企业档案保密与信息化发展的融合探索与实践

王静

摘 要：伴随着企业建设信息化的不断发展，企业档案管理工作越来越受到企业部门的重视，也成为企业最具有价值的一项管理工作。其中，档案资料的数字化和增量的电子化是企业档案保密工作的重点内容，也是难以解决的问题，这就给企业带来了新的压力和挑战。因此，要想做好企业档案保密工作就要从以下几个方面进行分析，从而确保档案保密工作的可靠性。

关键词：企业档案；保密工作；信息化

在信息化时代背景下，企业的档案管理工作效率也是不断在提升，将信息化技术与企业档案管理工作相结合，是新时代下一种新型的档案管理模式。借助信息化技术来管理档案信息，可以帮助企业实现档案信息电子化，实现档案信息收集、传送、储存以及应用的一体化，从而促进档案信息资源实现共享。但是，在开展企业档案管理工作的同时，也面临着企业档案信息泄露的危机，因此，随着我国信息化建设不断发展，如何使企业的档案保密工作做的更好，能够更好的立足于市场，能够确保企业利益不被损害等方面的问题，已是刻不容缓。

1 把控档案管理信息化建设的保密要素功能

目前，很多企业为了能将零散的档案信息规整到一起，成立了一个专门存储档案的部门，便于部门人员利用和查阅，这个部门也是企业建设的重点核心保密部门。在信息化时代的推进下，企业档案管理部门也逐渐将信息化融合到具体的工作中，借助这种方式实现档案信息的电子化。在实际开展工作中，要保证企业档案信息的保密性和严谨性，在此基础上对相关工作进行开展，从而提升管理工作的质量[1]。这样一来，可以有效推动档案管理信息系统的更新和发展，推进档案管理信息模式由传统的条目式转变为现代的数字化信息储存模式，而且还可以实现对系统进行单一使用到全体成员开放使用的目的。因此，要想将企业档案的信息化和档案保密性相融合，就需要将档案保密工作中作为企业信息化建设的核心内容，且在档案信息化建设过程中确保其安全性，使安全措施融合到与之对应的管理工作当中。

比如，在具体实施的过程中，要将企业的内部网络和互联网进行隔开，对各部门能够出入档案管理室的人员权限进行级别分类，同时也要做好在不同岗位上的不同员工使用权限配置的工作，通过这种方式，使企业的档案管理在信息化条件下更加具有安全性和严谨性。

2 严格把控库藏数字化过程中信息管理工作

企业的档案管理工作在企业的发展方向上具有重要的作用，作为企业资产发展的主要内容，其档案真实记载了企业的发展历程以及发展方向，所以必须采取有效的措施严格把控数字化过程的管理工作。企业档案管理工作要打破库藏档案信息存储模式，在数字化背景下进行档案信息管理，不仅能够有效提升管理档案的技术手段，还能促进档案管理工作朝着信息化建设的方向发展。企业在进行库藏档案信息管理工作中，针对一些长期具有保存价值的档案管理，就可以利用数字化技术通过扫描处理实现数字化和转换功能，而且，在信息化条件下推动库藏档案管理信息模式向着数字化信息管理模式发展，也是给档案信息保密过程提供可靠保障的一种途径[2]。另外，有关企业部门在进行库藏档案管理工作中，要根据不同类型的档案进行分别管理，制定相应的库藏档案管理的工作制度和实施策略，保证档案管理工作是秉持着“统一规划、统一分配、统一制度、统一手段、统一平台”的原则实施开展。同时，在开展档案管理工作中，数字化档案管理也好，传统档案管理也罢，二者都要有专门的人员负责档案管理工作，基于此，为了保证在档案管理工作的质量，就要对负责档案管理工作的人员进行相关培训，严格考核，确保管理档案的人员在进行管理档案时是具有良好的资质的。并且，要签订与档案信息保密的相关协议，对档案信息的出库以及入库工作进行严格审核，对工作场地和人员进出进行实时监控，最后，要按照保密规定制定全部数字化、局部数字化、零数字化转换档案的准则。这样做企业才能在档案管理工作中真正意义上实现统一工作、高效应用以及长期保存，最大程度的提升企业档案管理信息化能力[3]。

3 加强企业档案信息化和涉密档案的融合管理

随着企业制度的改革，如何保证企业商业信息的安全是企业目前最需要重视的问题。首先要制定相关的制度，用制度可以有效保障企业涉密档案的安全性，我国已经有很多关于档案保密管理的相关文件，对企业产生到查阅以及归档作出了明确的规定，其次，网络安全要加强和信息管理系统部门的联系，加大档案信息系统管理的保密安全力度，从而及时将保密信息漏洞及时反馈并加以处理。最后，要规范管理档案信息，严禁在企业中将档案信息通过电子形式传送到相关部门，整合的企业秘密资料要在电子传送过程中设置权限，仅对于有关涉密信息的直属领导开放查询权限，且未经允许，员工决不能擅自查阅档案资料，从而保证企业的经济效益[4]。

4 结语

总而言之，为了确保档案管理工作拥有更高的质量和效率，就要切实做好档案信息化建设工作，同时在开展工作的过程中要保证企业檔案保密与信息化建设发展的融合。企业的档案保密管理工作对企业未来的发展是不可估量的，也是决定企业综合实力的重要因素，因此，企业的档案管理人员不仅要把控好信息化建设的保密要素功能，还要对传统的档案信息保密工作进行严格控制，进而保证企业档案保密工作的真实性和安全性。

参考文献

[1]张晨.企业档案保密与信息化发展的融合探索与实践[J].办公室业务，2018（24）：104.

[2]王玉瑾.档案保密工作与信息化发展的融合[J].办公室业务，2018（13）：53.

[3]钟红.企业档案保密与档案信息化发展的融合探索与实践[J].中外建筑，2018（01）：98-99.

[4]安燕.浅谈企业档案保密工作[J].信息通信，2014（05）：157-158.