试论事业单位人事档案信息化建设的重要性

谭艺

【摘要】人事档案是事业单位、企业单位重要的人事工作基础，直接关系到企事业单位人才梯队的建设和发展，是企事业单位发展的重要辅助力量。随着计算机技术和网络信息技术的发展，传统纸质、人工编制处理的人事档案已经无法满足现代企事业单位发展需求，档案信息化建设成为必然趋势。本文从事业单位人事档案信息化建设的必要性入手，分析当前存在的问题，探讨优化措施。

【关键词】事业单位人事档案;档案信息化;重要性分析

人事档案中包含着工作人员的工作年限、主要经历、主要业绩以及奖罚等信息，是事业单位的人力资源基础，只有保证人事档案长久、有效保存才能够保证事业单位人才梯队建设得当，为管理层进行人才的使用提供重要依据。传统纸质档案已经无法满足当前事业单位发展，信息化档案平台和保存方式才能够得到有效、长期的保存。目前事业单位人事档案信息化建设还存在一定的问题，需要进行优化，提高对人事档案保存和利用的程度。

一、人事档案信息化建设

（一）人事档案信息化建设存在的问题。人事档案对于事业单位的人才使用具有重要意义，事业单位管理层和工作人员能够认识到人事档案的重要性，却对人事档案信息化建设不够重视，不少事业单位人事档案的管理还停留在传统工作模式，对于工作人员的信息重视度不足，有疑问或有需要时无准确信息可依据的现象并不少见;在人才开发、选拔、培养等方面，对既有人才档案信息的挖掘和使用深度不足，人才梯队建设存在较大的领导决定程度和随意程度;日常材料收集不及时、不全面，经常有人员出现调动、晋升等异动时才进行档案材料补充，人事档案漏洞很多;部分事业单位还停留在纸质、手工录入信息的工作形式，人事档案工作费时费力、有效性低，部分事业单位开发信息化平台，却难以实现数据共享和交流，对人才梯队建设的辅助不尽如人意。

（二）人事档案信息化建设的重要性。对人事档案进行信息化建设对事业单位人力资源管理工作具有重要意义。首先，进入信息化平台的档案可以进行永久保存，且在服务器完好的情况下可以有效避免人为和自然因素的损伤，规避了纸质档案保存过程中温度、湿度、鼠虫等因素的影响，且信息化人事档案修复难度较纸质档案更低。其次，信息化平台进行信息查询、录入、修改时更加便捷，较纸质档案更容易进行搜索和修改，帮助人事档案管理人员在日常工作时顺利进行查询、添加、删除和修改，并且对各信息化平台之间数据信息的交流与共享提供了技术和平台基础。

二、优化人事档案信息化建设的措施

（一）正确认识信息化建设。事业单位管理层和工作人员既要认识到人事档案对单位发展的重要，也要认识到信息化档案平台建设的重要性，在短时间内转变人事档案建设和管理的模式，利用计算机技术和网络信息化技术解决传统人事档案管理中遇到的问题，提高人事档案工作效率和质量。事业单位管理层要强化人事档案信息在选人用人中的重要性，通过对人事档案的数据化、科学化使用，实现事业单位用人制度的科学性、合理性，避免选人用人中的人为因素，为事业单位可持续发展提供助力。

（二）完善人事档案信息化建设制度。人事档案进行信息化建设与管理的制度与传统人事档案管理有较大不同，事业单位管理层要正视这一点，针对信息化档案管理平台的建设和运维建立相应的工作制度，对人事档案的日常维护、关键事件添加管理、信息平台运维、数据交流共享等人事档案信息化管理方面进行统一要求，防止人事档案在管理过程中因新运营方式出现问题、影响档案管理效率。在人事档案信息化管理过程中，要落实管理制度，对数据进行必要的保存和维护，防范不法分子入侵，降低资料泄露和丢失的可能性。

（三）加大财政资金对信息化建设的投入。事业单位要重视对人事档案信息化建设和管理，更要通过财务资金对人事档案的信息化平台建设进行投入，一方面提高平台建设的质量，加强对信息化设备和技术的引进和使用，另一方面加强对管理人员的专项培养，为事业单位人事档案信息化管理提供优质的物质基础，为事业单位可持续用人提供帮助，为人事资源数据化和交流共享提供技术基础。

（四）提高人事档案管理人才专业水平。事业单位人事档案管理模式的转变，必须伴随着对人事档案管理人员的培养和提升，事业单位要注意引进具有信息化运维和管理能力的高素质人才，也要注意对既有工作人员的信息化技能提高，为人事档案信息化建设和管理培养专业水平合格的人才梯队，保证人事档案信息化管理工作质量和效率，提高事业单位对人事档案的使用效率。

三、结束语

随着计算机和网络信息技术的不断发展，事业单位人事档案的信息化建设成为事业单位发展的时代性需求，对事业单位人才梯队建设和人才使用提供可靠的数据支持，为事业单位数据信息共享和交流提供技术基础，为事业单位可持续发展创造更为有利的条件。

【参考文献】

[1]李佑蓓.事业单位人事档案信息化管理面臨机遇与挑战[J].人力资源管理，2017（06）：346-347.

[2]何赟.探讨加强事业单位人事档案管理信息化建设的主要路径[J].才智，2016（09）：253.