因公出国档案信息化管理策略分析

张铭书

摘 要：随着当前科学技术的快速发展，互联网和计算机在我国普及率越来越高，我国各个企业在快速发展的过程中，需要处理的档案信息也越来越多。对海量的档案信息处理，无论是活动档案还是跨级档案，都已经远远超出了通过传统的方式管理的能力，使得采取新型的档案管理方法迫在眉睫。随着人员因公出国的频率越来越高，相关人员的档案信息处理也越来越多。所以当前需要建立一个完善的、高效率的档案管理体系，以应对当前快速发展的档案管理需求。

关键词：因公出国；档案信息化；管理

伴随着当前信息技术的飞速发展，将计算机技术运用到档案管理中迫在眉睫。由于计算机技术的信息化和高速处理能力的优势，能够使得因公出国档案管理的效率快速提升。因公出国档案信息化是指当前对档案进行管理的过程中，利用信息技术作为工具对档案进行信息资源、档案管理以确保能够提升档案管理过程中的效率，促进档案管理的快速发展。为了顺应当前快速发展的社会，因公出国档案管理工作已经慢慢的从纸质管理转向了数字管理的方式。在由纸质管理向数字管理转变的过程中，往往需要面临纸质文件转变为数字文件、数字文件管理以及数字文件库的运行维护等工作。

1 因公出国档案信息化体系建立中的管理策略

1.1 电子文件的提交

建立完善的档案信息化体系往往分为对电子文件的移交以及搜索体系的建立。由于档案管理首先需要将纸质文件转变为电子文件，往往会需要投入较大的人力物力进行档案电子化工作，这也是档案信息化的重要步骤。所以对这两个步骤的工作需要引起足够的重视，对于电子文件的管理工作而言，应当分为提交和分类两个步骤。由于因公出国人员的出差性质，需要对相关人员的电子档案进行合理的管理，切实加强对因公出差人员的档案管理工作。

1.2 建立分类体系

由于因公出差人员的数量以及档案资料相对较多，所以将纸质文件转变为电子文件的时间相对较长，工作量相对较大。这需要在将纸质档案整理成电子档案的时候，确保录入工作、编排工作以及整合工作准确无误。所以在将纸质档案转变为电子档案的具体工作中，应当根据转变的难易程度而进行，从分散到集中慢慢的进行转变。将档案管理工作的内容不断细化，减少各个档案档案管理工作的工作量。确保纸质档案转变为电子档案过程中的精确度。在实际的工作过程中，可以采用市级档案管理室收集市里面各个科室所需要转变的电子文件内容，各个科室又向下属科室收集相关电子文件。这样的方法能够提高将纸质文件转变为电子文件的效率，也能够一级一级的对相关资料进行核对，使得转变的过程中所产生的差错概率降到最低。

2 因公出差档案信息化体系在操作中的管理策略

2.1 关于因公出差档案资料的安全方面

事物往往带有双面性，在因公出差档案管理工作过程中，往往需要考虑到档案管理工作的积极作用和消极作用。从积极的角度来看，可以将电子文件设置为只能读取，无法修改。通过对文件进行多层加密管理，使得不同的部门只能打开相应权限范围内的电子文件。站在消极的角度上，应当保存档案的原始内容，当档案出现不可抗力因素而导致档案被修改或者是删除的时候，可以利用原始档案的相关数据对电子档案进行补充。所以相关部门应当对因公出国原始档案的相关数据引起充分的认识。

2.2 档案管理系统中相关应用软件存在不足

将因公出国纸质档案转变为电子档案的目的主要是使得档案查阅起来更为方便，能够节省更多的时间，使得资料查阅者能够快速的获取到所查到的相关档案信息。所以，需要在当前已经存在的数字化档案管理系统中添加符合各个业务部门所需要查询的接口以及权限，使得能够快速的查阅到出国人员的档案信息。相关部门需要做好相应的政策以确保能推动各类软件的快速开发，并对当前已经存在的系统进行再次升级。在推动各项软件快速发展的前提下，还应当做好对相关软件的验收工作，确保应用到因公出国档案管理工作过程中的各项软件的安全性和稳定性满足实际的需求。建立完善的因公出國档案信息化管理系统是一项非常艰巨的任务，而且信息化对于安全管理工作相对要求较高，再次开发的软件和升级以后的软件不能对原有档案信息化系统的安全造成影响，确保原有档案信息化系统能够顺畅运行。为了确保因公出国档案信息化系统能够应对当前出国档案越来越高的要求，需要采用运行能力更为强大的软件。

2.3 部分主管领导不够重视

由于建设因公出国档案信息化系统是一项相对庞大的工作，涉及到很多部门同时进行工作，需要得到各个级别的行政主管的支持以及重视。所以只有在得到各级领导的支持下才能使得档案信息化能够得较多的支持，推动档案信息化工作快速的发展。所以，档案信息化管理工作的各个领导需要充分认识当前社会上的因公出国档案信息化管理工作的发展方向，不断的结合当前档案信息化的现况进行自我学习，使得对档案信息化的认知能够进一步的提高。只有各级分管领导充分认识到档案管理工作的重要性，才能够快速的推动档案管理系统的快速进行。

3 因公出国档案信息化管理中维护工作的策略

在对因公出国档案管理系统进行维护的时候，相关部门需要加强对维护人员的管理工作。由于长时间对信息管理工作进行维护的时候，往往会处在一个相对枯燥的环境，慢慢的会产生工作懈怠的思想。所以需要加强对相关人员的思想管理工作，使得相关工作人员有正确的工作理念。在对档案管理工作人员进行管理的时候，需要加强对相关工作人员的工作责任感的提升。由于档案管理人员的综合素质以及业务能力都会直接影响到因公出国档案管理工作是否顺畅进行。所以，相关管理人员需要不断的加强对档案管理人员的业务能力以及相关工作技巧的培训，使得工作人员的思想能力、工作能力以及工作理念能够符合档案管理工作的需求。由于档案管理是一项专业性相对较高的工作，有着其自身的档案管理特色，无法很好地借鉴过往的知识以及工作水平。而是应当依照因公出国档案管理的具体工作，有针对性的对档案管理人员进行相应的培训，使得档案工作管理人员具备满足岗位需求的专业能力。在做好档案管理工作的前提下，应当不断的对相关知识进行学习，使得能够充分了解档案管理的相关知识，并将相关知识能够快速的运用到具体的工作过程中。相关工作人员应当加强对过往工作的总结，不断的完善自我知识体系，提高工作的效率。使得自身能够跟上档案管理快速发展的趋势，通过现代化的管理方法来对因公出国档案信息化管理工作进行管理，使得档案管理工作科学化、现代化的发展。

4 结语

因公出国档案信息化的建设以及不断的完善，意味着我国现代化发展的水平有了明显的提高。因公出国档案资料从纸质的档案管理转变为了当前信息化体系的管理，使得当前的信息化管理工作方式与传统的纸质档案管理方式有着明显的不同，这也意味着我国因公出国档案管理工作质量有了明显的提升。因公出国档案管理信息化体系的实施意味着管理人员能够快速的调取相应的资料，不单单能够减少投入到档案管理工作中的人力和物理成本，还能够为资料调用者提供方便，使得资料调用者能够快速的获取相应的资料。与此同时，因公出国档案管理信息化能够实现档案资料长期保存。虽然当前信息化档案管理工作与设想存在着一定的距离，但信息化档案管理工作已经快速的推动因公出国档案管理工作快速向前发展。

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