企业印章管理存在的法律风险及应对措施

陈少文

【摘要】机关、团体、企事业单位在社会实践活动中，经常进行彼此之间的相互往来和联系。印章是一个机关或单位合法存在和职权的象征物。印章在日常使用管理中存在着一定的法律风险。

【关键词】印章管理;法律风险;应对措施

机关、团体、企事业单位印章都是合法代表、生效負责的凭证。每个机关、团体、企事业单位的印章或领导人名章都是一种职责权力的标志。无论是公文、还是一般信件，只有加盖印章才能产生法律的权威效用。一般来说，各类机关、团体、单位印章有以下三个作用：

一是标志作用。任何一个机关或单位的印章，都标明它的法定名称，人们可以从印章的印文上清楚看出某个机关或单位的性质、级别和管辖范围。

二是权威作用。任何一个机关或单位都有一定的职权，都在一定的范围内具有权威。一些命令、指令都必须加盖印章后才能发生效力，也才能服从、遵行、照办或执行。

三是凭信作用。任何文件、合同、协议书及一切证件，只有盖上印章，才能发生效力，才能表明某个机关或单位对此负有责任。

一般来说，一个机关或单位应该只有一种印章，但实际上却有各种各样的印章在使用。按印章的性质和作用，大致可分为如下四类：

一是公章。是一个机关或单位的正式印章。具有法定的规格、确定的外形、尺寸和样式，刊有机关或单位的法定名称，正式代表一个机关或单位的职权，用于公司对外事务处理。

二是专用章。如财务专用章、合同专用章、发票专用章。专用印章只用于印章上刊明的使用目的，超过这个范围就没有法律效力。专用章不可乱制滥用。

三是领导人名章。代表一个机关或单位的领导身份，有些凭证不但要有机关或单位的印章，而且要有领导人的名章才能生效。如财务预、决算，银行支票，合同、协议书等都需要加盖领导人名章。这种领导人名章，一般也属于公文专用章。

四是钢印。一般用在需要粘贴照片的证件上，表示证件与照片相吻合，或者用在各种票据的连接部位，也表示吻合的意思。钢印不能独立使用，不能用钢印作为文件、介绍信及其他票据的有效标志。

企业在印章管理方面主要存在以下风险：

（一）印章刻制的业务流程不清晰。没有审批程序，只要业务需要，领导或部门就可随便刻制印章，刻制后没有下发正式启用文件，没有明确印章使用范围和使用时间。

（二）印章刻制不在公安部门指定的单位进行。不在公安机关备案，随便找一家单位刻制公章，刻完就用，为以后发生印章使用风险埋下了隐患。

（三）个别企业没有印章管理方面的规章制度。使用印章未经过严格审批。印章管理人员对使用印章材料不严格审查，更有甚者，在空白介绍信或空白纸张上用印。印章保管者让印章离开自己的视线或因自己没时间让他人代为盖章，在没有监管人的情况下允许他人携带印章外出。

（四）个别企业没有统一的印章使用台账。对领导在材料上签字直接上报的文件没有登记用印事项和用印人，以后涉及此类文件的问题无法追溯，形成法律风险。

（五）个别企业印章保管制度不健全。未设专人保管，印章丢失或被盗后不及时报告，不及时报案，也不主动在报纸上发布公告声明作废，从而留下了潜在的用印风险。

企业印章规避风险需要采取的措施：

（一）首先建立日常保管制度。指定印章归口管理部门，明确企业各部门印章管理职责，明晰印章刻制、使用的业务流程，做到有规可依、有章可循。

（二）建立岗位法律风险防控体系。印章管理岗位人员要签订法律风险岗位承诺书，明确印章管理岗位的法律风险防控职责;同时，要加强对印章管理岗位人员法律风险防范的教育，使其认识到印章对企业管理的重要意义，不断提高印章管理的技能和法律风险防范意识。

（三）建立统一的印章使用台账，制定印章使用申请表。申请使用印章的部门必须按印章管理规定履行审批程序，经过企业领导批准。经企业领导批准后，印章使用部门应填写统一的用印登记表，企业文书人员对用印文件认真审查，审核与申请用印内容、用印次数是否一致，然后才能在相关文件上用印。用印时必须由印章保管人员亲自用印，不能让他人代为用印，同时不能让印章离开印章保管人员的视线。

（四）印章保管人员必须加强对印章的保管。未经企业主要领导批准，不允许将印章携带外出，特殊情况下需携带外出时，必须指定监印人随同。印章遗失必须在第一时间向公安机关报案，并取得报案证明，同时在当地或项目所在地报纸上刊登遗失声明。

（五）禁止在空白介绍信、空白纸张、空白单据等空白文件上盖公章。如遇特殊情况时，必须经企业负责人同意，而且公章使用人应在《公章使用登记表》上写明文件份数，在文件内容实施后，应再次进行核准登记。公章使用人因故不再使用预先盖章的空白文件、资料时，应将文件、资料退回行政部（或办公室），办理登记手续。在使用预先盖章的空白文件、资料过程中，公章使用人应承担相应的工作责任。

（六）企业必须定期检查印章使用情况。企业印章管理部门应按照印章管理规定组织法律、监察等部门对所属单位印章使用情况进行检查，发现问题及时采取相应措施。

（七）企业必须及时收缴作废印章。所属部门发生变更或被撤销后，印章管理部门必须收缴部门印章，并按照档案管理规定进行存档。

（八）企业在遇到仿冒本单位印章时要马上解决。企业印章管理部门要及时将有关情况通报法律管理部门，由法律管理部门按法律规定解决。

总之，印章管理在机关、团体、企事业单位尤为重要，必须建立完善的印章管理制度，加强印章管理，强化法律风险意识，将一切可能出现的风险遏制在萌芽之中，做好事前控制是控制印章风险的关键。