【摘要】在新时代高速发展背景下,人们的生活、工作与学习方式发生的巨大变化。对此,各学校及其档案管理人员应给予足够重视,及时更新管理理念,积极引用更新颖、更先进的管理策略与手段,构建更适合的信息化管理模式。
【关键词】高中学校;档案网络信息化;管理研究
【中图分类号】G623.3 【文献标识码】A
一、高中学校档案管理现状分析
首先,高中學校档案管理的工作量相对较低,但效率却一直难以得到显著提升。尤其是在高中学校不断扩大招生规模之后,学生数量大幅度增加,而在此阶段,学生不论是转学还是辍学等问题的产生都会导致档案管理工作量的不断增加。一直引用传统管理方式,不仅会耗费大量时间与精力,枯燥的工作内容与方式也会导致其人员出现诸多错误,既不利于管理工作效率的进一步提升,也难以为信息的真实有效性提供保障;其次,档案信息查找、使用上也存在诸多难题,程序的更新、维护也极为繁琐。同时,再加上相关工作人员综合素质相对较低,难以适应新时期档案管理工作提出的实际需求,无法保证工作质量。
二、高中档案实施信息化管理的必要性
一、高中档案信息化管理的有效实施能够促进档案信息保密性的进一步提升。主要是因为计算机的保密系统能够从不同层面来促进高中档案信息保密性的不断增强。基于计算机也能够将相关信息做成单份来促进信息收集、整理质量的大幅度提升;二、档案管理信息化的有效实施,能够促进高中档案管理工作效率的大幅度提升。在实际工作中,相关工作人员可以摆脱纸张方面的种种限制,更便捷地完成信息的录入与更改,既有助于促进档案管理工作水平的进一步提升,也能够有效避免因为更改信息而不断产生纸张浪费。此外,通过计算机等技术手段的科学引用,能够省去文件装订、打印等程序,能够使档案管理人员的工作量大幅度降低,节省了成本。
三、高中学校档案网络信息化管理
(一)增强学校领导对档案管理的重视
为了从整体上来增强领导的重视程度,档案管理工作的负责人员可以从不同角度来为领导分析自己部门的工作内容,或者是定期向领导交一份工作内容及相关计划书,使得领导可以从不同角度来加强对档案工作内容、重要性的深入认识,以此来引起、增强其对档案管理工作的重视。同时,档案管理部门的领导者还要从不同角度来积极鼓励本部员工积极参与各项培训活动,使其能够从内心认识到认真落实各项档案管理工作的意义。
(二)注重学校档案管理工作的重心转移
对于高中学校档案管理来讲,需要逐渐将其工作重心向信息化加工领域转移,而不是将档案管理工作单纯的视为对相关信息资料的保存。转移重心的主要目的是为了最大限度地避免出现档案信息错误录入情况,也只有为其档案信息的正确性提供有力保证,才能够将其作用、价值充分发挥出来。
通过不断加强档案信息的信息化加工,积极引用各种先进的网络信息化管理手段,能够对档案信息管理工作做出进一步规范,充分体现其各项工作的科学性。同时,信息网络的智能化也能够对输入的档案信息结果做出智能化分析,提示可能存在的信息错误,高效完成二次信息检测;档案管理人员在查阅档案过程中,也不需要亲自进入到档案的保存地点来翻阅档案原件,只需要调取网络上的相关数据资源即可,能够快速、简洁地完成查阅、更新档案信息的工作,促进其工作水平的提升。尤其是对于学生档案管理来讲,在实施信息化管理之后,能够为其完整性、连续性提供有力保障。而在此基础上打印出来的档案信息纸质档文件,既可以在格式方面实现标准统一,也能够更清晰地呈现相关信息。
(三)重视学校档案服务潜在价值的挖掘
学校档案与资源存在着密切联系,很多信息都存在相应档案之中,而最初要加强档案管理的主要目的也是为了给学校的经营管理、建设发展提供更优质的服务。但就目前来看,大多数高中学校档案管理者都侧重于管理这一方面,很少会重视起资源利用方面的深入分析。对此,应注重学校档案服务价值的深入挖掘,只有将学校档案服务潜能全面挖掘出来,才能够探索出更新颖、多样化的资源开发、利用思路,才能够为档案价值的充分发挥提供有力支持。对此,档案管理人员应懂得深层次开发档案资源,将其更好地向领导、各处室,进行传递,使档案服务内容得到不断丰富,更好地服务与教育教学工作。在档案管理工作信息化建设过程中,其管理人员应本校独有的一系列原始信息的科学引用,针对性整理、调整相关信息,使其能够成为使用的教学档案信息,使其能够逐渐成为具有具有一定权威性的教学信息。进而使得学校领导、相关部门以及学校外来人士提供更便捷的了解学校的路径。
为了尽可能发掘档案的潜在价值,更有效地为当前的学校工作服务,在当前管理中需要应用辩证法的原则,这样可以处理好多和少、静态和动态、整体和个体的关系。每个档案都有着一定的特点,需要在整体管理中实现管理的网络化和信息化,重视每个档案的具体性,并且不能忽略整体的普遍性,在检索、编目和收集中需要重视整体和个体的统一。在引入信息技术之后,原来静态的档案具有一定的动态性,成为活跃的资料内容,可以为学校当前的工作服务。所以,在管理中需要重视档案的动态性,让学校的财务管理、人事管理、学籍管理人员能够有效使用档案开展工作。这些档案需要进行持续的修订和更新,这样可以提升档案资料的及时性和实效性,应用这样的辩证原则能够深度发掘档案的价值。
(四)加强基础设施建设,创新服务手段
首先,基础设施能够为档案管理信息化的有效落实提供有力支持,对此,各高中学校应给予足够重视,结合具体情况,适当增加对档案管理部门的投入,进一步优化计算机软件、扫描仪等基础设施建设,且要结合学校不同阶段的档案管理要求来进行相关数据库的构建,为档案信息的手机、整理提供一定便捷,促进档案管理软件实效性、针对性的显著提升。条件允许的学校可以和软件工作合作开发更适合自身需求的档案管理软件,以此来促进档案管理质量、效率的大幅度提升。
其次,针对服务手段的创新探索,以及现代化档案管理模式的科学构建来讲。为了紧跟新时代发展脚步,档案管理信息化建设也要坚持与时俱进,重视网络、各种平台的科学引用来获取丰富信息,为此,档案管理部门应注重档案管理模式的创新探索、应用研究,注重新颖、多样化服务手段的科学引用,使档案管理内容能够得到不断丰富,为高中档案管理提供具有显著现代化、信息化优势特点的档案管理模式。
(五)管理人员应注重信息系统的科学灵活引用
在信息时代高速发展背景下,大多数学校档案载体都逐渐由传统纸质档案向电子档案方向转变,电子档案形式也是丰富多样的。除了从纸质到电子之间发生的巨大变化之外,学校办学规模的进一步扩大、格局逐渐发生改变,也会导致档案种类的不断增加,以及时间跨度的不断拓展等,这些都会在一定程度上给各项档案管理工作的有效落实增加很大难度,迎来了新一轮的发展挑战。对此,各高中学校应给予足够重视,注重档案管理信息系统的科学利用。若能够促进档案管理人员信息系统利用水平的进一步提升,不仅能够给各项工作带来诸多便利,在实际整理过程中,既可以省掉诸多时间与精力,也能够通过计算机技术的直接引用来给予妥善处理,不需要人为地一个一个进行检测,以促进工作效果与效率的大幅度提升。
(六)完善信息安全保障体系,提示人员业务素质
首先,针对信息安全保障体系的构建与完善来讲。为档案信息安全提供有力保障也是档案管理工作的主要内容。同时,其工作人员还要及时对档案信息进行备份,进一步提升自身安全意识,始终坚持对档案信息的严格保密。除此之外,学校也可以针对档案信息工作内容来进行责任机制的科学构建,真正将各项责任落实到个人,使档案信息安全能够获得有力保障,促进高中学校档案管理信息化水平的进一步提升。
其次,档案管理人员作为档案管理主体。对此,为了进一步生信息化档案管理水平,应充分重视相关工作人员综合素质、业务水平的显著提升,真正实现无纸化办公。而要想真正实现无纸化办公,在紧跟时代发展脚步、提升技术应用水平的基础上,要将绿色环保理念充分体现出来。信息技术是实现无纸化办公的主要路径,能够为档案管理信息化推进提供有力支持。为此,档案管理人员应注重计算机基础知识的熟练掌握,实现对计算机技术的灵活应用,注重自身认知视野的进一步拓展,全面适应社会高速发展需求,探索出更适合本校的档案管理模式,促进档案管理质量、效率的大幅度提升。
综上所述,加强网络信息化管理建设,既可以跟紧时代发展步伐,也能够促进管理工作质量、效率的大幅度提示,为工作人员尽可能地减轻工作负担。对此,为了给学校的经营管理提供有力参考资料,将档案信息资源的利用共享价值充分发挥出来,各学校应不断整合各方力量加强网络信息化管理体系的构建,更全面、高效且有序地落实各项管理工作。
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作者简介:蔡菊(1976-),女,汉族,江苏新沂人,教师管理员,本科,研究方向:档案管理。