发放、录用证明的发放、档案文献资料的保存、各种数据库的更新和上传等,以及办公室的其他事务[7]。整理上述学者的观点不难看出,编务工作的内容既繁又杂,贯穿整个编辑出版流程:处理投稿—发送审稿意见—通知作者录用/退稿—收取版面费—修改稿发印刷厂排版—编校过程中的编务工作—付印—发行—各种数据、资料的上传和留存—支付稿费/审稿费,整个程序好似一个系统工程,编务在其中起着连接上下程序的作用。在整个编辑工作流程中几乎所有的编务工作都涉及统计。《太原理工大学学报》(社会科学版)(以下简称《学报》)因编制有限，人员不足,笔者在担任编辑工作的同时兼任编务工作,现就结合自身的编务统计工作,将其内容加以归纳。

一、编务统计工作的内容

按照编务统计工作所涉及的对象不同,可以将其分为对信息的统计和对数据的统计,在这两大分类中又可以将其细化。

(一)对信息的统计工作

编务工作中对信息的统计工作可按照涉及对象的不同,分为对人的信息统计和对编辑业务的信息统计。对人的信息的统计主要是对作者、审稿专家、编委会成员等的信息进行统计。

1.对作者信息的统计

传统的投稿方式是邮寄纸质稿件；20世纪90年代随着互联网的普及,投稿方式转变为电子邮箱投稿；进入21世纪期刊出版行业急速转型升级,各编辑部大都采用了在线投稿系统,尽管使用的系统各不相同,但功能都大同小异。当作者通过各种渠道投稿到编辑部时,编务统计工作就已经开始了。对作者的姓名、出生年、学历、职称职务、研究方向、所在单位、学术不端比、文章题目、文章的字数、所占的版面数、联系方式、地址等都需要编务工作人员去做统计。可以看出前6项内容是对作者基本信息的统计,可以帮助编辑在文章上补充作者未注明的相关信息,节省编校时间;学术不端的统计决定了该文章是否能够通过初审;文章标题、字数和版面的统计会帮助责任编辑设计栏目、编排目次;联系方式和通讯地址的统计方便出版后的发行工作。

2.对审稿专家信息的统计

我国对学术期刊的管理执行“三审制度”[8],目前通常采用“编辑初审—专家外审—主编终审”的稿件审理模式,其中专家的审稿意见是站在学科的专业角度提出的,是“三审”的核心,是期刊学术质量的保证[9]。由此可见,审稿专家对期刊的质量建设有着举足轻重的作用。除了对审稿专家的基本信息统进行统计,如姓名、年龄、学历、专业、职称职务、单位、联系方式等外,笔者在这里要强调的是对审稿专家的学术论文的统计。学者周平认为,在高级别的期刊上发表过论文是选择审稿专家的标准之一[10]。此外,期刊所选择的审稿专家都是某一学科研究的佼佼者,通过编务对审稿专家学术论文的统计可以把握各学科发展的最前沿动态,有利于编辑对稿件创新性的判断与选择。鉴于编务工作的繁杂，此项统计工作可每年进行一次，具体可利用知网按年度进行检索和补充。

3.对编委会成员信息的统计

该工作统计的主要内容与审稿专家的信息相似,可结合编辑部的实际情况定期进行,一般是编委会换届时进行一次统计,但是当编委会成员有变动时,需要即时更新信息。《学报》编委会成员均为高校教师,结合编委成员的工作性质,笔者添加了对编委课时安排、学术会议安排、所带研究生情况的统计,这就需要每学期进行一次统计。对课时的统计有利于安排编委会举行的时间,以免耽误编委们的日常工作;由于编委会成员分布在各大城市,统计学术会议的目的是为了预约与外地编委见面,同时编辑也能参加对期刊发展有益的各种学术会议,了解各行业发展趋势;对编委所带研究生的统计则是为了发现并发展潜在作者，拓宽期刊稿源。

为了方便比对编务对作者、审稿专家和编委的信息统计,笔者绘制了表1,从表1可以清晰看出三者信息统计的区别。

除了以上三种对人的信息统计外,还有对文章的信息统计,但该统计与对作者的信息统计有交叉,此处不再赘述,下文列举实例分析时会进一步展开论述。

(二)对数据的统计工作

笔者将编务的数据统计工作分成了两部分,一部分是各出版单位都涉及的财务工作,另一部分是与编校工作相关的数据统计。

1.对财务的统计工作

学者龙敏针对出版企业的特点,将财务管理工作分为筹资管理、投资管理和收益分配管理三部分[11]。笔者结合高校学报编务工作的特点,将编辑部的财务工作分为收入和支出两块内容。编辑部的经费来源由学校财政拨款和版面费的收取两部分组成。财政拨款是定期定额的,不涉及过多的统计工作,但是由于拨款金额不足以支撑办刊支出,所以就由版面费收入进行补充。编务人员做好版面费的收取统计工作,按期上报编辑部主任,以便编辑部主任安排各项具体工作。在财务数据统计工作中较为“复杂”的内容是各种支出,如印刷服务费、微信平台维护费、邮寄费、稿费、审稿费；还有不可避免的就是编辑部的日常运转支出,如办公用品的购买、培训费、差旅费和会务费等。编务人员将当年各项支出统计好还可以帮助编辑部主任对下一年的预算金额做出正确判断。

2.与编校工作相关的数据统计

该项工作涉及了对编辑人员工作量的统计和对编校周期的统计。每期每位编辑手里的稿件页数都不能够保证完全的均等,编务应做好对编辑人员工作量的统计,尽量做到年人均工作量一致。在数据统计工作中,最为重要的是对审稿和编校周期的统计,即从作者投稿开始,编务就要做好有关投稿、三审和退稿日期的统计,以及每一次编辑/校对次数及日期的统计。尽管我编辑部已经使用投稿系统,但仍旧会对审稿周期制作表格进行统计,这样能使主编对当期稿件安排有整体把握,对编校次数和周期的统计让编辑对工作进度了然于心、随时调整,也能在作者来电咨询时马上给出解答,提升作者对期刊的好感和信任度。

二、在编务统计工作中使用Excel表格的可行性分析

《学报》之前采用Word表格来进行编务统计工作,相比较早期的手工记录方式,Word表格更为整齐,使人一目了然,且可以设置模板重复使用,还便于查找和保存;但是Word表格仍然没有摆脱人工计算的繁琐,还是要耗费大量时间。在编务工作中引入Excel表格是由该软件自身的功能优势、出版行业转型升级的需要和编务工作自身特点三方面所决定的。

(一)Excel表格功能的优势

Microsoft Excel是Microsoft为使用Windows和Apple Macintosh操作系统的电脑编写的一款电子表格软件,以适用于Windows系统。自从1987年11月第一款Excel诞生起,约每两年Microsoft就会推出新的版本,目前的最新版本为Excel 18,也被称作Microsoft Office Excel 2018,与旧版相比,Excel 2018界面更精致、功能更多样、使用更方便,可以用于预算、财务、数据汇总等工作,且软件占用内存小,运行速度快,是办公的好选择。由于该软件拥有强大的计算功能可以进行各种数据的处理、分析,绘制图表,且可操作性强、界面直观,使Excel成为当下企业生产经营管理和金融财经领域最常使用的计算机数据处理软件[12]。

(二)数字出版时代传统编务工作方式升级的需要

传统出版业中的编务统计工作都是人工来操作,涉及数据的统计工作既烦琐又容易出错,而且每一次的出版数据都需要重新统计,仅仅数据处理这一块工作就占用了编务人员的大量时间;而涉及信息统计的编务工作之前都是人工记录或者绘制图表,如果其中有漏项则需重新制作,也是内容多、耗时长的工作。在传统出版向数字出版的转型期,数字出版无论从其内容资源、编辑加工、产品形态、传播方式,以及整个生产流程都与传统出版有着很大的区别,这就要求编辑工作人员不仅要在发展趋势上达成共识,更重要的是加快工作思路和工作方式、方法的转变[13],而编务工作属于编辑部工作的一部分,因此,我们在思考如何进行编辑行业转型升级的同时也必然要考虑对编务工作的方式方法进行升级,引入新手段、使用新技术来提高工作效率。

(三)Excel程序的可获取性及简易操作性

在改进编务统计工作的方法当中选择使用Excel表格是因为其获取途径方便,且工作人员经过简单的培训后便可以在实践工作中熟练掌握。数字出版时代各期刊社都深知对自身的软硬件系统进行更新的重要性。Excel表格作为Windows系统自带软件,在编辑部购买电脑时便可获取正版软件、即安即用,并不需要其他途径获取,为编辑部节省了经费。仅需注意的是按照系统提示,定期更新软件即可。另外,该软件从问世至今已有30多年历史,期间几经完善,是一款极为成熟且稳定的软件,具有很简单的操作性,按照界面的汉语提示就可以自行处理文字信息和数字的统计工作。

三、Excel表格在具体编务统计工作中的使用

笔者结合自身的编务工作内容,采用图文结合的方式,分别介绍Excel表格在编务信息统计和数据统计中的具体使用,以期对编务同行有所帮助。

(一)在信息统计中的使用

前文已经对编务信息统计工作涉及的具体内容做了介绍,在这里笔者以《学报》2018年第6期的文章信息统计为例,对Excel表格在编务信息统计中的使用进行介绍。

以《学报》2018-6期为例，详见图1，共有14篇文章,其中作者的排名以录用时间为序;题目为录用时的篇名,实际篇名以发刊时的篇名为准,编校过程中或有改动,这里的图1仅是作统计信息用;身份一列分别标注了每位作者的学历或职称情况;单位一列均是第一作者的第一单位;基金一列注明了文章的基金级别;方向为作者的研究方向;字数一列,统计了作者的修改稿字数,实际发刊时文章篇幅或有变动;编校一列是该篇文章的编辑人姓名汉语拼音缩写;版面为修改稿排版后所占的页码数,与出刊时的实际页码或有出入,理论上多于出刊时的页码,最终本期的两名作者王俊芳与王继明分别压缩了各自文章0.5个页码。在这里要注意的是在身份一项中,博士生与硕士生表示在读情况,博士与硕士表示作者已经毕业;另外,可与该项的硕导身份作者保持联系,让其推荐本刊给毕业读博的学生,以提高本刊影响力及扩大本刊的稿源。方向为文章第一作者的研究方向,该列内容可以帮助当期的责任编辑编排目次,避免出现各栏目文章篇数比例严重失调的情况。《学报》每个页码2 000字符左右(计空格),当期的责编在获取了文章统计表后,便大致了解了该期文章的整体页码情况,在等待排版一校稿件的时间里,可以联系部分作者对稿件做小幅度修改,微调文章页码数。如果某篇文章页码数严重超过期刊单篇文章最大页码数，则考虑调整该文章的刊期。

图1 《太原理工大学学报》(社会科学版)2018-6期文章信息统计截图

在对信息的统计工作中,笔者要重点介绍的是Excel表格的筛选功能,该功能可有效提高编务对信息处理的工作效率。以图1内容为例,《学报》要编排当期的法学栏目内容,具体步骤如下:

(1)左键单击表格的标题栏,即表格的第一行,随即该行颜色变灰;

(2)左键单击图1表格所在窗口上方的工具栏“开始”,其下所属的功能键便会出现;

(5)取消第一个选项“所有”,选择“法学”,点击“确定”,得到图2。

图2 《太原理工大学学报》(社会科学版)2018-6期法学文章筛选截图

由图2可知,2018-6期《学报》共刊载4篇法学类文章,其中2篇文章获基金资助,3篇文章为独作,版面均占5页以上。

对不同内容进行筛选,只需在第(5)步选择不同的内容即可。这样一来,可以满足期刊对不同内容进行筛选的要求,简化了统计工作,提高了工作效率,在这里强调一点的是初期制作表格的时候尽量将表格的标题栏设置得详细，设置越详细越方便内容的筛选。

(二)在数据统计中的使用

Excel表格在编务财务工作中的应用,笔者以《学报》2018-6期作者稿费统计为例来进行介绍。在稿费的统计中主要会涉及加法和乘法,如果作者人数多,那么编务在进行人工计算时便容易出现错误,且耗时较长,影响编辑部整体工作效率。引入Excel表格则非常好地解决了上述问题。我们先计算每一名作者的稿酬,即将“实发金额”一列的数据计算出,然后再计算“合计”一行即本期实发的总金额。结合图3,具体步骤如下:

(1)在作者孟祥健所在行的“实发金额”空白单元格内输入“=”,左键单击该栏的“30”所在单元格,输入“*”,左键单击该栏的“6”所在的单元格,这时在“实发金额”单元格内就会出现 “=D6*E6”,单击“回车”键,得到作者孟祥健的稿费金额的计算结果是180元。

(2)选中得到的计算结果,将鼠标移动到“180”所在单元格的右边框与下边框交叉处,使其变为黑色“+”号,此时左键点住鼠标垂直下拉至最后一位作者刘永庆所在行的“实发金额”,放开鼠标即可得到所有作者的稿费。

(3)选中“合计”一行的“实发金额”空白单元格,点击窗口上方的“求和”功能键,“实发一列”从单元格F6到F19均被选中且刚刚空白的单元格内出现公式“=SUM(F6:F19)”,按“回车”键得到“合计”的“实发金额”为2 400。

(4)按照上述方法可得到总页码数为80。

图3 《太原理工大学学报》(社会科学版)2018-6期作者稿费计算前截图

单击“求和”功能键后,会出现一个下拉菜单栏,里面有平均数、最大值、最小值等函数,其计算方法与求和的步骤一样,这里就不再一一叙述。

四、结语

编务工作为期刊出版提供基础性服务,是编辑部连接作者、读者、专家和其他客户的纽带,代表编辑部的形象,而统计工作是编务工作的重中之重，贯穿出版的整个流程。将Excel表格引入编务统计工作是当代电子编务的组成部分之一,与传统编务相比具有显而易见的优势,且省时省力[14],是提升编辑部工作效率的有效路径。在期刊转型变革的今天,面对信息技术与信息环境的变化大潮,期刊发展只能积极地直面变革,拥抱变革,抓住变革的机遇,变被动为主动[15]。将Excel表格引入到编务统计工作中就符合这种主动变革，大胆创新的办刊精神。另外，以开放的态度和务实的精神拥抱新技术也是我国出版业实现融合发展的必经之路[16]。