政府采购项目档案管理的信息化发展探讨

王蓓蓓

中图分类号：F272 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）3-107-02

摘 要 如何管理政府采购项目的档案是一个难题，我们同时也面临着如何保护利用这种资源的困扰。本文主要论述了，目前对于政府采购项目存在的问题以及在信息化时代怎样使用合理的对策来解决相应的问题。在不断促进政府采购项目档案管理工作质量和效率的同时，使得这项工作更加规范、效率、信息。在现代科学技术不断的成长和发展的状况下，信息技术就为政府采购项目档案管理提出了更好的办法，所以说，在目前的经济状况下，不断推进政府采购档案管理的信息化是重中之重。

关键词 政府采购项目 档案管理 信息化发展

在经济不断的发展之下，信息技术也紧随其后，我们所获得的信息日益庞大，过去的政府采购项目的档案管理的方式方法已经不适应现在的需求。所以，把信息技术应用于政府采购档案管理之中就显得十分重要。社会对于这份工作是有着十足的期望的，所以我们更要逐渐创兴我们对政府采购项目档案的管理方式。政府采购项目档案的信息化就是意味着建立政府采購项目档案信息的数据化、一体式以及网络连接化。

一、实现政府采购项目档案管理的信息化的价值与意义

政府采购项目档案是可以真实反映整个政府采购过程及结果的重要依据，所以对它的管理尤为重要，要想不断的优化这项工作，提高工作的质量和效率，就要把信息化加入到政府采购项目档案管理之中去，社会不断的发展也就意味着我们的将使用更加先进的管理方式，对于档案管理的工作来说，是有推动作用的，使之向着更长远的方向发展。所以说，信息技术与政府档案管理结合是必然的。

（一）发挥信息技术无可替代的作用，使得工作质量得到大幅的提升

信息化技术应用在政府采购项目档案管理中表现出来的作用最明显的就是合理的档案分类和查找，大大降低了失误性，提高了准确性。信息技术在云端可以对已有的档案定期的进行备份，也避免的档案遗失的可能性，实现了政府工作的持续性的发展。在现代不断信息化的大趋势之下，政府采购项目档案管理的工作当然也不能落后时代步伐，实现政府采购档案管理信息化是必定之举。

（二）政府采购档案管理工作是政府实现有力的采购监督、实现政府部门的内部监督的基础

在改革不断的深入发展的情况之下，我们对政府采购工作要求也不断增高，特别是对政府的采购管理的工作来说，变革旧的管理方式，信息技术就很好的实现了不同地域、不同行业以及部门的联合采购的信息管理。在以往的采购档案管理的方式是很难在适应于现在的管理工作要求的，传统方法使得人力物力都造成了巨大的损失和浪费。使用信息化技术进行数据的调整的是十分便利的。

二、政府采购项目档案管理工作中存在的问题

（一）老旧的政府采购项目的档案管理办法管理水平低

直到目前，政府采购项目档案管理工作还是依然存在着许许多多的问题有待解决，在这些问题之中，最为突出的就是管理模式相较来说是十分的落后。在一般的情况之下，我们政府采购项目的管理工作基本上都是办公人员手动完成，但是这些人员都不是固定在档案管理这一岗位的，流动性是较大，专业管理水平不够，所以政府采购档案就得不到专业合理有效的管理。在不利用信息技术的情况之下，会有工作速度慢、拖延、失误等各种问题。首先，在档案的管理之中十分容易发生档案混淆的问题。第二，在政府采购项目的档案管理之中，没有明确清晰的相关目录或目录的信息不够全面甚至是错误都会影响对信息的检索。随着时间的不断推移常常会出现信息的部分遗失的情况，所以对于信息的检索来说就出现了一定的困难。第三，在传统政府采购项目的档案保存之中，往往是采用纸质的保存方法，这样给工作人员的管理以及检索带来了一定的困难。即使现在的信息技术十分发达，但是许多的政府单位没有采用这样一种管理方式，还在使用旧式的人工管理办法。对于提高政府的工作效率来说是没有什么帮助的，人工往往存在较高的失误和误差率，对于政府工作的可持续发展来说是一种阻碍。

（二）政府工作人员没有明确的档案观念，机制不健全

现在工作之中有许多的管理者对于档案的管理工作不重视，在选择管理人员上也不够专业，导致很多人盲目的认为档案的管理工作仅仅是收集、归纳以及整合的单向性过程，认为档案的工作是独立于其他工作，这样片面的思想是极不正确的。对于档案的管理工作来说，工作人员的错误意识直接影响到了工作的积极性，所以有的工作人员就只是在表面上应付一下检查的工作，但是并没有把全部的精力都投入到档案管理的工作之中去，对于长远的发展来说是十分不利的。不管是对于怎么样的工作来说都是需要科学合理的制度来支撑的。在现实工作之中，档案的管理是极其复杂的工作，所需要的财力物力比一般的工作要多，但是由于工作人员以及上级的不重视，没有投入相应的人力，这样对于档案的工作来说是一种阻碍。这种情况下所带来的后果就是档案信息建立不完善，影响到其他政府部门的工作。

（三）政府采购项目的档案管理信息技术的利用率须待提升，缺乏信息化技术的普及

在近两年，社会上对于政府采购项目的档案管理质量都广泛的关注着。但是效率十分之低，主要就在以下的几个方面里：首先，就是对于种类的划分不详细不合理，还有档案的基本信息不明确，如档案的管理年限，对于档案的监管也没有太多的关注，所以外借的档案不能够及时的归还，以至于遗失。其次，档案要不断的提高信息化水平，现在的档案管理没有统一的标准，在者就是档案的管理检索是十分的复杂，都是需要人力的，这就不利于提高工作的效率。检索的方式大致有两种，信息化的检索以及手工的检索，但是在我们的调查和研究之中发现了这样一个现象，即使信息化检索十分的方便，但是，现在主要的检索方式就是手工的检索，不利于效率的提高，在各单位都没有合理的结合自身具体情况来使用检索的方式。所以各个单位要结合自己的实际情况，并且结合信息技术来提高工作的质量。

三、政府采购项目的档案信息化管理过程之中必须要遵守的准则

（一）技术的运用扩展准则

如果要实现档案的信息化管理，首先需要的就是信息化管理中必须要的设备，但是光有设备也是行不通的，还要相关的人员学会这样一门技术，学会使用，这就要求必须组织进行相应的培训了。再者，不仅仅要使技术和设备相统一起来，还要不断的关注和创新信息技术的发展方向，只有这样才可以更好的使信息技术在档案的管理过程之中发挥自己的用处。

（二）提高相关的信息技术水平

虽然现在的技术水平是在大幅度的提高的，但是现在的政府档案管理却不能普及。采购档案的工作人员主要就是保护档案的信息，管理好资料，所以說也不能全部依赖于现代信息技术，也要保留一些传统的模式，使得传统模式和现代模式实现完美的结合，这样才能够在根本上提高工作的效率。

四、信息化的趋势下政府采购项目档案管理方法

（一）不断提高档案管理人员的信息素质的培养

在经济不断发展的情况下，随着我国社会经济的飞速发展，社会对人们的要求人们对管理人员的综合素质要求也越来越高，在人才的培养方面也是引人注意的。在采购档案的管理过程之中要改革，不断的完善工作的制度。

（二）要不断的树立良好的管理的观念，投入对应的人力和财力

第一，要给予政府的采购项目档案管理工作相应的重视，并且对档案的管理要做好监控，即使的复查核对，同时不能松懈对于管理人员的教育以及素质的培养。第二，要在信息技术的设备和人才引进培养方面进行投资，单位的信息化规模越完善，工作的质量也就会相应的得到提升，信息化的管理水平自然就上去了。

（三）对档案的信息要做好安全保护工作

在现代化的时代，现代的技术给我们带来了许多的便捷和便利的同时，也带来了相应的问题，一些黑客利用所学技术，攻击他人的网络系统，盗取重要的信息，对于政府的工作来说是有极大的危害的，这同样威胁到了群众的信息安全。所以，政府在构建档案信息时，要特别注意保护好信息，安全的管理工作是十分重要的。在学会利用信息技术管理政府采购项目档案的基础之上，也要学会利用安全技术来提高政府工作的安全系数。采用信息技术管理档案的过程之中，一定要实行安全性极高的软件，来确保档案信息不会外泄出去，要不断的解决这个问题，以确保万无一失，保证系统使用的安全。安装防火墙是一般用户都会进行的操作，政府工作也不能例外不仅要安装防火墙，还要使用一定的病毒软件来保护信息。

（四）档案的管理要规范化

随着经济的不断发展，就有了更加严格的要求，规范政府采购项目档案的管理是十分重要的，标准的操作会使得档案信息系统化，如果不加以规范就会使得信息混乱，体现不出信息技术在档案管理之中的作用。

五、结语

在改革创新的背景之下，社会不断的在向着深入化发展，政府的档案管理工作必须满足时代的需求，顺应时代的发展。档案的管理者要合理的使用现代技术，提高效率，同时也要提高自身的技能素质。对于管理要合理的投入财力物力，做好安全保护的工作，实现档案的规范化管理。这样才有利于政府采购项目档案信息管理的可持续发展。

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