人才流动对人事档案管理的影响

邸玉英

摘 要：本文对人才流动对企业人事档案管理带来的影响进行分析，并且提出人事档案管理方法，旨在建立起一套完整、严密、高效而且适合时代发展的企业人事档案管理体系，发挥人事档案管理在企业人力资源管理中的作用。

关键词：企业发展 人事档案 人才流动 影响 问题 对策

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2019）07-00-02

引言

对于企业来讲，合理配置人力资源可以促进企业发展，推动市场经济发展，合理的人才流动也有利于人力资源结构的优化，并且让每一个人员都发挥出其最大的价值。人事档案管理作为企业管理中的重要组成部分，受到人才流动的影响很大，因为人才流动过于频繁，很容易导致人事档案资源过于繁杂，不利于企业管理人员对人力资源进行开发。在传统的管理体制下，人事档案管理已经形成了一种固有的思维模式，管理理念、管理制度、管理模式都已经不适用于当前的企业发展要求，对人才流动体制下的人事档案管理产生了很大限制，使人事档案管理面临了更大的挑战，不利于国企选拔更合适的人才，而且还会对企业的人才战略造成影响。所以，在人事档案管理过程中必须要认识到人才流动所带来的影响，并且要对人才流动带来的消极影响进行消除，构建更加合理的人事档案管理制度体系，促进企业发展。

一、企业人事档案管理概述

1.企业人事档案管理内涵

企业人事档案指的是在人事管理过程中所形成的关于企业员工的学习、工作经历等方面的数据和信息，并且以一个单位为整体集中起来的，具有一定保存价值和利用价值的原始记录。结合每个企业的实际情况，人事档案材料主要包括以下信息：第一，人员的工作履历材料；第二，人员业务考核以及组织考察材料；第三，企业员工的学历学位材料、职称（职务）晋升材料以及进修培训材料；第四，员工的出国出境等政审材料，入党材料；第五，员工的奖惩材料、录用材料、各类工资审批表等。

2.企业人事档案管理对象

长期以来，企业的人事档案管理工作不够全面，尤其是在一些国有企业内部，人事档案的保管对象仅仅局限于一些干部身份的人员，针對在编员工。但是随着国企改革工作的持续推进，聘用非在编合同制人员成为企业发展的趋势，而且这一措施可以有效解决企业的人才瓶颈问题，对于这些人才的人事档案材料的管理，就成为企业人力资源管理中的重要组成部分。正是由于市场经济环境的发展，企业的人才流动越来越明显，人事档案资源越来越多，出现了一些“弃档”现象，这对于传统的人事档案管理工作造成了强烈的冲击，不能放弃企业人事档案中的“死档”“弃档”，必须要对各类档案信息都进行全面整理、归纳、利用。

二、人才流动对人事档案管理带来的影响

人才流动是企业发展过程中的一个正常现象，随着企业的不断发展，企业对不同岗位上的人才需求也不相同，有的时候会新增一些岗位，要招聘新的人才，有的时候会合并甚至去除某个岗位，或者在岗位之间需要进行人员的调动，这就产生了人才流动。在人才流动过程中，人事档案管理也面临了较大的挑战，主要表现在以下几个方面：

1.重建档案现象增多

随着企业不断发展，企业规模越来越大，需要的优质人才也越来越多，而且人力资源对企业的发展具有至关重要的作用，但由于人才流动的问题，加上人才流动不规范，导致企业的重建档案较多。此外，在人事档案管理过程中，档案随着人员迁移是一项十分重要的制度，但是由于当前市场经济不断发展，极大地影响了这一制度的实施。比如企业为了更大力度地吸引人才，打开绿色通道允许人才提供个人证明材料进行档案重建，这就导致整个人才流动过程不规范，增加了档案重建现象，制约市场经济的发展。

2.出现弃档、死档、人档分离等现象

随着全球经济一体化发展，市场经济格局发生了很大改变，企业也创新了用人机制，很多人员的择业观念发生改变，这位人才的发展提供了更好的契机。但是，由于企业缺乏科学合理的选人用人标准，在档案管理过程中也不够规范，所以出现了比较严重的弃档现象。例如在招聘人员的过程中，一般是让求职者提供自己的个人简历、学历学位证书、职业资格证书等文件，然后由企业的人力资源部门对该求职者的发展潜力进行评估，最终确定是否要录用，整个过程中忽视了“人到档到”这一原则。这种模式虽然可以为人才的发展提供较多机会，但实际上人才的流动十分频繁，跳槽现象越来越多，继而出现的的要求被忽视；再比如，事业单位与国有企业，在档案方面上的要求也不够重视，只要看中人才即可。以上措施虽然为人才发展提供了较多的机会，但实际上导致跳槽现象越来越明显，继而出现的弃档、死档也越来越多，人档分离严重。

3.档案相关材料缺失严重

企业的人事档案一般是由人力资源部门保管的，但是人才流动逐渐增多，在人事档案管理过程中还没有形成规范化的档案材料移交制度，加上人事档案本身就是一个比较复杂的过程，所以档案的移交不够完整，出现档案缺失现象。如果人事档案中的证明材料丢失，对于人才的调用也十分不利。

三、人才流动背景下人事档案管理对策

1.创新人事档案工作理念

在传统的人事档案过程中，管理人员对档案工作的认识不到位，认为档案管理仅仅是对人员的基本信息和资料进行收集与整理，新时期，人事档案管理的意义不仅在于收集企业员工的信息资料，而在于为企业的人力资源管理服务。在当前时代背景下，人才是企业发展的核心竞争力，这一理念必须贯穿到人事档案管理过程中，档案管理人员应该要基于“为企业的发展服务、为企业的人力资源工作服务”这一原则开展人事档案管理，才能有效提高人事档案管理水平。面对人才流动这一现象，如果人才离开原企业之后，其人事档案还留在原来的单位，这会使得档案失去其价值，所以，人才流动的过程中，人才的档案也应该要流动起来，只有这样，才能真正发挥出档案的作用。企业必须要充分结合市场经济社会下人才流动现状，对人事档案管理理念进行创新，即人事档案管理不仅要为人事管理服务，还要为人的全面发展服务。档案管理人员要充分意识到，人事档案管理要拓宽其服务范围，不再仅仅是为本单位的人事管理和单位内部人员的发展服务，更重要的是为其相关部门的人事管理以及相关人员的发展提供更好的服务，即人事档案是要配合人才流动的。因为人才流动是一种十分正常的社会现象，那么服务于人事管理的人事档案管理就应该要具备更加宽阔的社会视野，立足于社会来开展人事档案管理工作。

2.完善人事档案管理制度

人事档案管理制度不完善，对人事档案管理工作影响较大，从而导致很多弃档、死档出现。人才流动不断加快，传统的人事档案管理制度已经不适用于当前的档案管理工作要求，用人单位很可能面临档案信息缺失的问题，不能继续开展原有的人事管理工作。所以，必须要做出改革，完善人事档案管理制度，通过制度创新，明确人事档案管理部门对外提供人事档案信息的责任，即要加强不同单位之间的沟通和联系，将人员的档案以不同的形式转移到流出人员目前所在的单位，为人事档案的移交提供便捷。这样不仅满足了人事管理对档案信息的需要，同时也可以为人才发挥作用和人才发展提供档案信息保障。另外，要对人事代理人员的档案实施动态管理，由于用人机制的改革，使得人事档案管理难度越来越大，需要处理的人事档案信息越来越多，整个过程中也需要更加灵活、专业的档案管理人员，在这种情况下，企业可能会选择人事代理机构帮助管理档案信息，对于需要人事代理的档案进行存档的时候，应该要让用人单位和代理机构之间进行充分沟通，本着实事求是的原则，建立良好的沟通机制，进一步深化合作。用人单位要本着对单元员工负责的态度，积极收集员工的档案信息，经过系统化整理之后将其交给代理机构保管，并且对人事档案代理机构的工作进行监督，确保人事档案的完整性、真实性，保证档案内容是连续的，任何个人不能违法查阅档案。

3.规范建档，实行依法管档

规范建档是确保人事档案信息真实有效的一个重要过程，由于人事档案管理不够规范，所以导致很多档案信息缺失。在档案管理过程中要严格按照《档案法》和人事档案管理的相关要求，规范化建档、存档，确保档案信息真实、安全。对于企业内部的人事档案信息，必须要由责任部门和相关人员统一标准和要求，进行规范化管理，按照“人档对应”的基本原则，在重建档案之前要对以前的档案进行处理，确保档案信息完整，并且要做到“一人一档”，一个人不能重复出现多个档案文件。对于企业外部形成的人事档案，必须要严格审查，尤其是关系到个人职业发展以及社会保障等切身利益的档案材料，比如人事关系、学历学位、身份证明、工作经历、职称晋升、工资待遇、科研成果等方面的信息，通过多方面问询与核实，必须要确保材料的真实性。档案管理人员必须要具备高度的责任意识和较高的政治素养，严格遵守职业道德规范，根据工作属性，做好档案资源的调查和管理，对于为了个人利益频繁变动工作的人，应该要依法规范其就業行为。与此同时，企业应该要给档案管理人员提供必要的帮助，一起规范建档制度。

4.建立流动人才人事档案信息网络

信息化时代背景下，计算机信息技术和网络技术的应用越来越频繁，档案管理和档案信息管理相互分离，这也对人事档案管理带来了一定的难度，而且传统的人事档案管理理念和方法都比较陈旧，不满足信息化时代的发展要求，当前的时代对人事档案管理提出了更高的要求，在纸质档案管理的基础上，要充分利用现代化信息技术，开展人事档案管理创新，构建独立的、广泛分布于全国范围内的人事档案信息网络。从原则上讲，人事档案信息网络必须要保持严密性，不能随意对外开放，并且要设置一定的权限，只能开放给本单位或者授权单位具有一定权限的人员。落实到具体的工作中，要从以下几个方面着手：

首先，要加强对计算机信息技术的应用，将纸质档案转变为数字化档案，并且对人事档案进行分类、编目、统计、检索、分析等过程中，也要引入信息化技术，建立人事档案数据库，当需要查询某一个人的档案信息时，输入其基本信息，就能得出相关的其他档案信息，利用信息化技术缩短档案的查询、分析时间，提高企业人事档案管理水平，提高人事档案管理工作效率，为企业管理者的决策提供更加及时、准确的参考依据。

其次，要对企业的人事档案进行动态化管理，由于企业的人才变动比较频繁，人才流出之后也会有新的人才会流入，所以，要根据人才流动情况和个人自身变化情况，对人事档案材料进行补充、完善，比如员工的业务范围、获奖成果、职称晋升等材料，都可以及时补充进去，完善资料内容。对于每一个员工，都具有一定的权限可以登入人事档案系统，但仅能查询自己的个人信息，如果自己对查阅到的信息有异议，则可以提出申请和复核，并且在提供相关证明材料的前提下对人事档案内容进行修正和完善，确保每一份人事档案材料的真实性与完整性。

第三，要加强人事档案数据库的管理。随着人才流动，人事档案数据库的内容越来越多，对档案数据库进行管理和维护也是确保档案安全的重要措施。企业内部的人事档案管理必须要遵守档案管理的规范和要求，档案管理人员要具备安全意识，在建立数据库的时候注意防止信息泄露。日常管理过程中要随时对档案信息系统进行安全检查，对杀毒软件、防火墙等进行更新，防止木马病毒对系统的侵害，减少信息泄露和被篡改的可能性。

5.加强档案管理队伍的培训教育

加强档案管理队伍的培训教育是提高人事档案管理水平的重要措施，目前企业缺乏一支高素质的档案管理队伍，无论是业务技能水平上还是职业道德素养方面，都还有一定欠缺。为了改变传统的档案管理模式，更好地应对人才流动带来的影响，企业必须要组建一支高素质、专业化、复合型档案管理队伍。一方面，可以招聘更多新的档案管理人才，充实企业档案管理队伍，企业可以加强和高校的合作，招聘档案管理专业的人才，也可以通过社会招聘渠道，吸引更多专业档案管理人才，为企业档案管理工作做出贡献。另一方面，要积极加强对档案管理人员的培训教育，加强档案管理法律法规宣传教育，利用专业讲座、宣传栏、宣传手册、企业网站、各种新媒体普及《档案法》以及人事档案管理的相关知识，强化企业档案管理人员的法律意识，不断提高其自觉维护档案真实性和完整性的能力。此外，还要加强业务技能培训，建立长效培训机制，定期开展业务技能培养，档案管理人员应该要具备档案管理的基础能力，加强对档案管理理论知识的学习，熟悉人事档案管理流程和相关规定，同时要结合信息时代背景下档案管理的发展方向，加强信息技术的学习，对档案管理信息系统、档案数据库、档案管理软件等进行学习，并且应用到人事档案管理过程中，渐渐改变传统的人事档案管理方法，提升人事档案管理服务水平。

结语

综上所述，随着市场经济不断发展，企业对人才的需求越来越大，人才流动频率很高，由于不同企业之间的人才流动，增加了人事档案管理的难度，导致一些没有价值的人事档案出现，不利于人力资源管理。对此，必须要正确认识到人才流动的现状，并且分析人才流动对人事档案管理的影响，从企业的实际情况出发，组建专业化档案管理队伍，制定相应措施和方案，完善档案管理制度，加强信息技术的应用，促进人事档案管理水平不断提升，促进企业实现可持续发展。

参考文献

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