医院文书档案管理的特征以及创新方法探讨

王一超

摘 要：随着经济生产和人们对医疗生活需求的增加，医院文书档案管理的内容越来越多，管理越来越复杂，这大大提高了医院文书档案管理的难度。在现代化建设中，医院文书档案的管理与医院的长远发展息息相关。因此，医院文书档案管理需要不断创新，更好地适应社会发展，满足人民群众的日常医疗需求，从而促进我国医疗事业的长远发展。

关键词：医院；文书档案管理；特征；创新方法

传统的档案管理方法逐渐出现许多问题，已经无法满足医院文书档案管理的需要，这就需要一个医院文书档案管理工作进行改革和创新。医院要根据实际情况，提高管理的有效性，不断提高医院文书档案的管理水平，促进我国医药企业的可持续发展。

1 医院文书档案管理的重要性

医院文书档案包含了医院过去的历史情况，记录着各种经验、教训、研究成果和突出事迹的单位。在开发过程中，起着非常重要的作用，同时在分析单位的整体发展水平，制定未来发展战略中也占据着重要作用。医院文书档案中数据的准确性和真实性的特点能够帮助医院领导在制定相关的政策和程序，帮助他们改善决策结果，并确保其科学性和合理性。因此，医院文书档案管理对医院的发展具有重要意义[1]。

1.1 医院文书档案管理的特点分析

在医院文件档案管理中，它涉及的领域广泛，档案种类繁多，内容全面，能够反映医院的基本情况。一般来说，医院文件管理的主要特点包括：

1）全面性。在医院文书档案管理工作的实际过程，相应的内部组织的档案管理医院综合档案管理，如果从文件的类型上分析，它主要包括：人事档案，基础设施建设档案、科研档案、财务管理、记录、医疗记录、总务工作记录，医院医疗设备档案、党工作文件等。它不仅包括有关规定、政策指导和业务文档或上级部门出具由医院制定本身，还包括医院的文件与有关单位交换或其他部门或一些文件来编译历史记录[2]。

2）专业。一般来说，医院在实际工作过程中都是以相应的医疗工作为基础的，并且在实际工作中能够形成相应的文件，能够体现工作的主体。因此，相应的文件文件具有较强的专业性。例如，医院在发展过程中制定的长期规划和专业诊疗，以及各方面的档案管理都具有一定的专业性。

3）保密。在医院文书档案管理工作中，做好档案管理工作的主要目的是为医院相关工作提供一定的指导，而相应的文件档案管理具有保密性强、操作性强的特点，其开放度较低，只有在医院工作人员的查看下，才能提供更深层次的服务。

4）分阶段保存。医院在发展过程中，相应的更重要的是，为了确保医院在一定阶段的工作可以顺利进行，文件需要有一定的连续性、系统性和完整性。因此，一个阶段的医院文书档案管理工作一般会保存一年或半年。

2 医院文书档案管理创新

2.1 转变观念，夯实医院文件档案管理工作的基础

医院医疗服务是工作重心，文件不能直接创造经济效益，加上它的业务知识有一定的局限性，在实际工作中经常出现不足的理解文档文件管理的意義[3]。没有足够的关注，因此急需提高全体员工的灌注，特别是要改变领导干部的档案工作的传统态度，改变他们的旧观念。对此，有必要进一步加强档案宣传，并采用不同形式广泛的宣传法律、法规、规章的档案工作，使职工能够充分意识到整个医院的文件档案管理的重要性，以更好地支持和配合开发文档文件的管理。医院管理者应当建立档案管理领导小组，采取切实有力的政策措施，加强文档文件管理，以促进档案意识的形成，创造一个良好的氛围有利于医院文书档案工作的发展。

2.2 完善制度，提高医院文件档案管理质量

文件档案管理是一项长期的工作，医院应完善文件档案管理制度，推动文件工作进入规范化、制度化的管理轨道。文件保存应该根据国家档案管理规定，联系医院的现实，将一些碰到的现实问题及时解决，如正确的定义文件的文件材料，区分档案保存期，使文件方便存储和使用。同时，有必要对文件系统进行修改和完善，如文件、存储、利用、保密、损坏等文件管理人员的职责，进一步规范文件和文件管理人员在文件工作中的行为，确保系统遵守行为准则。同时，医院实行院长负责制、领导负责制、职能科室负责制、分级负责制。定期或不定期的监督、检查和考核，及时处理问题，确保制度的全面实施[4]。

2.3 注重人才培养，加强医院文书档案管理

目前一些医院文书档案管理人员存在专业知识欠缺、综合知识欠缺、计算机操作水平不高等问题，档案梯队不合理，缺乏现代知识的新力量和创新意识。文档的人才队伍建设，应注重改善医院的结构，加强现有人员的培训，采取“请进来，走出去”的方式，邀请知名医院文书档案管理专家研讨会，鼓励业务知识的更新，学习技术骨干定期医院文书档案业务知识培训，使员工文档不但要继承传统理论，了解文件工作的概念，同时也研究了探索新形势下档案工作发展的意识。运用先进的技术解决新问题，进一步提高医院文书档案的整体质量，提高医院文书档案管理水平，确保医院文书档案工作的强劲发展势头[5]。

2.4 运用科技手段提高医院文件管理效率

科学技术是第一生产力，加大资金投入，引进现代化技术和设备，是提高医院文献档案管理效率，实现科学档案管理的必要条件。构建文件以反映内部隐藏和提高文件的使用信息管理系统的目标，建立多维的书籍和文件管理模式。这是由于信息存储和检索系统不仅可以节省大量的人力和物质资源和财务资源，缩短搜索时间，并可以大大减少手工检索误差，提高精度。同时，完善文件实体管理系统，设置防盗监控、自动温湿度控制系统、除尘、防虫、防磁等设施，延长文件的使用寿命，维护文件的完整性和安全性。通过加大对文档设备软硬件的投入，及时实现医院文档和文件的采集、存储和数字化，利用网络使医院文档和文件的管理更加合理和高效。

2.5 以开发利用为目标，实现医院文书档案管理的价值

档案管理的最终目的是使档案得到充分的开发和利用，医院文件管理人员应根据自身职责调整服务模式，将被动服务转变为主动服务，提供先进的跟踪服务。多渠道、多角度开发文献档案信息资源，深入利用和处理信息，为医院管理、决策、工作质量评价、医疗、科研、教学等提供服务。同时，积极写“医院发展历史”和“时间轴”。同时明确各级各类人员的责任，把文件放到现实生活中提取出有价值的信息。加强档案信息反馈管理，实现档案信息资源共享，充分发挥档案信息资源的社会效益，促进医院科学发展。

3 结束语

总之，医院文书档案管理是一项系统工程，应在意识形态建设在，在管理模式的基础上不断创新。同时还需要跟上时代的步伐，使医院的文档文件管理功能和活力，满足社会进步和发展对医院文书档案管理提出的新的和更高的要求。

参考文献

[1]陈佳强.医院文书档案管理的特征以及创新方法[J].办公室业务，2016（16）.

[2]陈海英.浅谈医院文书档案管理创新的有效途径[J].办公室业务，2018，No.292（11）：125.

[3]吴玉梅.浅谈医院文书档案管理创新的有效途径[J].办公室业务，2015（17）：77-78.

[4]王家寿.浅谈医院文书档案管理的特点与几点体会[J].卷宗，2015（8）：115-116.

[5]陈家义.医院文书档案管理工作[J].中国医学创新，2012，10（10）：91-92.