人工智能技术在档案管理中的应用

宋皎皎

【摘要】“互联网+”时代，人工智能技术快速发展，并且应用领域比较广泛，人工智能技术在档案管理中的应用，对提高档案管理的效率，提高工作质量方面起到重要作用。但人工智能技术在档案管理中的应用过程中也存在一定问题，需要在具体应用过程中，根据问题进行解决，发挥人工智能技术在档案管理中应用的效果。本论文从不同方面阐述人工智能技术在档案管理中的应用研究，希望为研究人工智能技术在档案管理中应用的专家和学者提供参考依据。

【关键词】人工智能技术;档案管理;应用研究

人工智能技术在档案管理中的应用是现代档案管理科学发展的需要，也是社会发展对档案管理提出了新要求。人工智能技术在档案管理中的应用，提高了用户检索的能力，完全可以在机器上对档案进行查阅，方便了用户，提高了工作效率，同时也节约了大量A9、物力、财力，这也是档案管理机构进行改革的重要内容，符合现代社会发展的需要。

一、人工智能技术

档案管理是社会发展的重要部门，现在很多人的档案都在人力资源等部门进行管理，如何科学高效地进行档案管理是非常重要的，也是社会发展的热点话题，人工智能技术在档案管理中的应用符合现代档案管理发展的需求。人工智能技术是一种信息知识处理系统，包括对数据或信息资源的收集、确认、显示、整理、解释、验证及交流传播等处理。通过对人类思维方式和行为的研究分析，利用相关信息技术，使机器能够对人的智能行为进行模拟，比如对数据信息的辨别能力、问题的理解能力、处理复杂信息的能力、快速适应新环境的能力及应用信息控制环境的能力等。人工智能技术是一项综合技术，对提高档案管理的搜索功能起到重要作用，尤其是高级搜索功能，更加适合现代科学档案管理的需求。

二、人工智能技术在档案管理中的发展

人工智能技术在档案管理中的应用是时代发展的需要，但现在不是所有的档案馆都应用了人工智能技术，人工智能技术的使用需要一些基础设施的建设，这是人工智能技术应用的基础，现在各个档案馆都在积极建设基础设施，利用人工智能技术是现代档案馆发展的要求，人工智能技术的应用对提升检索能力、提高工作效率、保障工作质量方面都起到重要作用。尤其在大数据时代，档案管理涉及海量的数据，传统的人工数据处理的方式工作效率低下，同时也容易出现一系列问题，人工智能技术的应用对提升其数据的能力起到重要保障，提高工作质量，减少工作失误等问题都有所改善，但人工智能技术是现代计算机网络技术发展到一定阶段的产物，计算机网络技术的完善与普及，为人工智能技术的广泛应用打下基础，符合现代档案管理的需要。

三、人工智能技术在企业档案管理中的应用

（一）充分利用智能搜索技术管理企业档案

搜索是档案管理的一项基本工作，也是利用比较频繁的工作，人工智能技术中的智能搜索技术的应用，对提高档案检索能力的提升起到重要作用，符合现代档案管理发展的需要，对提升检索质量、高效智能方面起到重要作用。企业外部信息资源系统过于庞大，信息数据种类众多，其搜索和利用难度非常大，因此，需要企业积极采用人工智能搜索技术，对政府相关文件政策、法律文本、同行企业的报告文件及市场需求情况等采取共享的形式，避免因信息量过大和复杂，造成信息资源的搜索受限，影响到企业档案管理的整体水平和质量。同时，智能搜索技术包含模式识别和神经网络两部分，能够在档案文本内容含义的基础上对相关信息知识进行准确地搜索和定位，速度快、准确性高，能够有效满足企业对信息资源的需求。智能搜索技术可以最大限度地扩展信息资源的传递系统，是解决信息过载问题的主要途径。企业档案管理是一项综合过程，提升档案检索能力是非常重要的，也符合现代档案管理发展需要。

（二）档案管理中的智能安全管理

人工智能技术在档案管理中的应用，对提高档案管理的智能安全起到重要作用，人工智能技术是一项比较成熟的技术，在网络中应用能提高网络安全性能。人工智能技术中智能监控技术可以对档案室外的动态进行监视，能够对原始视频图像经过目标检测识别、目标跟踪等一系列算法进行分析，从而检测出其中的目标行为。基于人工智能下的智能监控系统最大的优势在于能够根据监控内容自动实时报警，在安全事件出现前提醒工作人员注意安全防范。除了将人工智能运用到档案室外的安全管理中，人工智能技术还能够防护数字信息档案安全。人工智能技术下的智能防火墙能够识别非法入侵者入侵数字信息档案库，并且能够主动完成对非法者的入侵拦截，阻止网络攻击。人工智能技术具有网络安全防御功能，对提升网络安全性能起到重要作用，人工智能技术在应用过程中不断提升技术能力，智能安全管理是非常重要的，且符合現代档案管理的需要。

（三）合理应用智能专家系统管理隐性信息

智能专家系统是在企业档案管理过程中，使计算机系统能够对专家推理和解决问题的方式加以模仿，获取专业的相关知识，解决企业档案管理中的隐性信息资源难以获取和应用的问题。智能专家系统包括对隐性信息资源的获取、推理、解释和显示等内容。

总之，档案管理应用人工智能技术，可实现电子档案的智能收集、档案价值的智能鉴定、档案信息的智能检索、智能提供咨询服务、智能解读档案文献等功能，推动档案管理的智能化、科学化、知识化。但档案部门应用人工智能不是一蹴而就的，理想的设计与现实的发展水平存在很大差距，它还面临着很多障碍，如数据档案的建立、档案本体的构建和技术投入的社会压力等。因此，加快解决观念层、资源层和技术层上的问题，制定发展规划，寻求合作，抓住人工智能的时代契机，是目前档案界应当努力发展的方向。