事业单位档案管理与开发利用分析

吕明

如今，整个社会已经进入信息化阶段。在信息化背景下，所涉及到的各种档案信息也非常多。因此，传统的档案管理模式已经无法跟上社会发展的脚步。在事业单位中，所保存的档案资料不仅种类多，而且数量也非常大。加强对档案的管理，对档案资源进行有效地开发和利用，不仅对事业单位的发展来说具有重要意义，而且还能够推动档案事业的发展。因此，在当前社会中，各大事业单位也开始对这方面有了高度的重视。

1 事业单位保存的档案资源所具有的重要价值

在社会公共服务中，事业单位具有非常重要的意义。在这里，具体可以从两个方面来进行论述：其一，在医疗机构方面。医疗服务单位的存在，为社会广大民众的健康提供了极大的保障作用。其二，在社会发展的进程中，各个学校、政府相关服务部门也发挥了非常重要的推動作用。也正是因为事业单位涉及到的范围比较广泛，涉及到的工作内容比较多，所以在不断地发展过程中，也累积了很多的档案资源。这些档案资源主要来源于实际的工作与调研，具有真实性、可靠性等一系列的特点。而这些档案资源的存在，也为之后相关业务的拓展和有效开展提供了有力的借鉴依据。

在现代社会，针对这些档案资源进行有序的管理和有效的利用，也是推动社会发展的重要要求。与此同时，由于事业单位的服务对象是社会广大民众，所以这也就决定了事业单位中的各种档案资料也具有大众性、社会性等特点。当前社会正处于转型的关键时期，各个领域也存在比较突出的矛盾、问题。因此，结合社会群众的实际心理情况来开展相关的管理工作也是非常重要的。而这也需要事业单位的档案资料来作为有力的支撑。

2 加强事业单位档案管理的重要性

2.1 能够清晰、完整地呈现出事业单位的发展历程

从本质上来说，档案资料是在各种工作、实践中直接形成的，并不是后人编造的。因此，这就赋予了档案独特的性质，其是一种客观记录实践情况的资料，是一种确凿的原始资料。对于事业单位来说，档案资料是相关人员的真实记录，也是最真实、最有效、最直接的参考资料。而且，其也是事业单位本身的“发展记录史”，能够清晰、完整地呈现出事业单位的发展历程。

2.2 能够帮助相关人员对事业单位进行科学地评价

在现实情况中，档案记录了事业单位的实际发展历程，是事业单位在发展过程中的重要缩影。事业单位中的档案，不仅记录了事业单位在每一个不同阶段的实际发展情况，也记录了事业单位在每一个阶段所呈现出来的成果。通过这些档案资料，相关的管理者就可以更加准确、直观地了解到事业单位的发展过程，从而更加准确、有效地去总结过去的工作，并对此进行科学地分析，制定出最有效、最科学的发展决策。

2.3 能够方便查询工作

近几年来，查询服务已经在档案管理方面运用得越来越普遍。在当代社会，档案查询服务已经成为事业单位档案管理方面的一项极为重要的用途。一般来说，档案查询服务，主要体现在法律部门的工作当中。当事业单位在实际情况中涉及到某些诉讼问题的时候，相关的法律部门就会查询事业单位的档案。而加强档案管理，就会使档案的查询工作更加方便。

3 当前事业单位在档案的管理和开发利用方面所存在的问题

3.1 事业单位内部档案资料的利用效率比较低下

从事业单位的实际情况来看，某些事业单位还是存在着不合理的地方，部分事业单位在针对各种档案资料进行开发利用的过程中，大都采用的是借阅的形式，或者是直接在档案查询室中查询所需要了解的资料。而且，不属于事业单位内部的工作人员，在查阅事业单位档案资料的过程中也存在非常严格的限制。这些情况的出现，都会在一定程度上影响到这些信息资料的有效共享和整合，也在一定程度上导致档案资料无法得到最大化的开发利用，无法充分地发挥出其所具有的价值。

3.2 档案管理工作模式还比较落后

时代一直在不断地发展，科学技术也在逐渐进步。如今，各种先进的计算机技术、信息技术已经在社会各个领域得到了广泛的应用。但是，还有部分事业单位没有意识到这一点，没有注重引进先进的技术，导致档案管理模式依旧比较落后，信息化水平不高，从而影响到管理的效率，影响到档案资料的开发利用。另外，在某些事业单位中，某些工作人员在档案资料的保存方面也还存在一些问题，某些破损或者是不完整的档案资料没有得到及时的修补。

3.3 相关领导对档案管理工作重视力度不够

虽然档案资料在现实社会中的作用已经越来越明显，但是在某些事业单位中，相关领导还是没有改变对档案管理的传统看法，依旧存在着认知偏差。某些领导认为，所谓的档案资料，其实就是各种复杂数据、信息、资料的汇总，只是为了存档备查而已，对于单位的发展来说，并没有什么实质性的意义。也正是由于这样的错误认知，导致这些事业单位对档案管理工作没有予以足够的重视，没有在这方面投入足够的人力、物力以及财力保障。在某些事业单位中，甚至还将档案管理工作当做是办公室人员的日常性工作，平时仅仅只收集和汇总、归档各种资料，并没有充分地发挥出档案管理的真正作用。

4 加强事业单位档案管理和开发利用的相关对策

4.1 事业单位需要正确地认识档案管理的重要性，并对此予以高度的重视

从本质上来说，事业单位的领导对于档案管理工作的认知，虽然不会直接影响到经济效益的创造情况，但是却可以间接地影响工作效率。并且，只有事业单位的领导对于档案管理工作存在正确的认知，他们才会对档案管理工作予以高度的重视。这样一来，在事业单位中，档案管理才会被其他工作人员重视，档案管理的地位才会得到一定的提升。与此同时，单位领导越重视档案管理工作，那么相关的管理人员也会更加意识到自己所肩负的重要责任，从而提高工作的积极性，更好地完成档案管理工作。

4.2 积极地引入先进的信息技术，针对事业单位的档案进行信息化管理

要想实现对事业单位档案的合理管理和有效开发利用，那么事业单位首先就要积极地改变传统的管理模式，使档案管理工作能够充分地满足实际需要。因此，从这个角度来看，事业单位就需要积极地引进先进的信息技术，并在具体的档案管理工作中有效利用信息技术，使档案管理工作和开发利用都具有现代化、信息化特征。先进技术的有效应用，不仅可以便于档案资料的分类与整理，还能够促进管理工作的有效开展。

对事业单位而言，其在具体的工作中，往往会积累很多的原始档案信息，为了更好地处理这些信息，那么事业单位就需要借助计算机的作用，在计算机的软件系统中建立相关的文件目录，并将这些资料都录入到计算机的文件目录当中，将其进行信息化处理，之后再设置关键词检索的方式，使得之后在查找资料的时候可以更加快速、方便。另外，针对这些经过信息化处理过的原始信息资料，还需要及时地上传到相关的系统当中，利用信息系统来进行保存。通过这样的方式，来使档案管理模式更具现代化。但是，在这里需要注意的是，在构建信息化系统的过程中，相关的工作人员必须要准确地把握单位的实际发展趋势，从单位的实际情况出发，确保所构建的信息系统具有针对性，从而为档案管理水平的提高提供保障。

4.3 根据实际情况合理地拓展档案资料的利用范围，提高档案的利用价值

档案资料具有非常丰富的价值，不仅包括科研价值、管理价值，还包含社会价值、教育價值等多个方面的价值。而若是能够对这些价值进行有效地利用，使这些价值可以充分地发挥出来，那么也能够为社会上的各个科研单位、教育机构等提供更加有效的帮助。由此一来，还能够让社会上更多的人认识到事业单位档案资料的价值作用。另外，为了能够有效地拓展档案资料的利用范围，那么事业单位也需要积极地采取更加先进的检索工作，从而方便社会大众可以对这些档案资料进行有效的查阅。首先，事业单位需要改变传统的管理理念，并积极地与相关的业务人员进行有效地沟通，改变事业单位档案管理的服务模式，使其向主动服务的方向转变。其次，事业单位也需要根据实际情况来加强档案资源共享建设。在当代社会中，对于事业单位档案资料的利用情况而言，资源共享其实就是这些资料信息得到最大化利用的重要基础。因此，为了使这些档案资料得到最大化的利用，事业单位就必须要积极地建立起相关的资源共享网络，并且及时更新和补充档案资料，使广大群众都可以有效地利用这些档案资料。

总而言之，在事业单位发展的过程中，档案管理具有非常重要的作用。在当前社会中，加强档案管理，促使各种档案资料得到有效地利用，对于档案事业的发展来说也具有深远的意义。因此，事业单位领导必须要对此予以高度的重视，并积极地采取各种有效的措施来加强档案管理，提高工作效率，从而使档案资料得到更好地利用，发挥出更有效的价值。

（作者单位：山东省临沂市兰山区兰山街道办事处）