探讨机关事业单位档案管理的创新及改革

刘莎

【摘要】在机关事业单位中，档案管理工作有着极为重要的作用，能够保障机关单位高效运行。随着社会经济发展速度的提升，在机关事业单位中，档案管理工作也暴露出了一些不足之处，针对这方面的内容，本文进行着重研究，希望对机关事业单位档案管理的创新、变革起到积极的参考作用。

【关键词】机关事业单位;档案管理;工作分析

在新时代发展环境下，机关事业单位承担着极为重要的任务，机关事业单位对社会的稳定，有着不可估量的影响，所以，强化机关事业单位的发展，有着至关重要的意义。而机关事业单位的档案管理工作，对于整个单位的稳定运行格外重要，针对这方面的工作内容，相关负责人员需要结合实际的情况，提出一些创新、改革的措施，从根本上稳固机关事业单位的档案管理工作，进一步提升机关事业单位的服务质量，为社会发展多作贡献。

一、机关事业单位档案管理工作问题

（一）档案资料有缺失。在实际的调查中发现，当前机关事业单位的档案管理工作中，还存在着档案资料丢失的问题，并且这类问题不是孤立发生的，也就是说，在大多数机关事业单位中存在着档案丢失、残缺的问题。之所以出现这类情况，一个根本性的原因，就是档案管理人员不重视，在工作中的表现不够积极，对那些档案资料，未能进行及时归档，还有一些重要档案资料，由于时隔已久，所以工作人员对整理工作存在畏难情绪，多次整理都未能取得显著的效果，进而导致档案的遗失、破损问题严重。

（二）档案制度不完善。由于社会发展速度的提升，事业单位在工作安排上，比较重视那些更容易出成绩的工作，这就导致大家对档案管理工作缺乏必要的关注度。在调查中发现，部分机关事业单位的档案管理工作缺乏独立性和全面性的特点，大都按照办公室制度进行管理，并且部分机关事业单位尽管制定了档案管理制度，但与当前主流的档案管理要求相比还存在着一定的差距，甚至员工在执行档案管理工作的时候，刻意忽略了这方面的内容，完全按照个人意识进行，导致档案管理制度形同虚设，那么最终的档案管理质量可想而知。

（三）管理人员不专业。在机关单位中，对于档案管理工作，大家的认识比较表面化，觉得这些工作相对简单、轻松，进而造成大家对工作内容缺乏一个本质性和内涵性的理解，这也限制了机关事业单位档案管理工作的专业化发展。根据实际调查结果显示，在部分单位内部，档案管理岗位大都由一些老弱职工担任，领导对档案部门的岗位安排过于随意，制约了档案管理工作的正常性，降低了工作质量，并且员工福利以及内部教育培训工作，也缺乏及时的跟进，导致档案管理人员的积极性受挫，专业人才流失严重。

二、当前机关事业单位档案管理的工作特点

在当前这个信息化的时代，机关事业单位的档案管理工作，也需要同信息化的技术结合起来，工作人员在具体的工作中，可以借助先进的信息技术，对档案进行采集、归纳和整理，进一步提升档案管理的工作质量。在具体执行的过程中，相关的工作特点，主要体现在以下几个方面：首先，机关事业部门针对档案管理的信息化发展，应该结合实际的档案情况，作出相对细致的规划，务必要在法律所允许的范围内，规范整个操作的科学性。其次，虚拟化的管理技术，会逐步取代以往那种实物管理的方法，这也导致机关事业单位的档案管理工作流程，会产生变革性的发展。最后，在机关事业单位的档案管理工作中，应用数字化管理技术，也会进一步提升档案管理的效率，节省单位在人力资源上的投入，但与此同时，对于工作人员的整体素质，也会提出较高的要求。

三、机关事业单位档案管理工作的创新策略

（一）强化管理人员的工作意识。对于机关事业单位的档案管理工作，相关人员在深化管理的过程中，首先，应该端正自身的工作态度，要求一线档案管理人员，不能在工作中出现随意化的态度，这些内容都可以在机关事业单位的档案管理工作规章中进行体现，标准化的工作理念，更利于员工对档案进行收集、整理，后续的汇总工作也会更具效率。其次，在创新档案管理的工作时，相关负责人员还可以利用档案管理资料，完善归档、分类等程序，同时根据标准化的操作步骤，来展开档案工作。最后，对于档案管理的各个细节，相关负责人员都应该强化大家的工作认识，每一项工作内容，都要将责任落实到个人身上，强化档案管理工作的针对性，这样在后期对档案进行使用的时候，一旦发现问题，能够及时追究责任，不仅能够强化员工的工作认识，同时还可以有效促进机关事业单位的档案管理质量。

（二）创新管理工作的改革标准。如上文所述，在当前的社会环境下，信息技术已经成为单位、企业发展的一项重要内容，对于这方面的技术，机关事业单位要在档案管理工作中进行合理化的应用，进一步强化档案管理工作的标准化水平。在具体执行的过程中，为了创新管理工作的改革标准，相关责任人员不妨从以下几个方面入手：首先，在管理方法的引入上，工作人员对于那些信息技术，要进行积极、大胆的应用，根据机关事业单位的发展特点，邀请外包企业编制一些有效的档案管理系统，进一步提升档案收集、归纳和整理的效率，巩固档案的整体管理质量，这样能够有效降低管理人员的压力。其次，工作人员在对档案资料进行整理的时候，还可以应用一些信息技术来完成档案资料的共享，尽可能发挥档案的资料价值，比如在单位的内部，可以建立一些档案管理平台，通过权限设置，帮助各个部门的工作人员，对档案信息展开合理化的使用。

（三）建立檔案管理的规范制度。要想进一步强化档案资源的管理质量，在改革创新的过程中，工作人员可以对相关的档案管理规范制定详细的工作说明。首先，在机关事业单位中，由于社会环境的变化速度较快，所以各类文献、资料的数量也不断增多，相关部门很难在短时间内将这些资料收集到一处，所以，对于这种问题，管理人员不妨进行横向式的联合操作，利用互联网技术，实现资源的共享，进一步提升各类档案资料的利用效率。其次，由于机关事业单位的工作情况，在具体的工作过程中，相关人员也可以建立电子文件数据管理中心，深化单位信息资源的管理组成，在这个数据管理中心上，可以提供一些非保密性、制约性的电子文件，为单位内相关部门提供信息服务，实现真正的电子资源共享操作，既能够拓宽档案的整体管理范围，同时也可以提升档案的应用效率。当然，在具体操作上，还可以设置相应的访问权限，以免一些相关的档案信息出现泄露的问题。

（四）培养档案管理的优秀人才。在机关事业单位中，要想实现档案管理工作的创新与改革，相关领导还应该将发展人才的战略，设定为工作的重点，这样才能进一步规范档案管理工作，从而为档案管理工作的规范性发展，奠定更为扎实的基础。首先，在培养优秀档案管理人才的过程中，可以强化这方面的培训工作，尽可能提升管理人员的工作能力，帮助他们适应新时代的档案管理技术要求，引导其掌握更为多元化的操作技术，巩固档案管理人员的信息熟练度。其次，在引进新型人才的过程中，机关事业单位的管理层，也应该对档案管理岗位给予合理的重视，不仅仅要端正以往的招聘观念，同时在福利待遇上，也应该从内部做到一视同仁，确保新员工可以掌握比较现代化的档案管理模式，这对于档案管理工作的规范化发展大有裨益。最后，在发展的过程中，机关事业单位还要重视优秀档案管理人才的发掘和培养，在这一点上，可以同知名高校建立合作关系，双方发挥各自的优势，建立人才培养机制，强化档案管理人才的实践性和理论性。

四、结语

总而言之，在机关事业单位的档案管理工作中，要想达到创新及改革的目的，相关责任人员需要结合实际的工作情况，提出合理的工作建议，并就以往工作的问题，展开有效的总结与分析，切实改善工作质量，落实机关事业单位的发展目标。

【参考文献】

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