精细化管理对于医院病历档案管理水平的影响

胡桂兴

【摘要】本文主要探讨精细化管理对于医院病历档案管理水平的影响。选取病历档案资料作为研究样本，根据不同的管理模式分为研究组和对照组。比较实施精细化管理前后的首页质量合格率、缺页缺项率和医患纠纷发生率;比较实施精细化管理前后的病历档案管理人员绩效考核合格率和考核评分。得出的结论是：将精细化管理应用于医院的病历档案管理后，明显提高了病历档案管理人员业务能力，提升了病历档案管理的水平，值得学习和推广。

【关键词】精细化管理;医院管理;病历档案;统计分析

病历档案是患者在診治疾病过程中的文字实录，客观、完整地地记录了患者的诊疗经过和治疗结局，是医务工作者进行医疗、教学、研究的重要资料，也是保险理赔、司法取证和医疗纠纷等相关事件的重要取证材料。长期以来，国内大多数医院对病历档案的管理只是予以简单的病历档案室存放，没有细致到病历档案使用的每一个环节，导致问题不断。精细化管理是来源于企业管理中的概念，其核心理念是将管理模式由粗放转为精细，设置并管理好生产中的每一个环节，从而最终提高生产和管理效率。当前，信息化建设已不断深入医院的方方面面，传统的病历档案管理模式已难以适应现代医院的发展，自2015年6月以来，我院将精细化管理应用于病历档案管理，取得一定成效。现报道如下：

一、资料与方法

（一）一般资料。选取2013年6月～2017年6月期间我院16000份病历档案资料作为研究样本，根据不同的管理模式分为研究组和对照组。其中2013年6月～2015年5月的8000份病历档案资料应用了常规管理模式，为对照组;而2015年6月～2017年6月的8000份病历档案资料应用了精细化管理模式，为研究组。研究组病历档案资料中，男性患者4368例，女性患者3632例，内科病历档案1940例，外科病历档案1863例，妇产科病历档案1037例，儿科病历档案1145例，其他科室病历档案2015例;对照组病历档案资料中，男性患者4542例，女性患者3458例，内科病历档案1893例，外科病历档案1902例，妇产科病历档案1004例，儿科病1077例，其他科室病历档案2124例。两种管理模式病历档案的基本资料差异无统计学意义（P>0.05），且两组模式的执行者均为我院病历档案室的20位在职工作人员，具有可比性。

（二）精细化管理方法。1.人员管理的精细化。组织我院病历档案室在职工作人员和临床医生进行精细化管理知识培训，学习精细化管理中严格的信息记录制度和记录标准，培养自觉的精细化管理意识，最终确保所有患者都具有完整、客观和准确的病历档案资料。2.管理制度的精细化。在全院范围内大力推行并执行精细化管理制度，确定各科室临床医生与病历档案室工作人员的职责，加强病历档案回收、装订以及保存方面的管理，将管理工作精细到个人，实现每一项工作流程和管理制度的精细化。3.管理措施的精细化。精细化的管理措施主要体现在以下几点：（1）严格控制首页质量：要求完善所有患者的基本信息资料（姓名、年龄、职业、学习或工作单位等），特别强调以有效身份证件为依据，实名制办理;在病历档案首页处添加分类代码，临床医生在填写首页的时候需严格遵照书写标准，对患者的主要诊断、次要诊断、手术及各项操作明确无误后，交由病历档案室的编码人员处理。（2）病历档案管理的细化和量化：指派专人回收病历档案，指派专人记录病历档案（如起始页码、化验单数量、病程记录等），每个环节都落实到个人，病历档案由病房移交病历档案室的时候需科室负责人员与回收人员双方签字，一旦出现问题相关人员应承担相应的责任;建立病历档案信息化管理系统，将所有患者的相关信息录入系统，方便以后随时查询。（3）病历档案管理的流程化：制定并形成一整套从病历档案回收到整理，再到装订和编码，以及电脑录入的完整流程体系，防止缺页缺项，同样每个流程落实到个人，专人专管。（4）病历档案管理的标准化：严格执行ISO病历档案管理标准，建立严格且合理的病历档案借阅和复印制度。（5）病历档案管理的人性化：在遵循严格管理制度的同时，也应结合患者的实际情况，在充分沟通的基础上，帮助患者节省人力和财力。

（三）评估指标。1.精细化管理效果指标。分别收集2013年6月～2015年5月期间和2015年6月～2017年6月期间的不合格病历档案以及医患纠纷病历档案，计算两个时段的首页质量合格率、缺页缺项率和医患纠纷发生率。首页质量合格率=首页不合格病历档案数量/该时段病历档案总数×100%;缺页缺项

率=缺页缺项病历档案数量/该时段病历档案总数×100%;医患纠纷发生率=医患纠纷数量/该时段病历档案总数×100%。

2.病历档案管理人员的绩效考核。参考有关文献，制定我院病历档案管理人员的绩效考核量表，分别于2015年5月和2017年6月对我院病历档案管理人员进行绩效评估。考核内容有：（1）病历档案归档（5分）：及时回收病历档案、录入信息化管理系统、按编号入库;（2）病历档案回收情况（25分）：核对每天入院与出院的患者，患者出院3天以内回收并核实病历档案，及时纠正并登记病历档案回收过程中发现的书写不规范、文本不清洁、内容缺失等问题，没有按时回收的病历档案需及时注明并汇报直到回收;（3）病历档案的格式管理（30分）：首页完整与否、有无签字、顺序是否正确、黏贴是否合规，病历档案中的资料有无缺失或张冠李戴;（4）登记和建档（10分）;（5）资料汇总（5分）;（6）管理流程（10分）;（7）存档与保管（10分）;（8）借阅与复印（5分）。满分为100分，90～100分为优，80～90分为良，60～80分为合格，<60为不合格。合格率=60分以上的管理人员数量/该时段管理人员总数×100%。经过Cronbachs α系数评估，该量表的Cronbachs α系数为0.929（P<0.05），具有较好的一致性。

（四） 统计学处理。采用SPSS19.0分析数据。计数资料用率表示，组间比较用χ2检验;计量资料采用（x±s）表示，组间比较采用t检验;取p<0.05为差异具有统计学意义。

二、结果

（一）比较实施精细化管理前后的首页质量合格率、缺页缺项率和医患纠纷发生率。经检查核实，2013年6月～2015年5月期间，我院首页质量合格的病历档案为6374份，合格率为79.68%，缺页缺项的病历档案为12份，占0.15%，医患纠纷22例，发生率为0.28%;2015年6月～2017年6月期间，首页质量合格的病历档案为7997份，合格率为99.96%，缺页缺项的病历档案为0份，占0.00%，医患纠纷0例，发生率为0.00%。经比较，研究组与对照组在首页质量合格率、缺页缺项率和医患纠纷发生率等方面差异均具有统计学意义（P<0.05），详见“表1”。

表1 研究组与对照组首页质量合格率、缺页缺项率和

医患纠纷发生率比较[n（%）]

组别 例数（n） 首页质量合格率[n（%）] 缺页缺项率[n（%）] 医患纠纷发生率[n（%）]

研究组 8000 7997（99.96） 0（0.00） 0（0.00）

对照组 8000 6374（79.68） 12（0.15） 22（0.28）

χ2值 1800.317 12.009 20.030

P值 0.000 0.001 0.000

（二）比较实施精细化管理前后的病历档案管理人员绩效考核合格率和考核评分。经检查核实，2013年6月～2015年5月期间，我院病历档案管理人员绩效考核合格者15名，合格率为75.00%，考核评分为（67.84±8.45）分;2015年6月～2017年6月期间，考核合格者20名，合格率为100%，考核评分为（86.72±8.24）分。经比较，实施精细化管理前与实施精细化管理后的考核合格率和考核评分差异均具有统计学意义（P<0.05）。详见“表2”“表3”。

表2 实施精细化管理前后病历档案管理人员绩效考核

合格率比较[n（%）]

时段 例数（n） 绩效考核合格率[n（%）]

精细化管理前 20 15（75.00）

精细化管理后 20 20（100.00）

χ2值 5.714

P值 0.017

表3 实施精细化管理前后病历档案管理人员绩效考核评分比较[n（%）]

时段 例数（n） 绩效考核评分（x±s）

精细化管理前 20 67.84±8.45

精细化管理后 20 86.72±8.24

χ2值 7.154

P值 0.000

三、讨论

（一）当前医院病历档案管理中存在的问题。目前医院在病历档案管理方面的问题大致如下：1.从事病历档案管理工作人员的专业水平较低。目前国内绝大多数医院从事病历档案管理的工作人员是由临床或护理岗位调动到病历档案室，缺乏系统的病历档案管理知识和技能;加上多数医院内部对于病历档案管理工作不重视、病历档案室工作人员待遇低、缺乏外出进修学习的机会等多种原因，影响了这部分人员的工作积极性，无心提升专业知识，于是影响了病历档案管理的发展水平。2.医院领导层对病历档案管理不够重视。大多数医院的领导层仍然将“医院的经营”置于医院发展的首要位置，对病历档案管理的认识程度还不够，致使病历档案工作相对滞后。3.临床医护人员不重视病历档案的质量。病历档案记录包含了患者从入院到出院的全部信息，低质量的病历档案有可能造成信息遗漏或偏差;临床医护在书写病历档案时的常见问题有字迹潦草、随意涂改、错别字现象、表述无逻辑、语句不专业、病程记录不完整、病情分析不严谨等等，这些都严重影响了病历档案的质量，甚至为今后有可能出现的医疗纠纷埋下了隐患。4.病历档案管理制度不够完善。相当多的医院没有建立起规范的病历档案管理制度，比如借出不归还、或不按时归还，甚至将部分有价值的病历档案资料占为己有等。5.病历档案管理工作环境较差。不少医院只看重经济效益，对病历档案管理缺乏投入，病历档案室仍以老旧病房、办公楼为主，信息化程度也不高，缺乏现代化办公设备，许多工作无法开展。

（二）精细化管理应用于医院病历档案管理工作后的特点。精细化管理4大特点：精、准、细、严。分述如下：1.精是指精益求精。把病历档案管理工作的每个地方都做到精致，从临床医护到病历档案室人员，每个岗位都需强调病历档案管理意识，规划出工作路径和工作目标，并养成持续精致、完美的状态，彻底改变既往的粗放管理作风;对病历档案管理人员进行规范化培训，配备先进的信息化设备，精心配制软件和硬件，确保病历档案管理的规范化。2.准是指准确的信息和数据。精细化管理要求以准确的信息为基础，病历档案内容的准确性格外重要，必须做到内容的真实、客观、及时和严谨，才能保证病历档案的高质量。3.细是指细化管理。精细化管理要求将事情逐层分解、层层深入，而医院的病历档案管理通常需要把时间分解到日、时，任务分解到人，这样才有利于具体流程和路径的实现，更好地把病历档案工作服务于医、教、研等工作和纠纷、理赔等相关事件。4.严是指严格执行考核制度和规章制度。制定制度的目的就是为了执行，而执行的主要方法就是考核，精细化管理强调责任人的明确，具有较强的监管力度，各单位可结合自身的实际情况采用奖励、批评、扣分、罚款等措施，最终目的是确保病历档案管理各个环节规范化。由于精、准、细、严这4大特征，我院在实施精细化管理后，病历档案首页质量合格率由79.68%增至99.96%（下转第157页）

（上接第154页）（P<0.05），缺页缺项率由0.15%降至0（P<0.05），医患纠纷发生率由0.28%降至0（P<0.05），说明精细化管理明显提高了医院病历档案的管理水平。

（三）精细化管理对病历档案管理人员业务水平的促进作用。在实施精细化管理之前，没有遵照ISO病历档案管理标准，更没有将任务落实到人，管理人員只需按照医院的规定大概处理即可，因此所有环节都缺乏规范和严谨。在实施精细化管理之后，首先就对工作人员进行了相关培训，其业务水平有了明显提高，本研究考核显示，实施精细化管理后的考核合格率和考核评分均较之前明显提高（P<0.05），说明精细化管理对病历档案管理人员业务水平具有促进作用。由此，更进一步促进了病历档案管理工作的规范化和精细化。

四、结语

综上所述，将精细化管理应用于医院的病历档案管理后，明显提高了病历档案管理人员的业务能力，提升了病历档案管理的水平，值得学习和推广。

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