标准合同在企业合同管理中的基础作用

中铁六局集团北京铁路建设有限公司 刘淑艳

随着经济社会的发展，市场竞争越来越激烈，企业要想在激烈的市场竞争中提高自身的竞争力就必须进行合同风险的防控。企业的合同风险主要体现在企业在制定合同条款时出现疏忽造成合同的纰漏与不严谨、不规范，从而给企业自身带来较大的经济损失或者其他方面的损失，当损失足够大时便会直接影响企业的经济效益。企业在发展中所遇到的这种风险就叫作企业的合同风险。企业为了尽可能地规避合同风险的危害，寻求各种办法，探索更合适的合同方式。标准合同的产生对企业的合同管理工作有诸多益处。这里的标准合同指的就是在企业的内部发布并且能够重复使用，标明了某种类型交易的各种具体条款的标准化的文本合同。

1 标准合同及标准合同的特点

1.1 标准合同的产生

商品经济的发展催生了合同等一系列保障商品交易公平进行的法律因素，合同制度象征着商品经济的新旧形态演变，象征着商品经济时代的愈发成熟[1]。早先的商品交易更多的是仅涉及双方的交易，而时代发展至今天，商品交易的形式更多地趋向于多向交易，并且这种商品交易的过程往往有着连续性的特点。在这样的背景下，合同制度自然是应当与时俱进，适应新兴的交易模式，保障商品经济的发展，促进社会经济硬实力的提升。伴随着这种新的交易模式，标准合同于19世纪产生，并且在社会经济的发展中逐步占据了重要的位置，特别是21世纪以来，标准合同作为企业对自身利益的一种保障方式，越来越广泛地出现在人们的经济社会生活中。

传统的文本合同形式主要包括了特定合同、标准合同以及示范合同。这里的标准合同和示范合同都是可以重复多次使用的。不同的是，示范合同通常作为行政部门和一些国际集团、企业、团体所发布的合同形式，这种合同形式是不要求强制推行及使用的。相反，标准合同是合同的制定方以自身利益为出发点，以最大程度保障自身利益为目的所发布的针对于特定业务的合同形式，这是一种强制推行的文本合同形式。不同于以上两种，特定合同是不能够反复使用的一种合同形式，因为它往往是针对于某一具体事务所起草的合同文书。

1.2 标准合同的特点

现代的商事交易活动越来越注重交易的便捷与安全，企业越来越重视自身的利益最大化。标准合同在制定时极大地体现出了契约定型化特征，即借助商法对双方契约的具体内容的统一化规定，简化合同制定时烦琐的条款细则，这样的话交易双方如果需要续约或者加大交易就会变得简单一些，而且这样的合同可以分类保存，反复在同类交易中使用，极大地满足了现代商事交易规模越来越大，形式越来越复杂的实际情况[2]。标准合同的制定有一个明显的特征，即在合同制定时，由合同的一方慎重考虑自身的利益及综合情况后制定相关合同条款，交易的另外一方并不直接参与合同的制定，交易另一方只是对标准合同的相关条款和规定进行斟酌、选择，可以接受也可以选择拒绝某些条款内容。比标准合同更为偏向合同制定方的一种合同叫做符合合同，这种合同的苛刻之处表现在合同条款不仅由合同制定方决定，而且交易的另一方无权对合同的条款进行选择，另一方只能选择接受或否决全部合同内容，这种合同没有给商事交易的双方留下讨价还价的空间。实际交易中，在铁路以及航空运输的一些领域这种合同形式还是很常见的。拿出这种文本合同的企业一般在业内具有不可替代的地位，对交易另一方来说并没有过多的选择余地。从概念的范畴来讲，符合合同应当属于标准合同的一类，即由单方制定，具有定型化特征，可以反复使用。

通过以上分析，笔者总结了标准合同的几大特点，好让读者更好地了解和区分标准合同的概念及其性质。首先，我们可以确定的是，标准合同是由商事交易中的一方单独事先制定准备的，而不是在双方交流讨论后，经协商更改而制定的文本合同。标准合同的制定方大多是长期且固定提供某些服务、某种商品的公共事业机构，也有可能是一些社会团体或者大型企业[3]。标准合同的这种合同形式广泛地存在于我们的日常经济社会生活中，例如邮政合同就是标准合同的一种，我们在收发邮政包裹时，快递单上都会注明承诺条款以及责任的归属。这是标准合同的一种典型形式，若承诺人在清楚了解相关条款之后同意合同内容，则经签字合同生效。相反，如果合同制定方没有事先让承诺方熟悉和知晓具体的条款内容，则这份合同便不符合标准合同的规定，合同不具有法律效应。其次，标准合同不同于普通合同，标准合同的承诺方不是特定的，它常常服务于一对多的交易模式，合同内容往往不由承诺方的变化而变化，更多地是把不同的承诺方统一到合同承诺者这一个特定的范畴之中[4]。再次，标准合同与生俱来地有着定型化的特征，它普遍地与所有要与合同制定方要约的人群、机构相适应，而作为承诺方这样一个非特定的群体对于合同的内容是无权提出修改和变更的，他们对合同只能选择同意或者完全拒绝，不存在中间状态，在整个合同签订的过程中要约的一方与承诺方的地位是固定的，不能随意发生改变。最后，标准合同通常采用的是书面形式，并通过印刷的方式呈现于相对人易于注意的地方。一些营业场所通常会张贴一些通知或者告示、规定，它们也属于标准合同的一部分，但是又通常没有明确的标准合同文件[5]。

2 标准合同于企业合同管理的作用

北京中铁六局集团北京铁路建设有限公司是我国特大型的建筑施工类型的企业，它和业务相对单一的小型企业在合同管理方面还是有许多不同的。中铁六局的业务涉及施工、采办、设计、筹划等方方面面。在中铁集团推行标准合同的使用，能够在很大程度上避免合同文本内容不恰当引起的合同风险。除此之外，标准合同在这一类企业的推广及使用还能够提高相关合同管理部门的工作效率，加快业务审核进度，降低企业在合同管理方面的成本投入，并且最大程度地保障企业的切身利益不受损害。

标准合同在企业的合同管理中的作用是不容忽视的，标准合同的基础作用主要表现在四个方面。其一，标准合同本就是实际的商事交易中催生的一种更实用的合同模式，它的出现是经过了实际的考量与长期的运用和总结的，具有一定的代表意义。标准合同能够明确清晰地反映出特定交易领域，特定业务范围的基本要求和基本标准。标准合同的制定充分考虑到了合同制定方的合同风险，并且通过严密的逻辑思考，对可能发生的风险作出了预测和规避。标准合同的可重复性极高，加之适用范围又十分广泛，合同的使用频率相对更高一些，这样有效地缩短了交易双方谈合同的时间，从而降低了交易本身的成本，大大提高了交易双方的交易效率。其二，相关企业在商事交易中使用标准合同，能够令自身把握交易的主动权，因标准合同的条款是由要约方单方面制定的，故而在出现合同方面的纠纷时，要约方可以通过合同基本条款的完善来化解纠纷，避免自身利益受到侵害，最终保护企业的经济效益。其三，企业合同管理采取标准化的方式也有助于帮助企业树立规范、公正的企业形象，还会促进企业的合作方对企业的管理持信任的态度，愿意与企业进行交易合作。其四，针对于企业内部合同管理部门的工作人员来说，标准合同能在很大程度上提高他们的工作效率。

总的来说，标准合同的应用是现代商品经济高速发展态势下合同形式发展的必然趋势。对企业来说，它简化签约步骤，节省交易时间，提升交易效率，使得合同内容更加规范，极大降低了要约方的合同风险。但是，万事万物有利益有弊，当前企业的合同管理还存在一些值得注意的问题，当前阶段标准合同的使用以及推广中还有一些弊端显露，这也是值得我们去注意的，笔者在下文中会做更为详细的分析。

3 当前企业在合同管理中的问题分析

当前，众多企业在标准合同的使用以及合同管理中还存在许多不妥当之处。比较明显的就是妨碍到企业的公平竞争；与法律法规的界限不够清晰；合同制定人员业务能力参差不齐，合同条款更新速度慢；不公平的霸王条款的问题。

3.1 妨碍企业的公平竞争

上文也有提到，标准合同的制定方通常是具有垄断地位的大型企业， 正因如此，个别企业在签订合同时，不采用一般合同，而是采用行政机构的标准合同，从而达成保护自身的目的。这样就容易扰乱市场本来的经济秩序，造成市场被分割的现象，更有甚者，利用标准合同强行交易，强行推广自己的服务。

3.2 标准合同与法律法规的界限问题

现阶段，标准合同于一些行政法规的认定还不是特别清楚，这就导致人们会混淆合同文件和行政法规，再加上各种行政法规的出现，有时连行政机构自身都难以分辨，这对标准合同的使用带来了不严谨的负面影响。当前，一些部门政企界限并不清楚，少数行政类的公司存在自己制定标准合同，又将其包装成行政法规的形式去使用的现象。

3.3 条款老旧问题

一些企业寻求一劳永逸的管理方式，疏忽对标准合同的审核与修改也是当前合同管理中的突出问题。不同的项目尽管大体相似，但是细枝末节还是有许多差异之处的，一些企业的合同管理部门常常不够注重对标准合同的更新，对合同风险的总结，导致标准合同不能完全适应实际项目需求。

3.4 霸王条款问题

出于标准制定时自身的特点，标准合同更注重保障合同制定方利益，而承诺方在整个过程中的地位会比较被动。这就导致一些标准合同在制定的时候有很多霸王条款，要约方为尽可能降低自己的风险，将全部责任和风险推给承诺方，忽略自身应当承担的一些责任。这方面的一些例子还是比较多的，例如在一些通讯领域的事例。基于这方面的考虑，企业进行标准合同管理，规范业务的衔接与责任的分担还是十分有必要，且十分重要的。毕竟，霸王条款的出现极有可能削弱合作者的合作积极性，交易讲求的本就是互利共赢、合作双赢，如此才能获得更为长远的发展和更为稳定的合作关系。

4 如何加强企业的标准合同管理

这里，笔者就自己的工作经验及对本行业的一些事例的了解，提出了一些加强企业标准合同管理的建议和措施。

首先，企业在制定标准合同条款的同时，要遵循平等互利、诚信合法的基本准则，不能一味谋求自身利益的最大化而忽略合作方的利益。例如企业在制定施工合同的时候，可以借鉴国内乃至国际已有的相关领域的标准合同作为参考，在对项目进行分析之后，对相应的款进行增添、删减、修改，根据实际情况制定科学合理的标准合同。

其次，企业方面应当重视对相关人员的专业培训，通过聘请专业讲师、增加内部实训等方式切实提高合同条款制定人员的整体业务能力。也只有这样才能有效提升企业的合同管理水平，才能帮助企业完善管理制度，使合同的签订更加保险可靠。另外，一份合格的标准合同在制作时是需要多方面的技术支持的，例如法律、财务以及商务等。这个过程并不是一个单一的部门能够完成的，而是需要多个部门的配合，有针对性地商讨并起草。企业也有必要聘请更为专业的法律人员对合同的制定提供一定的法律支持，保证所制定的标准合同的专业质量。

最后，标准合同的管理不是一劳永逸的，而是一个长期的工作，是一项系统性的工作。合同管理部门在进行标准合同的管理时，要阶段性的制定修改和审查计划，并且按计划定期执行标准合同的风险预估，细节修改等一系列工作。除此之外，合同的具体实施者要与合同的制定者建立畅通的沟通渠道，并形成稳定的交流机制。在标准合同的使用过程中，实施者应当将交易中的实际问题及时反馈给标准合同的制定者，合同具体实施者需要对合同使用中的各种隐患保持敏锐嗅觉，及时洞察到标准合同实际应用于各项业务时的风险点，在发现漏洞与弥补漏洞的过程中，推进标准合同的成熟与规范化。

5 结语

在商品经济大跨越发展的今天，商事交易的规模越来越大，对合同管理的要求也越来越严格。企业在这样的大背景下，要充分结合自身领域的业务特点进行标准合同的制定与后期管理，要通过建立严密的合同管理体系，发挥标准合同对企业整体发展及经济效益提升的积极作用。与此同时，企业要尽可能地规避标准合同管理工作中的一些常见问题，真正让标准合同的推广使用促进现代商品经济的发展。