机构改革背景下档案馆的发展展望

郭丽娜

2018年下半年，机构改革工作在全国铺开，山西的机构改革工作于10月25日起步入实质性落实和推进阶段。其中，档案工作者们最关心的档案机构改革也正式落地：将省档案局的行政职能划归省委办公厅，省委办公厅对外加挂省档案局牌子。这意味着档案馆的行政职能被正式剥离，档案馆下一步将作为独立的部门，进一步担负起服务公众的任务。在2016年全国档案馆工作会议上，中央档案馆馆长、国家档案局局长李明华同志就提出，在“十三五”期间，要加强档案馆公共服务能力建设，充分发挥档案服务社会的功能。要使档案服务向基层延伸、向群众倾斜。而今改革的方向，则是更進一步，要将档案馆的发展向公共档案馆的方向进一步迈进，这也是2009年全国档案会议上提出的十年规划：“五位一体”的公共档案馆建设。

一、公共档案馆的概念

公共档案馆这一理念最早来自法国和英国，法国大革命后成立的法国档案馆是近代公共档案馆诞生的标志，而1838年英国颁布《公共档案法》使得公共档案馆第一次正式为人们所熟知。经过两个世纪的发展，公共档案馆发展在欧美国家方兴未艾，在我国也有了实质性的进展。对于公共档案馆的概念，顾名思义，公共档案馆的主要特点就在于“公共”二字，依笔者看来，在目前机构设置的条件下，公共档案馆应定义为服务于大众的、资源由国家全体公民共享的公共档案资源服务机构，性质属于社会公益性的文化事业单位。

二、我国公共档案馆的特征

不论是在国外还是国内，公共档案馆在建设中都需要解决三个方面的问题：谁来建、谁来管理和谁来使用。这三个方面可以说是公共档案馆的本质属性。在我国，公共档案馆的特征主要表现在以下几个方面：

（一）统筹性。鉴于档案资源具有特殊性和重要性，公共档案馆应由各级政府设立，所有馆藏资源的所有权应归属于国家。故而各级公共档案馆在设立的初期就要做好统筹规划，在设立的级别、馆藏的内容以及建筑的选址方面要经过科学的论证研判，符合本地区、本省市乃至全国的长期发展要求，让公共档案馆的服务能够覆盖到尽可能多的群体。

（二）公益性。公共档案馆的设立除了为国家保留档案财富外，还承担着为经济、政治、文化等行业领域发展提供数据、档案支撑的职能，其经费来源由国家划拨，对外提供查询功能，并不以获利为目的，这也是其成为公益性文化事业单位而非企业的重要原因。

（三）社会性。档案的本质是人类在探索和改变自然界过程中各种行为的记载，是人类的各种社会性活动的记录。尤其是近年来社会的高速发展，档案数据的来源出现了多样化、数字化的趋势，而且公众在使用档案资料的过程中会衍生出更多的档案资源，形成了一个交互式的发展。可以说，公共档案馆的社会属性是与生俱来并持续发展的。

三、公共档案馆职能转变中存在的问题

早在2006年，我国就提出建设服务型政府的口号，党的十八大、十九大更是明确提出了服务型政府的发展方向，我国的行政管理体制已经逐步从管理控制型转变为公共服务型。公共档案馆的发展也是顺应服务型政府的建设要求，进一步打造服务型档案部门的转变。根据国家对于公共档案馆“五位一体”的发展理念，公共档案馆将承担的主要职能包括：爱国主义教育基地、档案安全保管基地、档案利用服务中心、政府信息公开中心、电子文件管理中心。但在具体工作过程中，由于宣传力度不足和收集渠道等不完善，各项职能的实现均存在或多或少的问题。其中主要问题有：

（一）资料来源渠道窄，档案资源储量低。原有档案管理体系中，档案馆资料的主要来源是党政机关的文件资料以及本地区发展史料、政府工作推进过程中的一些相关资料，资料的来源渠道较窄，对于民生、科技等领域的资料收集相对较少，造成档案馆的馆藏资料种类单一、对公众服务相关的资料较少。

（二）资源利用率不高，群众参与度低。原有档案馆主要面对群体为机关单位，向公众开放程度低，同时宣传、推广力度不强，造成了公众对于档案馆的具体功能知之甚少，甚至一无所知。而机关单位本身在档案建设中也有自己的档案管理系统，对于彼此之间的信息互通也常以机关间行文为主，很少通过档案馆进行资料查询，从而造成了档案利用率低。

（三）信息化建设推进慢，档案数字化程度低。早在2010年，国家档案局就发布了《数字档案馆建设指南》，对档案资料的电子化提出了相关要求。但在实际实施过程中，由于档案馆人员数量少、具有相关保密资质的专业公司较少、地方财政对档案馆财政投入有限，造成档案馆大量历史馆藏资源无法及时有效地进行数字化转换，造成了大量地区，尤其是三四线城市的数字档案馆工作推进缓慢，信息化建设与时代发展不适应。

（四）专业人才数量少，场馆建设完成度低。当前人才培养体系下，设立专门的档案管理专业的高校较少，即使设立也常与历史、图书馆、文秘等专业混合培养，造成档案专业人才缺乏，尤其是中小城市更是如此。同样，因为地方财政投入有限，对于档案馆的改造建设也存在不及时的现象。

四、公共档案馆下一步发展方向

在机构改革的契机下，公共档案馆成为档案馆下一步的发展方向。笔者认为，要做好公共档案馆建设，发挥公共档案馆服务公众、保存档案的职能，应做好以下几点：

（一）进一步丰富馆藏，加强档案资源收集，变被动收集为主动收集。在做好党政机关、国有企事业单位等部门相关档案资源的收集工作同时，与其他关系民生、科技、文化等领域的企业等主动联系，收集最新资源，丰富馆藏。

（二）进一步加强数字档案建设，完善档案数字化、信息化管理。积极争取当地财政支持，通过联系专业公司、引进先进设备等方式，将馆内原有的纸质、实物的档案资源全部转换为数字化资源，方便管理的同时也能更好地对实物档案进行保护。

（三）增强馆际联系，做到资源共享。中小型城市由于本身发展限制，公共档案馆的馆藏资源必然会远少于大型、超大型城市的馆藏资源。做好馆际互联，增强资源共享是满足广大人民群众对更多、更新档案资源的渴求，满足公众对公共档案馆更高期望的必由之路。

（四）加强公共服务平台建设，增强公共服务能力。在推进公共档案馆进行数字化、信息化建设，加强馆际资源共享的基础上，要完善公共服务平台的建立，将公共档案馆的馆藏资源从线下搬到线上、变8小时工作制为7×24全天候服务，进一步增强公共服务能力，发挥档案的社会属性。

五、结语

档案利用的社会化、大众化应是公共档案馆追求的目标;向民众提供更完善的档案服务，将档案馆变身为民众求知、寻史、休闲的公众场所是公共档案馆的发展方向，相信在此次机构改革的契机下，公共档案馆的公共属性能够真正实现，成为民众的活字典、城市的备忘录。