大数据时代下声像档案管理的问题及对策

谭健荣

摘 要：声像档案是单位档案的重要组成部分，主要是指国家机构、社会组织和个人在各种活动中形成的对国家和社会具有保存价值的以照片、底片、电影、记录、磁带、光盘等材料为载体，以图像、语音为主，并辅以文本描述的历史记录。随着社会的发展和办公条件的改善，在组织工作和各种活动中形成了大量的声像档案。因此如何保存和使用好声像档案，给广大档案工作者提出了一个新的课题。

关键词：大数据时代；声像档案；管理

1 声像档案的特性

1.1 直观的形象性

声像档案记录是社会发展中人们活动的声音和图像，因此反映的客观事物直观形象，活灵活现，给人以强烈的时空感和真实客观的感受，与纸质档案相比，可以说声像档案进一步凸显了档案的原始记录性。

1.2 收集的特殊性

声像档案难以区别档案的原件与复制件。如一盘重要的录音磁带，母带与复制转录带仅从外观及效果上很难区别。又如区别照片档案中的原版底片和制作精良的翻版底片。有时也很困难。并且显示手机和相机的普及，人人都是摄影师，对自己拍摄的素材只保存在个人的电脑里面，缺乏归档意识，这给声像档案的收集和保管工作带来了一定的难度。

1.3 保管条件要求高

由于传统声像档案是由感光材料和磁性材料构成的，它与纸质载体材料所要求的保管条件有很大的区别。而随着科技发展，现时的摄影、摄像设备能产生高像素、高质量的图片和视频，随之而然声像档案的文件大小也随之增加，并且可以瞬间拍摄出多张照片，拍摄一小时视频也接近40Gb，导致对声像档案保存的磁盘空间也有大量的要求。

2 当前声像档案管理中存在的主要问题

2.1 声像设备的利用效率不高

自本世纪初以来，所有单位都配备了声像设备，基本上每个部门都有数码相机，设备装备相对较强，但很少有单位开发声像设备管理系统，这样就会造成部分设备处于闲置的状态，部分设备储存在本部门或个人手中，无法得到充分的利用；有些设备使用者不清楚如何使用，造成一些重要活动无法及时拍摄，相应的声像材料也不能及时形成。

2.2 声像档案归档意识不强

视频记录人员在各自单位直接从事声像档案的制作，最终决定了声像档案的数量和质量。当前在声像档案管理中，一些视频记录人员对传统的高级通信和红头的档案不够了解，不知道官方活动中的照片等档案资料应该如何处理。在进行录音的时候，录像带属于声像档案的范围，误以为处理这些声像档案是个人行为，谁拿的录音，资料就属于谁。当新闻发布会结束以后，如果信息收集工作已经结束，那么就会使一些声像文件长期保存在个人或部门内，而不是转移到档案或档案馆进行统一保存。特别是随着人员的变化和组织的调整，音频视频文件出现丢失的情况时有发生，这样就会导致单位文件不完整，严重影响了声像文件的长期保护和开发。

3 声像档案管理建议

3.1 增强管理意识

声像档案作为数码信息化的产物，见证着时代前进的坚定步伐，也必将在档案管理中占据愈加重要的位置。因此，各个单位要从思想上高度重视声像档案的管理，充分认识到声像档案在单位发展乃至社会进步中所发挥的重要作用。

3.2 健全制度规范

结合单位自身特点，制定切实可行的《声像档案管理办法》，明确细化声像档案各项规定，强化档案管理的科学性和合理性。加大对《档案法》和《声像档案管理办法》的宣传推广力度，组织相关部门做好宣贯、培训。真正做到有章可循、权责清晰，切实增强领导干部和档案管理人员的法律意识和档案法制观念。

3.3 提升人员素养

全媒体时代下，数码设备正在以惊人的速度推陈出新，这就要求声像档案管理员必须紧跟时代发展的脉搏，定期进行数码影像、声像管理系统、档案管理等相关内容的培训和考核，不断提升专业能力和素养，提升档案管理队伍的整体水平，推动档案管理专业化、规范化和系统化。

3.4 改善存储条件

针对声像档案保存所需的恒温、恒湿、防磁、防震、防光等特殊要求，建议各单位设立专门的声像档案室，购置专业防磁柜、影像柜或密闭铁柜，远离光线、磁场，确保档案室保持适宜的温湿度，并定期开展防火、防盗等安全检查，严格确保声像档案安全，延长其使用寿命。

3.5 数据库建设

数据库建设的目标是资源共享，这是档案数字化管理的特征之一，具体方法如下：1）针对档案内容进行分类和整理，以声像档案为例，主要分为图片、音频、视频三种，分类并归档，能为后续检索、使用等活动创造有利条件。2）数据库的建设不是一朝一夕就能完成的，要求管理人员结合本单位的实际情况，分析档案管理的特点和需求。以查询检索为例，可将数据分为时间信息数据库、专题信息数据库、项目工程建设信息数据库等类型，能提高数据库的智能化、人性化。3）将实物档案、声像档案转化为数字化档案后，依然需要占用大量空间，这就要求对数据库定期进行升级，通过扩展内存，提供充足的存储空间。4）对于磁盘数据，划分为近线、离线数据流磁带库两种类型，并根据实际利用情况进行分别存储，能提高空间利用率，降低使用风险。

3.6 提高档案人员档案管理能力

大量的声像材料在一个主题事件中，一般的录像人员可能无法熟练掌握活动的主题，但专职文件管理人员需要有较强的辨别能力，需要能够引导相关人员从大量的声像档案中整理出重要的内容，进而准确地反映信息活动的主题。

4 结语

在科技技术进步快速的时代，以及设备的升级对声像档案，随之产生的各类声像档案的数据也猛增，产生大量声像资料。在网络发达、设备先进的大数据时代下，首先就要在数据源头把控，将原始数据进行定义、分类，通过精准筛选进行归档，加快利用检索的精准度，提高利用效率。其次就要建立、优化声像档案管理系统，确保档案有足够储存空间及利用平台，同时定期做好系统数据的异地备份，确保安全。声像档案管理者应不断加强自身的学习，不断引进先进的管理经验，拓宽科技声像档案数字化的管理思路。在接觸新技术过程中，充分融入和发挥声像图文信息资源的特殊优势，提高声像档案的收集效率，做好检索利用工作。

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