高职教务管理效率与质量提升路径探索

柯轶凡

摘要：高职教务管理在高职院校各项工作中占据重要位置。结合高职教务管理工作的主要特点，通过分析当前高职教务管理工作现状，针对其中存在的问题，分别从构建科学的教务管理组织部门、增强教务管理人员的思想意识、构建完善的决策落实工作体系等方面，提出了有效的工作路径，旨在有效提高教务管理工作效率和质量，促进高职院校教育教学事业的可持续发展。

关键词：高职教务管理;主要特点;工作现状;质量提升路径

中图分类号：G712文献标志码：A文章编号：1001-7836（2019）05-0058-03

引言

教务工作是高职院校教学管理工作中的重点内容，其管理能力的高低，将直接影响着高职教学秩序和人才培养质量。随着高等职业教育的深入改革，办学规模、教育质量持续提高，对教务管理工作也相继提出了崭新的要求。对此，高職院校应高度重视教务管理工作，了解其工作特点，并分析当前工作状况，进而通过有效措施，提高教务管理工作的整体效率和质量。

一、高职教务管理工作的主要特点

1.连续性

高职教务管理工作是不断发展的，通常情况下，院校教师各个学期的课程编排、教室选择等，都会在开学之初由有关部门负责完成。也有在学期结束后，对学生实施成绩考核、试卷管理、分数统计和研究等，这些工作都有着显著的连续性，并且对整体教务工作有着关键作用，不能因为某个工作环节出现错误，而影响院校整体教务管理工作。

2.复杂性

教务管理工作包括院校的专业建设、课程构建和改革、师资团队建设、档案管理、实践教学等众多复杂的工作内容，这些工作对整个教务管理工作有着重大影响。在高职教务管理工作实践中，有关人员应对这些复杂的资料档案进行搜集、整理、归纳、保存，使其可以规范性的存档，方便管理和档案查看。

3.服务性

高职教务管理工作人员是院校和师生间的重要纽带，他们在顺利完成自身工作的过程中，也需要做好其他服务类的工作。例如，常规性的教学课程、教育任务的传达、学生期末课程、分数管理方法、学生档案管理、教师教学评价等。此外，教务管理者还要完成领导布置的相关工作，为各级领导准备完整的教学统计数据资料。

二、当前高职教务管理工作现状

1.教务管理团队缺乏专业性

我国高职院校教务部门的工作人员有着较大的专业跨度性，体现出多元化的专业人员参加相同的教务管理工作的情况。当前，许多高职院校聘请的教务管理人员，大部分都缺少专业知识背景。他们既没有接触过与教务管理有关的专业培训，同时也没有受到该项工作的实际训练，对高职教务管理通常了解不够全面。此外，由于岗位的非专业性特点，造成许多工作无法及时完成，而新的工作任务又蜂拥而至，这样将会让整体工作进入一个恶性循环，进而导致许多校务管理人员无法安心工作，在人员上出现了较大的流动性，最终影响了高职院校整体教学工作的稳定运行。

2.院校未正确认知教务管理

高职院校内部的各项教学工作，都由教务人员负责统一管理，既需要为广大师生提供服务，同时还要有效协调院校各部门之间的关系，保障校内教学工作的顺利开展。但事实上，许多高职院校的领导都普遍认为，教务部门和有关工作人员所负责的各项工作，并没有较高的技术含量，整体难度也相对较低，相当于普通职员的作用，任何人都能够取代，这种不正确的认知，对教务管理工作造成了极大的不良影响。

3.教务管理人员工作热情低

在外部因素上，由于教务管理工作并未受到高职院校的重视，而且与相同学历的专业人员相比，教务管理者在职位晋升、职称评定方面的机会较少，这在一定程度上也降低了广大教务管理者的工作热情。此外，教务管理工作复杂烦琐，有着较强的重复性，长时间负责相同的工作，容易降低管理者的工作积极性，进而导致工作效率和质量的下降。在内部因素上，某些教务管理者缺少创新意识，只重视领导布置的工作内容，对优化管理方法、改进管理手段，无法提出建设性的意见，严重阻碍了教务管理工作的进一步发展。

三、高职教务管理效率与质量提升的有效路径

1.构建科学的教务管理组织部门

组织部门是权力执行的重要载体，是管理活动顺利开展的物质基础，构建科学合理的组织体系，建立组织规范，是组织运行的根本前提，同时也是组织高效运行的保障[1]。只有构建科学的组织部门，才能让教务管理高效运行，实现预定目标。机构体系主要包含机构设定和人员配置两方面的内容。构建高效的教务管理组织部门，首先要求教务机构的设定应以院校整体发展目标为基础，防止因人设事、因人制定职位，不同科室的具体工作职能和岗位，应结合教务工作的性质和需求进行，防止出现机构重复设定、职能交叉等情况的发生，努力从整体的角度让其产生更大的效益。

面对高职院校复杂、多样的工作事宜，教务管理部门是高职院校重要的智能部门，首要任务就是应将各项教务工作合理分解、整理。坚持精简、统一、高效的基本原则，科学设定和优化内部机构，确立管理决策和落实的具体职责，进而为确保工作效率提供可行性的组织机构保障。从教务管理工作的属性、特点上看，系统高效的教务组织机构还应包含以下职能部门。（1）教学管理部门，主要负责专业设定的验证和申报、实施课程建设、组织各种教学监管评估，实施教学革新项目的申报、立项与审核，负责教学内容、方法和方式的创新研究，制定相关教学管理体制等。（2）教务管理部门，负责院校整体教学任务安排和设置、课程和教室协调、基础理论课程教学工作任务审核、课程考试方面的管理工作、学生成绩和档案管理、学籍和各种证明办理等。（3）质量监管部门，负责教育评估、开展教学比赛、先进教育成果审核、毕业生整体质量调查研究等。（4）资源管理部门，负责院校教材制定、选择、组织教材的创编、管理、审核，负责实践教学，制订实验室构建和完善计划，教学设备的购买、维护、报修，教学课件以及多媒体软件的开发、设计等。（5）教师培训部门，负责校内师资团队建设，组织教育教学研讨会和教学探究，负责教学经验汇报和总结，安排广大教师参加专业培训和进修学习等。通过上述安排能够看出，教务管理组织系统当中包含许多重要的职能部门，各个部门间应具有独立地位和明确的职能范畴，只有积极履行各部门的职能，构建科学有效的组织原则和工作流程，才能防止职能不清、相互推诿、效率低下等情况的发生。

2.增强教务管理人员的思想意识

首先是责任意识。教务管理工作复杂而烦琐，其他各方面工作有着紧密联系，想要顺利完成该项工作，就需要教务管理人员尽职尽责，有着强烈的责任心。对工作要积极主动，严谨负责，将岗位作为个人事业的基点，真正将个人工作与院校发展融为一体，做事的出发点和终点都要以大局为重，勇敢承担责任，不推卸、不拖拉。

其次是服务意识。教务管理工作的终点就是服务，为教学、为广大师生提供优质服务。没有服务，教务管理将会失去自身存在的价值和意义。但这种服务，并不是单纯的被动性服务，而是积极主动地提供服务。因此，应充分发挥教务管理工作者的个人主观能动性，将以往被动服务转变成主动服务，将事后服务转变成事前服务，将普通服务转变成满意服务。高度重视服务工作的流程和条理，避免服务的盲目性，加强工作中的规划性和可预估性，增强服务意识的同时，提高服务质量。

再次是创新意识。缺少创新的思想是循规蹈矩，缺少思想的创新是天方夜谭。创新能力体现在教务管理人员擅长敏锐洞察事物的不足，积极提出大胆创新的推测，进而对预想进行验证、付出实际行动。因此，要突出管理团队的共同创新，即思想创新和方式创新。应拉近管理人员和被管理者之间的距离，用最低成本投入，创造更多更大的价值。并且还要利用集体的智慧，结合过去的工作经验，在管理模式上加以创新。在严峻的竞争形势下，管理团队只有坚持不断的创新，才能够保证工作效率的逐步提升。

最后则是信息意识。当代社会已经是信息化社会，高职教务管理人员需要树立强烈的信息意识。具体来说，就是要深入到教育工作实践当中，积极主动地掌握教学的实际情况，仔细观察、不断积累，进而全面地调查分析、总结和归纳。同时，还要学习和借鉴兄弟院校教务管理工作的成功经验和有效做法，对其进行深入探索，通过这两个途径来拓展信息渠道，为科学决策、优化工作提供有效依据。

3.构建完善的决策落实工作体系

高职教务管理体系是由数据、决定、落实、监管和反馈等有关重要环节构成的，这些不同工作环节对教务管理工作效率的提升有着巨大影响。其中最关键的环节便是决策和落实，决策的质量将直接影响具体落实效果，关系到教务管理工作的整体实效性[2]。比如，错误的决策，将会让落实的效率更高，导致的后果也就会越严重。因此，高职教务管理的工作效率应以高质量的精准决策为基础。如教学规划方案的制定与调整不遵从教学规律，没有贯彻教学为市场需求服务、总体完善、与时俱进的根本原则，并未充分考虑市场和企业对专业人才需求的转变、高职当前已有的办学师资资源等基础性要素，就会造成严重后果。另外，在教学基础建设方面，如学科、课程以及专业等事宜的决策上，若是缺少正确的决策和落实体系作为基础保障，教务管理工作效率也就无从谈起，正确的决策只是成功的开始，决策实际效能究其根本，则是取决于落实的过程。决策的落实应快、稳、准，擅长运用不同的奖励方法，有效调动广大师生的热情，让教务决策转换成他们的实际行动。比如，高职教学质量评估体系的落实，就应积极调动师生参与的主动性和积极性。决策和落实属于动态化、系统化的过程，教务管理人员应对决策和落实进行严格的监管。结合反馈的信息，持续性地对决策和执行做出客观的评价，如果客观目标和外界环境并未发生改变，决策正顺利落实，则应继续贯彻实施。如果原有决策出现了某些问题，或是客观目标和外界环境发生了变化，则要及时对原先做出的决策进行调整、优化和完善。因此，缺少反馈和监管，决策与落实的效率就会无法得到充分保障，反馈与监管会让教务管理更加符合高职院校发展目标的需求。

4.变革教务管理技术和工作方式

在全球经济一体化飞速发展的形势下，推动教育的信息化建设，已成为各大院校实现跨越式发展的必然选择。而教育信息化的重点，则是校园信息化的建设。校园信息化对转变传统教育理念和思想，创新教学内容、教学方法以及教学结构等方面有着至关重要的积极作用，进一步推动教育和教学管理方式的现代化发展显得尤为重要[3]。校园信息化建设，需要先进的管理技术作为支撑，近些年来，随着高等职业教育事业的不断发展，教务管理的日常工作任务逐渐变得更加复杂和多元化，以往传统陈旧的管理方式和技术，早已无法适应当下社会的发展趋势，也无法为高职师生提供相对高效精准的服务。为了能够有效提升教务管理工作效率，需要强化教务管理技术和方式的变革，进而实现高职教务管理的信息化。

对此，运用先进科技发展的最新成果，大力推进办公智能化和信息处理的自动化进程，推动管理技术和方式的现代化，是提高教务管理工作效率，順应当下高职教育事业飞速发展的客观需求的有效路径之一。例如，将网络信息技术运用到学籍管理、课程表制作、考试管理、设施管理、成绩管理、师资管理当中。此外，还要构建高职校园网络，充分实现各大职业教园区、各系部之间的资源共享，进而逐渐实现教务管理的信息化、网络化。

5.营造良好的教务管理工作环境

高职教务管理环境主要包含内部环境和外界环境，其中，外界环境具体是指院校总体发展情况，教务管理和校内师生及其他部门间的关系。从这一层面上看，外界环境实际上是教务管理体系生存和发展的重要基础，并影响着教务管理工作的整体方向和基本内容。因此，高职教务管理应将充分满足院校发展的现实需求作为基础，从为广大师生和教学活动服务的角度出发，努力创建良好的外界环境。而内部环境是组织教务管理各项活动的直接参考依据。具体包含物质环境、人际关系以及规则章程等。其中教务管理工作者间的人际关系和集体精神，对教务管理工作效率和质量的影响程度最大。相关调查资料显示，一个成功优秀的管理人员，其中30%源于天赋、职位和权力，剩下的70%则来自于内部成员的支持。因而，一个健康向上、团结一致的教务管理团队，不仅有助于实现个体的价值，促进个体能力的提高，同时也能极大程度地促进工作效率和质量的提高。

結束语

高职院校目前整体教育质量偏低，而教学工作是否良好，将直接关系到院校专业人才培养的质量。因此，高职院校应高度重视管理工作。在高职院校各项管理工作中，教务管理工作则占据核心位置，只有保障教务管理工作的效率和质量，才能够确保高职教学秩序的稳定，才能够更好地为社会培养所需人才。而想要实现教务管理工作的高效和高质量，就需要了解其工作的特点，明确当前教务管理工作中的不足，进而针对具体问题，通过有效路径，从根本上提高教务管理工作的实效性，更好地促进高职院校的长足发展。

参考文献：

[1]王云凤.高职院校教务管理的创新与发展[J].南京工业职业技术学院学报，2007（4）：53—55.

[2]桂文龙，王宏伟，苏治国，胡新岗，刘俊栋.高职院校教务协同管理机制的创新与思考[J].中国职业技术教育，2018（15）：6—10+20.

[3]赖建强，俞淑萍.高职院校教务管理队伍建设的现状、问题和对策[J].江西理工大学学报，2011，32（6）：56—59.

Exploring the Improvement Path of Efficiency and Quality of Educational Management in Higher Vocational Colleges

KE Yi-fan

（Department of Computer， Fuzhou Polytechnic， Fuzhou 350018， China）

Abstract：Educational management plays an important role in the work of higher vocational colleges. This paper combines the main characteristics of educational management in higher vocational colleges， analyzes the current status of educational management in higher vocational colleges， and based on the existing problems， an effective work path is proposed from aspects of scientific establishment of the educational management organization department， the improvement of the ideology of the administrative staff， and the formulation of a sound decision-making and implementation system， which aims to effectively improve the efficiency and quality of educational administration and promote the sustainable development of education and teaching in higher vocational colleges.

Key words：educational management in higher vocational colleges; main features; current situation; promotion path