社会保障档案管理问题与解决对策

吕艳

摘 要：和谐社会主义的构建离不开社会保障体系，科学完善的社会保障体系能够在一定程度上推动社会经济发展，同时确保社会稳定和谐。现阶段，我国社会保障体系发展已经逐渐区域科学化、规范化、法治化，在其发展过程中，加强社会保障档案管理工作至关重要，而由于社会保障档案涉及面较多，再加上受到其他各方面因素影响，在进行社会保障档案管理中还存在一些亟待解决的问题，对此应积极探索相应措施，进一步提升社会保障档案管理水平。

关键词：社会保障；档案管理；问题；对策

社会保障档案是整个社保工作的直观数据体现，在社保工作中起到十分重要的作用，不仅是实现社会保障信息交流及信息共享的主要保障，同时还是民众维护自身权益的关键凭证，另外也是社保部门工作效率确保的重要条件。就当前我国社会保障局档案管理现状来看，其在实践工作中还存在很多问题，并对社保事业发展造成一定影响，因而加强社会保障档案管理研究具有重要意义。

1 社会保障档案管理存在问题

1.1 档案管理意识相对淡薄

要想提高社保局档案管理工作的水平，就需要社保局领导和档案管理人员高度重视此项工作，将过去将档案管理工作当作没有用处的辅助性工作的认识改变。就当前现状来看，由于一些社保局领导者缺乏对档案工作的认识，不重视档案管理，忽视档案工作，对于他们而言，社保档案管理规范化可有可无。加之，缺乏科学且有效地考核评价标准以及相应的工作培训技术，因此导致社保局档案管理工作效率和效率差强人意。

1.2 管理资金投入严重不足

档案事业的发展与资金投入之间的联系十分密切，倘若缺乏资金投入，社保局档案管理中电子信息技术就难以得到充分应用[1]。由于部分社保局针对档案管理缺乏重视程度，在档案现代化管理所需设备、人员方面并未投入足够的资金，过于简陋的档案管理设备条件极易出现档案资料老化、霉化的问题，如此一来档案信息也就难以得到妥善保存、有效利用。另外，即便部分社保局添置了现代化档案管理设备，然而因缺乏能对设备熟练操作的专业人员，以致于设备长期处于闲置状态，利用率降低。

1.3 社保管理体系有待完善

社保档案的涉及面相对较广，目前国内各个类型的社保档案分别归属不同的部门进行管理，可能存在较为突出的多头管理问题，不同部门之间沟通起来相对困难，个人的保险资料往往保存在不同部门，且各自管理制度规定存在差异[2]。同时并未构建较为系统化的社保档案借阅和管理体系，让人们在社保档案借阅的过程中存在档案丢失、借阅期限到期未归或者档案损失严重的问题，同时上述问题产生后，社保档案管理人员尚未予以重视，没有及时进行解决，也没有采取有效的处理对策，在很大程度上影响到社保档案价值的开发利用。

1.4 信息化落后利用率不高

现阶段，社保档案利用主体通常来说有参保公民、社保系统工作人员以及第三方职能机构等。因此能够了解到当前数量较少的档案管理人员、较小的服务对象却涉及到大量社保档案信息存储。我们知道二十一世纪已经进入了信息化时代，大部分社保档案信息都存储于计算机中，但真正能够得以利用的人员相对较少，从而造成出现了档案利用价值难以发挥的问题，而这也可能影响到相关社保信息的交流频率，随后会存在社保档案管理服务功能缺失、不具有针对性和服务水平不高的问题，上述问题都会影响到社保档案管理工作的科学开展。

2 社会保障档案管理问题解决对策

2.1 提高档案管理重视程度

为更好地做好社保局档案管理工作，首先要做的便是从根本上转变态度，提升档案管理人员对社保局档案管理工作的重视力度[3]。第一，社保局档案管理部门领导者必须要高度重视档案管理工作，深入研究社保局档案管理工作，亲自做好表率，科学且有效地完成社保局档案管理指标任务，重点加强对社保局档案管理工作的督促，落实各项规章制度，以便从整体上提升档案管理工作效。另一方面，社保局还必须要加强管理人员的思想教育，从本质上提升档案管理人员思想重视程度，全面且有效地做好宣传和宣讲工作，加强同各个部门的联系，通力合作，齐头并进。

2.2 加大档案管理资金投入

对于档案管理工作而言，良好的档案管理硬件设施是其顺利开展的前提条件及物质保障。社保局要想将档案管理工作落实，领导的高度重视、大力支持是必不可少的，社保局档案管理的资金投入也同样十分重要。首先，需要加大档案管理硬件投入。针对档案管理工作配备必需的计算机、硬盘、光盘等硬件与系统管理软件，以便档案管理、档案的开发利用工作得以顺利开展；其次，需要加大档案管理人员投入。信息数据时代下，档案管理人员不但需要具备传统档案管理专业意识，同时也需要对电子信息基础知识、网络知识与信息系统知识、计算机软硬件基础知识等各类有关于计算机操作技能知识有所了解。鉴于此，社保局可挑选毕业于高校、具备较高综合能力的人才进行档案队伍的建设。另外，定期开展档案人员培训工作，将新知识、新技术培训计划提供给档案人员，推动档案管理人员管理、服务、信息化能力及业务素质与综合素质的全面提升。

2.3 完善社保档案管理体系

和西方发达国家比起来，我国正式实施社会保障的时间相对较短，最早应当是上世纪九十年代，同时我国的国情较为特殊，不能盲目借鉴西方国家经验，因此到目前来说国内依旧没有建立一个统一的社会保障管理体系。由于不同地区之间的社会经济发展情况存在差异性，导致不同地区的社保档案管理工作开展情况也各不相同[4]。

在这一情况下，必须要进一步完善社保档案管理体系，真正理清社保档案管理流程，确保社保职能工作能够集中在同一个职能单位，即保证养老、医疗、工伤以及生育等社保档案可以进行统一管理，实施一条龙式的管理模式，防止社保各部门之间出现档案数据信息的重复或交叉。同时还应当建立独立的档案管理部門，确保社保档案集中管理，真正凸显出社保档案管理活动的人本化原则，真正实现社保档案记录一生、服务一生的目标。

2.4 信息化管理提高利用率

社保档案管理工作表现出工作量大、数据信息管理复杂等特征，同时它会随着参保人员数量的增加而日益增多，为保证社保档案管理工作质量的提升，必须要尽快转变传统那种重保存而轻管理的思想认识，选择更加现代化的管理手段，而借助于现代信息技术，促进社保档案管理信息化建设，不但能够在很大程度上促进管理效率和质量的提升，同时从社会保障制度的发展而言，也能够起到非常好的推动作用[5]。

所以，社保档案管理工作要重视信息技术的应用，积极将大数据、云计算以及信息网络技术结合起来，构建社保档案信息数据库和社保档案信息管理系统，赋予社保档案管理工作的信息化特征。唯有如此，才可以实现社保档案管理活动实施的科学性与有效性，同时站在长远的角度而言，在促进社保档案利用价值的基础上，有助于控制其他成本开支，为社保档案管理带来技术支持。

3 结语

总而言之，我国社会保障工作随着时代的发展正在进一步完善，而传统社保局档案管理模式也已经逐渐被摒弃，取而代之的是更加人性化、高效化、信息化的管理方式。社会保障档案管理工作应做到与时俱进，不断改革进取，及时发现档案管理中存在的问题，并采取针对性整改措施，确保社保档案管理焕发生机。

参考文献

[1]马卫华.基层社保档案管理工作的实践与探索[J].办公室业务，2018（20）：128.

[2]田润兰.浅析社保档案信息化管理中存在的问题与策略[J].科技风，2018（27）：249.

[3]姜慧娜.社会保险档案管理模式创新难题及方法研究[J].办公室业务，2018（14）：117.

[4]田凤玲.浅谈社会保险档案管理服务工作的重要性[J].菏泽学院学报，2018，40（03）：139-142.

[5]黄炳辉.浅谈加强社保档案管理的重要性及对策[J].现代经济信息，2018（12）：128.