浅谈独立学院二级院系行政秘书自我提升路径

摘 要：独立学院作为我国高校教育新兴的办学体，其管理模式和制度建设正处在不断摸索发展中，作为二级院系的行政秘书，承担着学院繁杂的事务，支持着院系日常工作稳定运行，行政秘书在独立学院发展过程中起到的作用不言而喻。本人认为作为一个合格的新时代的行政秘书，不应故步自封，安于现状，应努力提升自己的知识素养，响应高校发展时代潮流对我们提出的新要求，本文就独立学院二级院系行政秘书如何进行自我提升，更好地服务于学校、服务于全院师生，提出自己浅薄的见解。

关键词：独立学院 行政秘书 自我提升

一、提升自我岗位能力

1.提高沟通交流能力

二级院系的行政秘书，每天都要跟职能部门、领导、师生打交道，人际沟通是不可避免的。提高自己的沟通能力，有助于促进自己的人际关系，能够在愉快中将正当的事情处理完善，因此良好的沟通在日常工作中显得尤为重要。沟通是一门技巧，无效的沟通不利于事情的开展，还可能造成反作用，优秀的行政秘书要不仅要提高表达自己意思的能力，还要理解别人表达意思的能力。在表达自己意思方面，不仅要表达心里所想，还要在表达的时候控制自己的情绪，充分驾驭自己的情绪，准确的选择需要表达的情绪和意思，通过准确的演绎，达到影响他人的目的，切忌在交流中带入自己情绪，否则容易给别人留下冲动、不靠谱的印象。在理解别人表达意思方面，不仅要听得懂别人的口头或字面的意思，还要通过对言语、神态的分析，结合对方的性格特点，知悉对方向你传递信息的原因和动机，潜意识上要进行思考、分析。例如院长给行政秘书交代一件事“开会”，可能就是两个字，但是作为一个行政秘書，应该仔细揣摩领导的思想，把一切事情做细做足，比如会议室卫生打扫、开会的物资准备，这些都是行政秘书职责范围内必须要考虑到的事情。优秀的沟通能力是每个行政秘书共同努力的目标，因此我们日常生活中要多看沟通技巧的书籍，学习沟通的技巧，同时在工作中向优秀的行政秘书多取经、自己要多反思、多总结，这样的日积月累，必定有所收获和提升。[1]

2.提高主观能动性

二级院系的行政秘书招聘时基本都是不限专业的，所以有些计算机等理科专业毕业的学生也会在学校担任行政秘书岗位。众说周知，行政秘书岗的文笔要求比较高，俗话说“术业有专攻”，中文系毕业的学生写出来的通讯稿大概率都会比计算机专业毕业的学生写出来的质量要高。这就要求二级院系的行政秘书要积极调动自己的主观能动性，其一，可以上政府网、校网学习看专业人士是怎么样写通讯稿的，积极学习、总结经验，经过一次次修改，提高自己的写作水平。其二，要养成读书的习惯，读书能提高文笔、开拓眼界、认识和改造自己，对每个人来说不论看什么书，学什么知识，归根结底都是在学习历史，在学习人类文明发展到今天留给我们的财富，学好、用好这笔财富才会为自己描绘一条清晰的人生道路，作为多方面知识都要涉猎的高校行政秘书，更应该多读书，积累好属于自己的资本，在未来可以更好地捉住属于自己的机遇。其三，要学习熟悉掌握办公软件，提高工作效率。如今是互联网的时代，在行政秘书日常工作中，要登记各种表格、文件，提醒领导各种会议，年末要交总结和年检等。种种繁杂的工作，只靠一个脑袋和手写记得不仅累而且容易犯错。这时熟用办公软件的好处立刻凸显，例如年鉴。年鉴是记录某年办公会议、学生活动的一次事件大汇总，如果等到年末来进行整理，工作量非常大。但是如果你熟悉使用EXCEL表，在年前做好一个登记表，每次有会议活动时按照事件要素在上面进行登记，那么到了年末要交年鉴时，即可以直接将表格复制黏贴在WORD文档上，这不仅提高了工作效率，也减轻自己的工作负担和压力。在行政日常工作中积极学习使用新技术，可以更新自己的思维方式，使自己解放思想、不断创新，从而提高工作效率，更好地为学院服务。[2]

二、趁早进行职业生涯规划

高校二级院系的行政秘书相对于在企业工作的人来说，环境较为单纯、工作比较轻松，但是工资福利较低。轻松、不赚钱的工作容易使人进行倦怠期，对自身工作的价值产生怀疑。本人认为作为高校的行政秘书，要趁早对自己的职业生涯进行规划。第一，要努力考取专业证书，秘书资格证或本专业资格证。高校行政秘书的工作相对来讲比较轻松，有大块的时间进行学习，考证一方面是督促自己要不断上进，不要颓废，另一方面可以提升自我素养，增添资本。第二，要把握每年一次的评职称的机会，在工作空闲时间要积极做研究、写论文，遇到不懂的多问问有经验的老师，寻求帮助。评职称不仅是提薪，也是对自己工作的一种总结提升、锻炼自己的活动能力和获得更多的经验和成绩。第三，提高学历。现高校行政秘书大多为本科生，但随着社会的发展进步，文化水平、素质的不断提高，高校对人才的文化水平的需求不断提升，学历、文凭也就成为了衡量人才的标准。考研有助于提高自己在某个专业领域的知识水平，使自己的水平高于其他人，在高校中获得更强的竞争力。作为高校行政秘书，要紧紧抓住每一次进步的机会，当你足够优秀时，你想要的一切都会来找你。[3]

高校二级院系的行政秘书是高校二级学院管理队伍中的重要但又容易被忽略的角色，一方面，高校要注重对行政秘书团队建设的培养，另一方面，行政秘书自身要正确认识行政秘书岗位的性质，以包容、积极的心态去处理好每天琐碎、杂乱的院系事务，同时要探求符合自身发展的路径并为之不懈努力。

参考文献

[1]蒋华娟.浅谈独立学院二级院系行政秘书的自我提升.[J].太原城市职业技术学院.2013.

[2]赵丽彬.新时期高校二级学院行政秘书如何提高工作效率[J].中国科技信息，2006，（22）.

[3]陶教.高校二级学院办公室秘书的角色意识[J].新探索，2010，（28）.

作者简介

郑思思（1995—），女，汉族，籍贯：广东河源，研究方向：教育管理类，高校行政秘书岗位人员流动率和自我提升路径。