商业银行财务系统业务流程优化的设想与建议——基于中行财务系统的分析

吴飞虹

财务系统（FMS）是中行IT 蓝图项目的重要子项目，是中行在外购成熟的Oracle EBS 财务管理系统的基础上，结合本行财务工作的实际需求开发形成的涵盖了资本性支出和费用支出管理的特色化系统。该系统整合了原有的固定资产管理系统、递延资产管理系统、经费报销财务软件，并增加了员工报销、采购和库存两大模块，以业务流程自动触发会计核算，实现项目从采购发起、付款报账、报销查询、付款查询、明细核算等工作的全过程的管理。可以说，财务系统的上线，是一种以先进信息技术为手段，以账务处理一体化为核心，以简化流程、提高效率为目标的集约化和现代化的财务管理模式。它既是一种管理理念的革新，又是一次信息技术的系统升级。本文在分析财务系统运行模式现状与不足的基础上，根据业务处理流程优化的实际需求，利用移动互联及系统集成等信息技术手段，对现有财务报账模式优化提出设想思路和完善建议，以此实现报销审批电子化、预算管控系统化、模块信息共享化、财务监督内嵌化的流程再造模式，提高财务工作的精细化水平，强化财务监督的全面控制能力，进而促进财务管理整体运作效率的提升。

一、财务系统运行现状及存在的局限

（一）财务系统运行现状

中行财务系统（FMS 系统）于2009 年3 月在河北省分行投产试点成功，于2010 年9 月开始在××省各分行推广运行，并在2015 年4 月实现了全省财务系统的逻辑上收，由省行集中履行财务系统的审核、付款及运维等系统功能，统一负责全辖财务费用报销工作，实现财务管理业务流程、会计核算以及费用管理的规范化、标准化和统一化，对于提高财务管理的效率发挥了重要作用。主要表现在以下几方面：

1、实现费用审核的统一化。财务系统逻辑上收省行后，由省行专职复核和内审团队负责全省费用报销凭证的审核和入账工作，统一了费用报销的审核标准，规范了全省费用开支的列帐，杜绝了因各行财务人员政策理解偏差、财务专业能力及审核尺度不一导致的费用报销不合规的现象，强化了费用真实性、合法性和合规性的管控。

2、实现付款方式的电子化。财务系统上收省行后，费用对外支付统一采用网银支付方式，分行在费用报销支付上实现了快速、低成本、安全的资金结算。通过在财务中心设置企业网银客户端，将原本依赖于营业部的对外支付转变为由财务中心主动付款，网银系统直接与中国人民银行大小额支付系统对接，无论是同城转账还是异地电汇、对公或是对私付款均能及时、准确到账，极大提高资金周转速度，也减轻财务人员的工作压力，有效保证资金的及时到位。此外，报销资金支付到员工账户的同时伴有短信入账通知功能，在缩短员工报销等待时间的同时也提升了服务体验，有利于中后台更好地服务于前台、服务于员工。

3、实现凭证存储的信息化。财务系统上收省行前，尚未实现报销凭证信息的电子存储。财务人员查询相关报销凭证的原始资料时，必须在系统内先查询电子记账凭证的相关编号后，再到档案库手工翻找原始单据，人工翻帐查找实为不易。上收省行后，报销凭证及相关支持性材料皆扫描存储至财务系统进行电子归档，财务人员需查询相关报销凭证原始单据时，只需从系统影像平台调阅便可一目了然，大大节省了查询时间，也提高了信息传递的效率。

4、实现系统管理的规范化。财务系统逻辑上收后，省行通过制度建设和相应管理办法的出台，对系统的用户职责和权限、费用审核和付款、暂收暂付款、运维、对账等环节的运行管理进一步加以规范。由于系统角色定位明确、岗位职责权限清晰、操作管理流程固化，财务费用报销的各项工作最大限度地减少人为因素的干扰，促进财务系统管理迈入更加规范和标准的轨道，提升财务工作整体水平。

（二）财务报销的基本流程

网上报销是财务系统的常用功能模块，也是财务报账流程顺畅与否的主体部分，其现有基本业务操作流程主要分为以下几个步骤：

第一步：报销人员根据不同的业务类型手工填写报销单，包括费用种类、金额以及供应商等相关信息，整理粘贴原始发票及支持性证明材料，逐个按权限递交审批人签字。

第二步：报销审批手续完成并经部门报销专管员初审合格后，报销金额在5 万元以下的费用需登陆财务系统创建费用报表，录入报销信息，包括费用类别、金额以及供应商等信息，无误后提交系统内设部门经理审批。

第三步：部门经理在系统内对费用事项的合理合规性进行审批后流转至财务专管员。

第四步：部门报销专管员携带纸质报销原始单据至财务部门，经财务专管员对报销凭证的完备性和有效性审核后，5 万元以下的报销费用凭证直接扫描上传系统影像平台；5 万元以上的报销费用凭证由财务专管员手工录入发票信息后再扫描上传影像平台，提交省行财务复核员审核。

第五步：省行复核完毕后导入系统账务处理，由付款人员完成报销费用的电子支付。

（三）财务系统运行存在的局限

财务系统虽已基本建立起信息化的网络应用平台，但伴随财务精细化的管理升级以及数据信息拓展共享的需求，现有业务操作流程和系统技术功能均不能有效满足自动高效、顺畅便捷的运行服务要求，主要的局限表现为以下几点：

1、报销单据填写不规范

财务费用报销包括固定资产、工资性费用、福利费以及业务费用等分类，业务费用报销中还包括差旅费、宣传费以及招待费等众多品目，不同的报销项目对报销申请表的填写格式和要求不同。报销申请表采用纸质手工填写方式时，报销人员常常因标准掌握不准确、填写不完整等原因，造成报销申请表填报错误，经财务专管员审核后需退报至报销人员重新填写和签批。为此报销人员往返办理，延迟了费用报销进度，降低了财务报销效率，也不利于财务规范管理。

2、报销面签效率不高

分行财务支出管理制度对各类费用报销支出的审批权限进行了明确规定，主要包括各级部门负责人、财务负责人、归口部门负责人以及财务分管行长等层级。虽然财务系统内设了报销费用的层级审批链条，但由于实施线上审批时负责人不能在系统内查看到原始报销单据材料，造成系统内设的报销审批流程基本流于形式。在实际操作中报销单据的审批仍延用传统的纸质面签形式，每一笔报销业务都需要相关负责人层层审批。为此，报销人员经常因为负责人外出而往返跑签，消耗大量时间和精力，负责人也常常饱受报销人员审批签字的打扰而不能集中精力办公，报销审批的整体质量和效率都不高。同时在纸质审批操作中，财务人员实际也难以识辩有权审批人签字的真伪，对报销审批的有效性不能真实度量。

3、费用预算控制效果不佳

现阶段，财务系统内置预算模块并未启用，系统在接收报销费用信息后无法识别各类费用支出是否超出预算管控，特别是招待费、宣传费、交通工具和办公用品等专项额定费用支出。报销人员常因费用额度超支原因遭受报销单据的退报，引发对报销服务质量的不满。因此，如何无缝对接各类费用列支的预算管控，发挥系统录入环节的预算事前控制功能，是财务系统流程优化的重要一环。

4、电子发票仍依赖手工管控

电子发票是国家税务总局与2015 年12 月1日起正式推出的具有法律效力的新式票种。该发票可由报销人员自行打印版式文件纸质发票做为原始凭证，且下载打印次数不受限制，这就意味着财务人员难以对电子发票真伪进行识别，存在重复报销的风险。对于电子发票重复报销的管控，目前分行财务系统尚未实现自动识别与控制，仍依赖于手工电子台账记录排查。通过财务人员在Excel 表格中手工统一录入电子发票编码，并从中筛选排除相同的发票编码，以此防范电子发票重复报销的问题。因此，随着电子发票的普遍推广运用，如何对电子发票进行高效查验，将成为财务系统亟待解决的问题之一。

5、财务内控审核依赖人工

从费用报销审核看，财务人员接到费用报销申报表时，即要审核表上每项数据填写的准确性和完整性，又要审核审批签字的权限和完备性，还要审核票据的有效性以及支持性材料齐全与否，人工操作的整体负荷量较高。同时，由于财务人员审核票据时，往往依赖于个人工作经验、专业水平、长期习惯以及职业判断能力等，不同业务素质的财务人员对同项业务的理解与判断会不同，执行过程中难免会产生不同偏差，在一定程度上也影响财务报销工作的严密性和准确性。

6、系统模块信息不共享

目前，财务系统中包含网上报销模块、预算模块、资产模块、实物管理模块以及总账模块等，各模块间数据信息彼此孤立，形成信息孤岛。这就造成业务操作时，模块间的信息不能形成协同关联效应，影响财务系统的运行效率。比如，财务系统中包含资产模块和实物管理两大模块，资产模块由财务中心人员负责资产卡片的新增、注销等财务核算管理，实物管理模块由各条线实物保管人员负责资产的出入库管理。两大模块间的数据信息未能形成共享，实物管理模块的库存资产信息与资产模块的财务数据无法自动核对，在实物管理模块生成的资产序列号编号也必须由财务人员手工录入，不能将库存模块的资产出入库信息通过系统关联带入至资产模块，自动根据出入库信息生成资产卡片。既减轻财务中心人员手工操作工作量，又可降低人为信息录入的差错率，有效提高了财务系统的运作效率。

二、财务系统流程优化的设想

业务流程优化是指对现有工作流程的梳理、完善和改进的过程，它不是单纯追求某个或若干个环节的局部优化，而是从本质上反思业务流程，强调各个环节的有机关联，从而使整体业务全流程发挥最优的效用。因此，分行财务系统的流程优化应在坚持人本主义、信息共享的前提下，以数字信息技术升级为重要依托和手段，规范填单标准、优化系统审批，凝练财务报销流程。同时将预算管控和财务监督职能内嵌于业务模块，通过系统流程自动触发控制，实现全程监督和反馈，拓展财务系统的应用深度。最终达到减轻财务人员的工作负荷、提高财务报账效率的目的，有效将业务流程与财务管理紧密联接整合，实现财务系统从核算型向管理型的转变。具体思路是消除现有流程中繁琐低效的弊端，减少不增值流程，运用移动通讯和网络信息技术改善关键作业环节，实现自动高效的系统处理，进而对报销流程进行重组和优化设计。主要包括以下几方面：

（一）录入管理

录入管理是财务系统最基本也是最主要的优化功能。原有财务系统执行手工填写报销申请表的操作，导致报销单据填写不规范、审批流程繁琐以及人工审核工作量大等诸多问题。优化后的系统录入功能，可针对报销业务不同特点设置各类报销申请表格式，通过内嵌表单填写标准规范，设置人性化填报向导，实现规章制度“数字化”的植入，避免了人为的填报错误。报销人员只需按表单要求，就可直观填写好基本信息和实际报销金额，系统根据审核规则智能审核，并自动生成报销单据，提高了报销信息的规范性和准确性。报销信息录入系统后，将记录存储在财务系统的数据库中，系统自动从原始业务的初始信息生成扩充会计核算信息。同时以参数的形式嵌入我行财务报销管理标准，固化报销业务审核的关键控制点，比如招待费公务接待和商务接待的人均标准，差旅费补贴标准等，将申报、审核、计算、审批和核算各项数据源高度整合融入到财务系统，极大地节省了财务人员人工审核的时间和精力，减少报销凭证制单和审核过程的差错，有效地提升财务费用报销质量。

（二）审批管理

将财务报销的审批流程进行电子化流转，真正实现网上报销签批功能。员工可打破时空局限，随时随地通过财务系统提交报销申请表；系统通过签字权限的控制，自动识别提交至相应审批人的邮箱并发送提醒信息；审批人根据系统提示，审阅报销申请表和电子凭证附件后，采用电子签名方式实现无纸化签批；系统自动将审批结果发送信息通知申请人网报界面。通过实现网上电子审批，一方面可简化报销人纸质审批的往返奔波，加快报账审批的流转速度；另一方面，审批人可以实时或集中进行网上签批，增强工作自主性，进而实现双向互赢。此外，我行还可要利用移动通信的便利技术，将财务系统与移动报销的APP 软件相连接，审批人可不受时间和地点的约束，随时随地登录移动端报销系统实施移动电子审批，由被动式审批转变为主动式审批，有效缩短审批周期。

（三）额度管理

为了更合理的控制费用、管理财务，符合上级行费用管控标准要求。优化后的财务系统可设有专门的数据库用于维护费用额度管理，由各二级分行管理员根据本行费用额度管理需求，按照人员、网点及费用子目等在系统中维护或批量上传额度信息。当报销人员在系统内填写申请表时，系统自动将其报销金额控制在额度范围内，超限额的报销均无法实现录入。目前分行报销业务规定额度管控的包括招待费、交通工具费用、办公用品费用等，额度控制功能能够辅助财务人员精准管理费用，无需花费大量的精力统计和查询某一报销是否超出额度。通过财务系统的功能延伸和交互，将分行大成本费用管理细化并优化为小成本支出控制。

（四）配置管理

1、配置费用核算的子目明细：为了获取更加准确、规范的收支分析，对系统现有费用核算码项下的支出进一步细化，通过更加明细的支出核算获取更加规范、清晰的财务支出数据，进而有利于充分挖掘数据背后的管理价值，为全行战略决策提供可靠依据。比如，在停车过路费核算码项下再增设各类支出子目，包括停车费、过路费以及车位租赁费等；在宣传费核算码下再设定各类支出子目，包括宣传品、宣传折页、宣传标识、宣传策划费等。

2、配置报销查询功能：现有财务系统支持报销人员在发起报销申请界面中查询本人报销项目时时节点进展情况，即报销项目跟随系统流程的运转推进，自动更新显示该笔费用的报销状态，比如已提交、等待经理审批、等待财务审核、等待付款、资金已支付等。但对于财务部门人员却无法掌握系统内本机构项下的所有报销项目的进度信息。因此，优化后的财务系统应完善财务人员对报销项目状态信息的查询功能，通过提交指定时间段的报销查询请求，经系统运行后以报表明细的形式向财务人员反馈展示报销业务的流程状态，有利于财务人员对财务报销信息及时掌握，清晰可见有多少报销项目尚未审批、复核、入账和付款等，将报销业务的统计分析提前至入账之前，进而增加了报销流程的透明度，实现了对财务系统报销全流程的监督和反馈。

3、配置费用分析功能：通过提交运行请求，系统以列表的形式可实现对不同核算码费用列支的预算数据、实际数据以及上期及同期数据的对比分析；可以对纳入财务系统中录入的报销基本信息进行穿透查询，比如每笔差旅费的出差地点、乘坐工具、出差人数等；可以对一定时期内报销业务数据进行汇总分析，如每个员工的每年出差次数、经常出差的地点、每年交通费用等，每辆汽车的维修次数、汽油消耗数等，通过对业务数据、报销基本信息数据的分析整理研究，可以为分行业务费用的管控提供有用的分析数据资料，提出针对性的管理措施，真正实现财务系统向管理型会计转变，为分行的费用配置决策提供参考依据。

4、配置自动运维功能：现有财务系统对报销用户密码锁定、供应商付款信息的采集等，均采用人工手动在系统内重置运维维护。既在无形中加大了财务人员工作量，也极不方便报销人员的使用和操作。优化后的财务系统，可将报销人员在EHR 系统中录入的手机号码与网报系统实行自动关联，当报销人员登录密码遗忘时，系统会自动发送验证码信息至员工关联手机，实现员工自助密码重置功能。对于供应商付款信息的采集，在报销人员填写电子报销申请表单时，系统自动收集记录相关字段信息，节省人工手动维护操作。

（五）权限管理

1、网报层级审批权限：将网上报销审批人权限根据费用支出性质和金额，以预设的方式内置于网上报销模块内，同时将预算数据、报销标准等关键内控节点固化于系统中，并通过电子流程强制执行不同管理层的分级审批权限，规避了越级审批、遗漏审批、超标准审批、超预算审批以及代为签字等风险，实现了标准、高效的财务支出内控管理。比如，业务费用单项金额在5 千元以下开支由部门主任单人审批;单项金额在5 千元（含）以上，5 万元以下开支由部门主任双人审批；5 万元（含）以上、20 万元以下开支项目，还须经分管行领导审批，20 万元（含）以上由分管财务行领导为最终审批人。

2、归口费用审批权限：将网上报销审批权限与职能部门履职相结合，归口管理部门按照职能分工的原则，负责其统筹分管事务的财务支出审批，财务管理部则负责全部开支事项的审批，以便更好的加强监督管理。比如，购买办公用品费用支出由办公室归口管理，涉及此项费用报销时需办公室负责人签批，同理购买电子耗材的费用支出需归口部门信息科技部负责人签批。

（六）安全管理

信息系统的鲜明特点就是安全性，也是财务系统运行的关键所在。因此，为保证财务报销信息的安全，避免遭受非法入侵的破坏，财务系统需建立防护墙隔离，设置严格的授权准入制度、访问控制制度以及网关保护措施等，实现信息数据加密，最大限度地防范系统攻击和信息窃取，防护数据信息泄露，以此全面保障财务系统的安全性。

综上，优化后财务系统流程形成一个多赢的局面。对于员工而言，可以时时查询报销进度，免去线下多次往返跑签的烦恼；对于领导而言，可以不受时间和空间的限制，自由安排审批时间；对于财务人员而言，网上报销系统规范了报销申请表的内容，预制了报销标准和必填字段，大大简化了人工审核的工作量。

三、财务系统业务流程优化的建议

财务系统流程优化是一个循序渐进的过程，需要各部门间的相互协作，不仅能解决现行系统模式的诸多局限，而且将有效的财务管控内置融入到系统中，借助强大的数据库资源为管理者提供给各类决策依据，为智能财务监督提供强大的内部支撑力量。财务系统建设也逐步从数字化、信息化和智能化发展到智慧化，真正实现数据填写标准化、审批签名电子化、流程处理主动化、业务活动高效化、财务管理规范化的优化目标。

（一）优化网上报销业务流程

随着网络信息技术的进步，财务系统的网上报销模块应与时俱进，不断完善和优化，实现报销单提交、费用审批、财务审核及资金支付等覆盖全流程的信息化操作模式，切实解决财务费用报销难的问题困境，为简化费用报销流程、提高财务管理效率提供有力支持和保证，真正实现财务系统的电子化、网络化和规范化。优化后的业务操作流程主要分为以下几个步骤：

第一步：改变现有报销单据手工填单模式，由报销人员直接登陆网上报销系统，根据业务类型选择不同类型的费用报销申请表模板，如供应商费用、差旅费、借款及其他费用报销表单，然后通过“点选”操作在线上“傻瓜式”填制报销单，包括报销金额、用途、关键字信息以及支付信息等内容。填写完毕后系统自动对必填项和固定格式的数据进行检验，并自动核算金额，设定预算控制的费用项目，系统同时自动检验是否在预算金额之内。无误后，点击提交至部门报销专管员初审，同时附送邮件通知。

第二步：部门报销专管员对报销表单及原始单据等支持性材料核对无误后，扫描上传表单，通过系统确认自动汇总生成报销封面和表单编号，并流转至部门主任审批，同时附送邮件通知。

第三步：部门审批人登录系统界面，通过影像平台获取报销项目的电子报销申请表及相关单据附件，审核后在申请表中签批审核意见及电子签名。同意后系统将按照费用项目类型和金额大小，自动判断逐级流转至财务管理部、费用归口部门（如果是归口费用）及下一级审批人，最终实现该笔报销费用全流程的审批。当某一节点的审批未予通过时，报销申请单自动退回至报销人进行修改，重新提交后可直接跳转至该节点并进行下一级审批，无需重复进行审批。最终系统全部审批通过后流转至财务专管员。

第四步：部门报销专管员携带纸质报销原始单据至财务部门，经财务专管员对报销凭证的完备性和有效性审核并与系统核对一致后，提交分行财务复核员审核。

第五步：分行复核完毕后导入系统账务处理，由付款人员完成报销费用的电子支付。

（二）优化电子发票查验功能

伴随电子发票的普及和推广使用，为了有效加强对电子发票报销的管控，防范重复报销问题，分行财务系统可增设电子发票查验平台。利用先进的二维码扫描技术，扫描电子发票上的二维码后获取字符串信息，包括电子发票的发票号码、发票代码、校验码等内容，将其作为电子发票查验的标识信息，并且对电子发票的报销状态进行查验，对连号发票报销给予预警，减轻财务人员手工登记的工作量。平台的核心在于实现电子发票的自动收集、查验、管理和报销，利用信息化方式实现高效且快捷的发票查验工作，减少人工查验成本，提高财务报账的效率与准确度。

（三）优化预算系统控制功能

将费用开支的预算明细数据无缝对接于财务系统，使得网上报销信息录入环节就能充分发挥预算的事前控制功能。报销人员登录网上报销系统填写报销金额时，系统会先行提示报销人员该报销项目项下的部门可用预算额度。如果超额则无法执行具体报销申请表的填写，并同时发出系统预警。如果存有余额，则报销人员提交报销申请表后，系统会自动从可用额度中冻结该笔资金额度。当该笔报销单经财务审核系统入账后，冻结的额度将伴随会计凭证的生成予以解冻、同时扣减可用预算额度。若该笔报销单尚未账务处理同时又有他人申报同类报销项目时，系统也会清晰显示已经冻结尚未入账的金额以及扣除冻结金额尚可使用的项目余额。通过系统控制，实现对费用预算进度的自动管控，极大地提高了财务工作效率。对于报销人员可以时时查询可用费用额度，便于报销部门统筹合理安排开支；财务人员也无需登记核查预算项目的费用管控，只需做好相关报销原始凭证的审核工作，降低了手工统计操作的差错率。

（四）优化财务系统服务机制

在财务系统网上报销平台设置智能自助解答服务，财务中心可将分行财务费用报销制度规定、报销中常见问题及注意事项按序分类后上传平台，报销人员根据自己的需求选择序号问题后，系统给予自动解答，减少了财务人员人工解答的工作量。此外，财务部门还可将定期梳理的常见问题，通过滚动条形式发布，引起报销人员的关注，确保及时传递管理要求，杜绝同类问题的重犯，也提高报销人员对财务工作的理解和支持，在避免繁琐沟通的同时提升服务的满意度。

（五）优化系统协同关联功能

要提高系统运行效率，实现业务流程的优化，就必须加强财务系统的集成功能，实现模块间信息资源的有效整合和充分利用。建议优化后的系统可借助“事件驱动”模式，在业务活动发生时将业务数据输入财务系统，通过业务规则和信息处理规则将物理上分散的多个数据库在逻辑上生成集成信息，实现数据源的共享。比如，将财务系统中的实物管理模块与资产模块实现对接。实物管理部门在实物模块录入新购资产的物料编码、单价、数量、领用单位等出入库信息并生成资产序列编号后，财务人员便可根据实物部门提供的出入库单据编码，自动生成资产卡片，实现了实物模块与资产模块间信息交互，有效保证了系统间资产实物与账目核算数据信息的一致可比。又如，可在分行财务系统中增设合同管理模块。报销部门在系统中录入合同关键信息，扫描上传合同纸质件和法律合规部门的意见书，经财务部门审核后系统自动生成合同编号。报销人员每次报销时只需输入合同编号后，系统会自动集成显示合同模块中该笔合同的扫描件，无需报销人员每次重复扫描和纸质件的重复递交，有效节省人财物的消耗。此举也有利于分行印花税信息数据的准确采集，减少涉税风险。可见，从整个财务系统来看，优化后的系统流程将极大促进了财务内控制度的信息化建设。