基于新形势下事业单位档案管理创新与服务模式的改革初探

张瑞慈

摘 要：对于事业单位而言，档案作为记录其社会活动与社会服务过程中产生的原始资料的载体，科学的管理档案，能够实现事业单位高效稳健运转的目标。由于目前我国部分事业单位在职人员认为加强档案管理工作并不能提高事业单位的价值与工作效益，所以导致档案管理工作的效率持续降低。本文针对事业单位合理、高效运行档案管理的意义以及现阶段我国事业单位档案管理工作中存在的问题进行分析，就新形势下如何创新事业单位档案管理、改革服务模式提出了具体解决措施。

关键词：档案管理；事业单位；管理创新；服务模式

1 事业单位档案管理工作的现状

随着经济全球化的飞速发展，我国事业单位虽然已经加强了对档案管理工作的重视，并制定了一整套可以有效提升管理水平的措施，但我国事业单位档案管理工作依旧存在以下两个问题：第一，事业单位服务工作是一个持久的过程，然而档案管理人员并未意识到随着工作进程及时整理信息文件的重要性。许多事业单位在社会形态不断改革与发展的情况下，舍弃了原本的传统纸质档案而改为电子档案管理模式，但由于已习惯于传统办公方法的管理人员没有接受过有关于电子档案管理设备的专业知识培训，对电子档案管理设备缺少了解与应用，导致事业单位的管理水平持续滞后。第二，部分事业单位没有设立专门的档案部门，档案管理工作的完成主要由其他部门的工作人员被动兼顾，这种档案管理方式会造成兼顾人员因未将工作重心放在档案管理的工作上而简化档案管理工作的后果，在缺少监督的情况下，档案管理人员无法按照要求进行档案管理工作，严重影响档案管理的工作质量和效率。

2 新形势下事业单位档案管理创新内容

2.1 数字化档案管理模式的建设

随着数字自动化社会进程的加快，事业单位档案管理信息化举措得到人事部门越来越多的重视。所谓建立数字化档案管理模式，是指在事业单位档案管理的过程中，创建互联网科技与现代化信息技术相结合的平台，对事业单位档案进行数字化、信息化处理，从而实现更为深入高效的数字化档案管理模式的建设。在如今新的社会发展形式下，事业单位的档案管理工作也应紧随时代的潮流与脚步，通过创新管理方式，不断解决传统管理过程中存在的诸多问题。从管理机制到电子设备都要根据实际情况做出革新的措施，以求不断提高工作效率与质量。在数字化档案管理模式的建设方面，可以应用的数字化技术包括数字加密技术、数据库技术、扫描技术、身份证验证技术等。这些档案信息资料经由以上几种数字化技术的应用，转换成数字化档案信息资料后，可以有效完成信息资料的更新、整理与扩充，对档案管理工作开展具有重要作用。

2.2 自动化档案管理模式的建设

档案管理工作的自动化模式建设是完成事业单位档案管理信息化改革的重要组成。比较典型的自动化技术包含数码扫描识别技术、电子标签以及OCR识别技术等。例如，OCR识别技术又称光学字符识别技术，是一项利用数码相机或扫描仪等电子设备检查打印纸上的印刷体字符，然后通过检测明、暗的模式确定其形状，采用光学的方式将纸质文档中的文字转换成黑白点阵的图像文件，最后通过字符识别方法将形状翻译成计算机文字的自动化技术，运用此技术不仅可以除错，还能够辅助信息提高识别正确率[1]。以自动化技术为基础，档案管理自动化包括信息数据自动采集、自动筛查、自动搜索以及关键词自动提取等程序，自动化档案管理模式可有效实现档案信息资料的批量、自动处理功能。事业单位的档案管理自动化建设与传统档案管理模式不同，在传统档案管理中，各个档案信息只能对应一份信息，缺乏互动性，而事业单位档案管理自动化體系则因包含内部流程一体化、数据集成技术以及档案文档一体化等技术而增强了信息数据的流通性和相容性，对于提升系统优化具有积极作用。

2.3 网络信息化平台建设

由于计算机科技与网络信息化时代的到来，互联网技术已经被应用于社会发展的方方面面，事业单位档案管理工作也要迎合时代节奏，将网络信息化平台与档案管理工作有效结合，从而不断提高其工作效率。传统的档案管理以纸质文件的形式进行保存，极易造成信息资料损坏与丢失，所以现如今事业单位可以采用网络信息化平台处理信息资料的方法保存文件。例如，事业单位可以引进相关计算机设备，将传统纸质文件资料通过扫描、录入等方法转换成电子档案或图像的形式保存到计算机网络平台。这样既能节省存储空间，又能相较于传统纸质文件保存模式更为安全的保护信息资料，与此同时还有便于查找和调取所需档案文件的优点，一举多得[2]。认清档案管理信息化的新形势，适应其形势下的管理模式，达到提高档案管理工作效率的目的。

3 新形势下事业单位档案管理服务模式改革策略

3.1 提高管理人员素质，强化服务水平

要想成为一名合格的档案管理人员，就需要在遵守法规的前提下，合理制定工作计划，收集、编制、管理相关档案材料，及时作出工作总结报告，保证档案文件资料的完整与真实度。在其位谋其职，档案管理人员要保持对工作的高度热情，以良好的态度积极对待日常工作，严格履行档案管理的职责。例如，档案管理人员可以开展档案管理宣传工作，提高干部职工对档案管理一职的正确认知，优化档案管理队伍的内部结构，定期举办岗内培训与外出考察。此外，对档案管理人员的专业技能水平和服务态度进行评估检测，并根据测试结果给予相应的奖励和惩戒，以此促进每位档案管理人员自主提升操作技能、熟练掌握现代化档案信息处理工具的决心。

3.2 启用信息管理手段，扩大服务内容

事业单位在当前的信息化时代，应积极顺应时代的需求，正确利用信息管理的手段，将信息化管理模式进行全方位完善，真正实现在信息化管理的模式下提高档案管理工作的效率。首先需要制定一个可靠的发展规划，根据所在的事业单位的具体情况，以及事业单位对档案管理选择采取的服务模式，将档案管理规划出几个阶段，每个阶段将要实施的大概方向。具体内容要按照实际情况来进行安排。其次建立专门的和事业单位档案管理相关联的网站，以对外开放的形式为群众提供服务，群众查询档案信息或填报、调取资料也会更加方便快捷，从而实现更为高效的社会服务、提高档案管理工作的效率与档案资源的共享。最后可以建立相关档案数字化网络，在电子文件收集、归档、整理以及档案数据的处理等问题上进行客户端管理，更好的完成存储与共享，实现新形势下事业单位档案管理服务模式的有效创新。

3.3 完善档案管理机制，提高信息利用率

在完善档案管理的各项制度过程中，要将事业单位的可持续发展、员工的利益作为目标，严格落实科学发展观，改变部分传统观念，建立符合现代潮流的档案制度，根据工作中的发展方向积极进行调整与改革，进一步完善事业单位档案管理的每一步环节。此外档案管理工作中遇到的安全问题需要格外注意，在此过程中要做好事业单位安全管理措施，并将此措施归入到事业单位安全体系中，以确保电子档案、其他相关资料的安全。安全措施得到保障的情况下，还需要积极推进档案的运用。

4 结论

总而言之，面对当前新形势下的事业单位档案管理现状以及社会发展的需要，档案管理工作作为事业单位管理工作的一项重要组成，能否有效运行对事业单位的稳定、持续发展起到至关重要的作用。

参考文献

[1]夏枫.新形势下事业单位档案管理创新与服务模式的改革研究[J].企业改革与管理，2015（18）：20.

[2]黄跃曼.新形势下事业单位档案管理创新及服务模式探讨[J].办公室业务，2017（24）：123.