商业管理企业全面预算信息化的实践运用与建议

万达商业管理集团有限公司昆明分公司 郭辉

企业通过实施全面预算管理，设定经营目标，规避经营风险，挖掘经营潜能，提高经营效益。随着互联网信息技术的高速发展，财务信息系统已逐步代替了手工账务处理，而全面预算管理信息化作为企业财务信息化的重要组成部分，使预算管理的效率和效果得到大幅提升，对推动公司发展起到了极其重要的作用。

1 实施全面预算管理信息化的重要意义

1.1 保障企业战略目标达成

企业可以通过实施全面预算系统信息化，以固化流程和系统建模的方式，将战略目标进行分解和细化，搭建全业务的预算体系，实现从预算编制、预算合并、预算调整、预算控制、预算分析和预算考核的全过程预算管理需求，确保企业战略和经营目标顺利达成。

1.2 提高企业运营效率

现代企业的全面预算管理具有柔性和多样性的特点，而借助信息系统，有利于企业提高预算编制、执行和分析的效率、准确率以及，减少预算管理工作的时间和成本。同时也可以对各部门的经营活动进行有效整合，提高内部信息的使用效率。

1.3 实时监控经营活动

信息化能保证预算的刚性执行和实时管控，实现指标下达、预算编制、预算执行、预算调整、预算分析以及预算考核等工作目标；能强化企业内部控制，规避经营风险。另外预算管理信息化可以对预算的全过程进行动态监控及分析，通过事前预测、事中控制、事后分析，实现提前预警、防范风险的目标。

1.4 提升管理工作精细度

全面预算管理是全方位、全员、全过程的系统性工作，通过信息系统的运用，将公司预算目标层层分解、落实到单位和个人都可执行的指标，使管理工作细化到各个业务层面，使管理无盲区、无死角，各类预算报表也能提升预算分析质量，减少数据差错，提升企业的精细化管理。

2 全面预算管理信息化实践现状

某商业管理集团一直高度重视全面预算管理信息化工作，从2012年即开始启动全面预算信息系统建设，经过反复研讨以及在工作实践中试行验证，到2018年，各大信息系统架构已逐步完善。商业管理企业所有的财务管理工作都是围绕着收和支两条主线展开，因此广义的全面预算信息化的构建也正是基于收支这条主线进行设计。

2.1 业务系统(前端系统)

(1)收入类系统。某商业管理集团的收入前端系统是资产租赁系统，其功能主要是对收入项目的全流程管控，包括商户信息管理、合同信息管理、收款管理、账单确认、收入凭证推送以及收入类报表查询等，集团已实现了所有的收入都通过线上管控，只要商户、合同、点位等基础信息录入完整准确，则后期的凭证和管理报表全部可以自动生成，大大提升了业务工作和管理效率。

(2)支出类系统。某商业管理集团的支出前端系统有营销活动系统和EHR人资系统两个专项系统，营销活动系统的功能是对企划营销费用进行全流程管控，包括年度营销大纲管理、合同管理、活动执行管理、合同验收、合同关账和付款等，所有的环节全部线上操作，一方面避免了手工操作的出错率，另一方面通过系统的管控降低了资金风险；EHR系统即人力资源系统，主要是对人力成本进行管控，包括工资、社保、公积金等，人员信息、工资标准、人事考勤、个人罚款等全部在系统中归集，工资及福利费用全部实现了线上管控，极大提高了信息集成度，极大减轻了工资核算的工作量。除了上述两个系统，其他成本费用支出是直接在全面预算系统中进行管控，包括能源费用、工程维保类费用、行政办公费用以及个人报销类费用、各类计提费用等，业务部门依据签订的合同在系统中进行录入、付款和完成填报，员工个人在报销手续完成后，由财务部统一将报销数据推送到全面预算系统。

2.2 全面预算管理系统(中间系统)

一般而言，全面预算管理系统主要分为两类：一类是基于“交易型”技术搭建的预算系统，其功能定位就是“填表单，走流程”的运营级业务应用。另一类预算软件是基于多维数据库搭建的，定位于数据分析的决策支持级应用，需要配合其他系统来发挥作用。某商业管理集团的全面预算管理系统有自身的特点，它是偏向于“交易型”全面预算管理系统，但同时也具备了一定的多维数据管理功能，主要功能包括年度预算编制上报、预算完成填报(预算执行)、预算调整和预算分析。全面预算信息系统同时也承担了上述专项系统之外的其他成本费用类的业务管控，而且它是所有前端系统的数据集成，收支所有数据都会汇总到全面预算管理系统，从而形成各类预算管理类报表。

2.3 核算系统(后端系统)

某商业管理集团财务核算使用的是Oracle系统，全面预算系统中的数据推送到Oracle系统中，生成记账凭证，编制财务报表，实现了全面预算数据与财务核算数据的衔接，由于两者数据来源相同，也保证得了核算与预算数据的一致性。

以上三类系统共同作用，形成了商管集团完整的全面预算管理信息系统。

3 全面预算信息化系统问题分析

3.1 系统间数据推送需优化

全面预算管理信息系统的三大类系统是由不同供应商开发，彼此之间并无直接关联，因此在各系统在数据传输方面就必须要开发子模块或者通过外挂系统进行衔接，而每个供应商的技术构造和技术实力存在差异，在实际运用过程中就难免会存在系统间数据抓取不及时或不准确的现象，这也造成了系统间数据核对的工作量巨大，这些问题在系统磨合期间发生的较为频繁，给系统使用人员带来了很大的困扰，也一定程度上增加了系统维护成本，后期通过供应商和公司的共同努力，已经逐步得到改善。

3.2 系统设计需优化

全面预算系统在设计初期，为了适应业务的需要以及与系统对接，在某些环节的设计不太合理，主要体现在两个方面：一是预算科目冗余，预算系统中存在大量不需使用的科目，使得科目查找非常不便；二是预算调整界面不清晰，由于存在滚动预算的影响，在预算调整时，月度预算会根据滚动预算更新，而系统数据交待不清，使得预算调整界面不清晰。

3.3 预算控制不全面

全面预算系统对于预算的过程控制并不全面，由于资产租赁系统是整个商管收入业务的核心系统，系统开发时间更早，且功能强大，因此所有收入类管控和报表全部集中于该系统，由于技术方面的原因，资产租赁系统的数据不能实现实时的、全面的推送到全面预算管理系统，因此全面预算系统无法实现对于收入预算的控制。

3.4 预算分析功能不完善

如前所述，某商业管理集团的全面预算管理系统偏重于交易型，大部分业务在“填表单，走流程”的功能开发较为完善，而对于预算分析和辅助决策的功能开发不足，预算管理报表只有预算执行报表，由于收入数据不能及时传输，因此预算执行报表也不能直接使用，需要进行手工数据加工处理。

4 优化全面预算信息化工作建议

4.1 明确系统定位

企业在规划全面预算管理信息化时，必须结合自身的业务结构和需求，充分评估企业整体信息化的规划，明确全面预算信息系统在整个企业信息系统中的定位，并以此确定预算系统的业务范围，以免定位出现偏差。系统的规划不要盲目追求大而全，在系统搭建初期尽可能选择同一个开发商，即使暂时牺牲一部分业务功能，也要先保证系统的正常使用。

4.2 清晰业务划分

全面预算管理的内容非常广泛，不管最终确定搭建的是独立的一个预算系统，还是与预算系统配套实施的多系统，都难以支撑全面预算管理的要求，一定要做到业务系统、财务系统共同承接全面预算管理的要求。因此，必须要通过预算管理的决策机构，划分和明确每个系统的管理范围和承接的管理要求。

4.3 强化系统维护

除了保持日常的系统维护以外，还需要在集团层面成立系统维护工作小组，搭建与系统供应商之间沟通的桥梁，及时发现和解决系统间的数据勾连问题，要形成定期的会议和不定期的沟通机制，与此同时，还要形成与操作人员的沟通和反馈机制，随时处理一些特殊问题，形成问题解决清单，从而不断完善和该进各系统间的数据整合。

5 结语

总之，大中型企业实施全面预算管理信息化是大势所趋经营。全面预算管理信息化建设工作是一个长期而复杂的过程，需要企业管理者尤其是高层领导的高度重视，科学规划、精心组织、有力推进以及不断优化，才能最大程度地发挥信息系统的作用，为企业管理提升提供强有力的保障。