“互联网+”时代事业单位档案管理的创新研究

胡玮

摘 要：在互联网时代下，无纸化办公模式已经成为一种“潮流”。事业单位档案管理工作也开始向信息化方向发展，为了积累更多的实践经验，顺应时代的发展规律，档案管理工作在“互联网+”的道路上也要进行相应的创新。本文首先介绍了档案管理信息化的基本概况，以及档案管理创新的作用，接着分析了管理中存在的问题，最后重点提出了一些创新策略，以期为相关从业人员提供参考。

关键词：“互联网+”；事业单位；档案管理

档案管理工作具有重要的经济意义与社会价值，是单位发展的真实记录，是单位工作的重要组成部分，事业单位是国家为满足人民群众卫生、文化、教育等公共服务而设立的社会组织，因此做好事业单位档案工作，对服务和保障群众权益，促进精神文明建设，推动经济持续发展有着重要的作用。

1 “互联网+”时代下事业单位档案管理创新的作用

1.1 资源共享

档案管理创新实际上已经成为当前档案管理中非常重要的任务，通过“互联网+”的方式，来进行事业单位的档案管理工作，不仅可以实现数据信息的共享，还能提高管理的效率。首先，发挥远距离的输送作用，就是借助互联网来进行事业单位档案数据的传递和报送。其次，运用数据信息化的管理模式，同自动化办公系统相互连接，将一些数字化的档案资源存储起来，在扩大收集范围的时候，也能增强档案的应用价值。最后则是通过“互联网+”的方式，将档案管理从传统的储存直接向着信息化的方向发展，而在发展的过程中，也为事业单位决策和管理提供了一定的依据。

1.2 提高工作效率

“互联网+”的应用，在一定程度上可以减轻档案管理人员的工作强度，并且简化工作中的操作流程，将人工的工作模式转化为数字化的档案储存方式，这对于提高档案管理工作具有积极的作用。而创新档案信息化实际上也可以提高它的利用价值，在进行综合性统计的过程中，通过一些信息化的设备，不仅可以满足当前档案数据信息的收集工作，而且还可以实现一些智能化的检索工作，对于现阶段档案数据信息管理具有重要的价值。此外，在运用了“互联网+”的模式之后，也可以对部分事业单位的档案管理进行相应的升级，增强数据信息的共享性，进而为社会发展作出一定的贡献。

2 事业单位档案管理中存在的问题

2.1 档案管理重视程度不够

一是领导忽视档案工作。多数领导将资金与精力投入一线业务工作，认为档案工作不能直接创造经济效益，只要不丢失、不泄密就可以，没有将档案工作纳入绩效管理体系。二是档案管理秩序混乱。逾期归档、滞留不交、档案不全现象时有发生，未形成统一管理、运转高效的档案工作机制。三是人员配置不到位，兼职人员多，专职人员少，人员流动频繁。

2.2 信息化管理水平较低，设备不齐全

在信息化时代，事业单位档案管理中电子文件的数量越来越多，但是传统的管理模式已经无法适应当前的发展形势，于是出现了一些先进的网络技术，如扫描、微缩等，可以为档案管理工作提供巨大的帮助。但是从实际的发展情况可以看出，在事业单位中，档案管理信息化的普及程度还比较低，而且管理的水平也不高，仍旧是将信息化管理看作是一句口号，并没有将其落实到具体的行动中。同时，在档案室的建设工作中，很多方面都不符合要求，部分档案室甚至是将一些易燃易爆的物品放置在里面，这种落后的管理模式，不利于事业单位的长远发展。

2.3 缺少专业高效的档案管理队伍

一是工作积极性不高。档案管理是一个长期、量大、繁琐的工作过程，从文件的收集、归档、整理、装订、编目、保管、利用等环节都需要付出大量的心力劳力，付出与收益不对等，导致档案管理人员缺乏工作热情。二是业务水平不高。许多高校档案专业毕业生不愿从事档案工作，档案部门新鲜血液流入不足，无法提高管理水平。部分事业单位档案管理人员年龄偏大，没有经过系统的档案知识学习，不熟悉档案工作程序，计算机水平较低，不能满足工作要求。

3 “互联网+”时代下事业单位档案管理的创新策略

3.1 充分利用信息化技术手段，加强事业单位档案管理的数字化建设

传统的档案管理方式主要是以紙质的文件作为保存手段，通过人为操作的方式，来完成对档案的整理与归纳，这种方式太过于复杂，而且工作量也非常大。在信息化时代，要想对档案管理工作有所创新，就应该充分利用信息化技术，提高信息系统的管理水平，确保档案系统中各个环节都能够达到相应的标准，进而发挥出它应有的作用。事业单位的管理者要高度注重“互联网+”模式的应用，加强计算机和网络技术的应用与管理工作，积极学习与借鉴国外一些优秀的管理经验，这样就可以加强档案管理的数字化，增强信息的保密工作。例如，某事业单位充分利用“互联网+”的优势，完善电子档案库的建设工作，首先是邀请市档案局的专业人员在现场进行专业化的指导，研究出一个正确的整档方案。按照档案信息化工作的保密规定，从这些单位中筛选出一个最优企业。通过签订档案加工服务合同，购买档案扫描和数据挂接等专业技术，对纸质的档案进行数字化处理。通过这样的方式，不仅优化了档案整理的效率，还创新了管理的方式。自2018年1月开始，还设置了记录表，在事业单位网上登记管理过程中将全部资料形成一个专业化的电子档案，将历史和即时档案连接在一起，为“互联网+”的形成奠定了一个坚实的基础。此外，还创新了监管和服务等方面的内容，通过线上+线下的一体化方式，依托事业单位网上登记管理系统，提供一个“一站式”的服务系统。

3.2 构建一个完善的信息数据库，提高信息资源的利用效率

事业单位的档案管理部门应该加强对“互联网+”的了解，真正地将互联网与档案管理融合在一起，构建一个更为完善的档案信息管理平台。不断加强软硬件建设、整合各类信息资源，进而构建一个比较完善的组织架构。在事业单位档案管理的创新中，可以建设数据库，并随着时代的发展与变化也需要对数据库进行相应地更新，尽量在档案管理中实现信息化。同时，也要秉承因地制宜的基本原则，将一些纸质的资料录入到计算机中，管理人员也要对其进行合理化的分类。然后设置相应的服务窗口，方便相关人员查阅。

3.3 加强人员培训，提升专业素质

一方面，加强档案管理重要性的宣传，营造良好学习氛围，增强档案管理人员学习的自觉性和积极性，将学习融入日常工作中，锐意进取，积极向上；另一方面，根据事业单位档案管理实际水平，年初编制培训预算，制定培训计划并落到实处，主动参加上级部门及培训机构的学习，将培训成果带回单位，在单位内进行宣贯，通过内培与外培相结合的方式提升档案管理技术水平。最后，实施绩效管理，加强培训考核力度，切实将培训中学习的新知识、新方法运用到工作中，提升档案管理水平。

4 结语

总之，“互联网+”背景下，事业单位档案管理创新工作实际上是社会发展的必然趋势，从整体的角度来看，互联网不仅会给档案管理工作注入更多全新的机会，同时也会给这项工作提供一些新的思路。基于现阶段档案管理中存在的一些问题，相关人员应该充分利用互联网的优势，从多角度出发改进档案管理的工作，完善档案管理网络，提高资源的共享率，为事业单位发展提供保障。

参考文献

[1]王玲玲.新形势下事业单位档案管理创新与服务模式的改革研究[J].办公室业务，2015（12）：74-75.

[2]潘亚丽.信息化时代机关事业单位档案管理的创新[J].办公室业务，2015（7）：37-38.