科研生产单位纸质档案数字化前的鉴定工作

史慧娟

档案作为历史的原始记录和凭证对于任何单位都有着十分重要的作用，对科研生产单位来说更是如此。在项目研究过程中所产生的科技档案不仅是产品研制本身过程的记录，同时也是日后产品试制、批产、优化改型的重要依据。更可为日后其他同类产品的研发提供参考与借鉴。故而科技档案的利用率较其他类型档案而言更高，为更好的提供利用，发挥科技档案的价值，原纸质档案的数字化工作就成为必然趋势。当面对众多、繁杂的纸质档案，哪些需要数字化，哪些优先数字化就成为许多科研生产单位在纸质档案数字化时首先要面对的问题。以下就纸质档案数字化前的鉴定工作谈一点个人看法。

1 需数字化的纸质档案的鉴定原则

1.1 精炼原则

为提高纸质档案数字化的效率、同时有效降低数字化的成本，在鉴定时一定要注重精炼原则。如面对不同研制阶段的众多档案应优先扫描转阶段前的最终版本。对构型复杂的科研产品，应优先扫描关重件的产品图样其次是普通件，最后是标准件。技术文件、技术标准等也应优先扫描与转段图样匹配的版本。可研报告、立项批复等如有草稿、定本与正本的之分，仅数字化正本即可；再如正本有多份的情况下，应选择字迹清晰的版本扫描。

1.2 系统性原则

鉴定人员在鉴定时也要考虑科研产品档案的系统性、全面性，必须要保持档案之间的联系。如还在现产的科技档案，其初步设计阶段、详细设计阶段、试验试制阶段、定型阶段、批生产阶段等各阶段档案文件均应数字化，而不能仅保留最新阶段的档案。产品立项的请示件与相应的批复件均应数字化，千万不可因为批复件不是本单位发文就予以数字化。

1.3 效益最大化原则

鉴定中应结合各单位自身实际，力争以最小的投入使有价值的档案能最大限度地发挥作用，这就是效益最大化原则。对于一此历史较长的科研生产单位，建议可以从利用率的角度来及保护珍贵档案的角度考虑档案数字化的优先程度。

2 需数字化的纸质档案的鉴定标准

2.1 内容标准

档案的内容是决定档案价值最重要的因素，所以档案鉴定的首要标准就是内容标准。可以从以下三个角度去判定：1）内容的重要性。主要是指这份档案是指导决策性的档案還是一般说明性档案；是反映项目全面和全局性的档案还是反映项目部分研制情况的档案。在科技档案中举例来说，就是转阶段会议的决策优先于日常例会的决策纪要，总体图优先于部件图，部件图优先于零组件图。2）内容的独特性。这主要是指档案的“独一无二”。例如对单位而言有特殊意见的标识性的产品档案；某一产品中的特殊试验、新的方法、新的材料、新的设计等等。但然这里的独特性也包括“除重”。除了精炼原则中提及的草稿、定本、正本这种情况，还包括一些内容重复的文件，如月度总结、季度总结、年度总结等等，也应按需做删减。

2.2 时间/时效标准

这里的时间是指档案形成的时间，而时效是指档案在业务、法律等方面具有的时效性。对于历史悠久的科研生产单位而言，其产品多种多样，这时就可以从时间/时效这个标准来鉴定需数字化的纸质档案。在研、在产的科技档案优先数字化。一些停产多年，且无维护需求的科技档案就可推后其数字化工作。

2.3 相对价值标准

这是指被鉴定的档案与其他档案相比较有价值。例如前面所说的一些停产多年，且无维护需求的科技档案，这些档案中如果有1949年新中国成立之前的档案，他就比其他档案多出了历史价值，自然相对价值就高，条件许可时可优先数字化。再比如前面所说的月度总结，如果没有这一季的季度总结，那这份月度总结就较其他的相对价值高，先可考虑将其数字化。

3 需数字化的纸质档案的鉴定方法

需数字化的纸质档案最基本的鉴定方法就是直接、具体的审查档案，也就是通常所说的直接鉴定法。这就要求档案鉴定人员逐卷、逐件、逐页的审查档案材料。从上述所说的几个标准方面，全面考查档案的价值，判定是否需要数字化及数字化的优先级别。为了更好、更合理的鉴定档案，除了档案专业的鉴定人员外也可邀请相关产品的设计人员共同参与。鉴定时应先确定这个产品项目的数字化的必要性，然后以案卷为基本单位进行逐卷、逐页鉴定。考虑到一卷案卷内文件的高度联系性与相对完整性，建议在数字化时应按卷扫描。

综上所述，随着计算机、互联网技术的不断发展，档案数字化已成必然。档案馆人员应不断提高自身素质、转变思想，结合现代技术，做好馆藏档案的数字化工作，提升档案的价值，提供更好的利用服务，为公司的科研生产工作提供更多的便利。