在会计实训中巧用EXCEL编制会计报表

陈云磊 丁婷

摘要：会计报表的编制是会计人员必会的基础技能之一，EXCEL电子表格的运用可以大大降低了错误率，提高的编制报表的效率。EXCEL电子表格虽然不是会计行业专用软件，但却因为强大的数据处理功能而被广泛的应用在财务会计工作当中。这就要求在会计专业日常教学中活用EXCEL表，针对在会计手工实训中运用EXCEL电子表格做了详细的阐述。

关键词：EXCEL电子表格;资产负债表;利润表;现金流量表

在利用EXCEL表编制会计表中之前，首先进行基础数据录入，将第一个工作表命名为“会计分录”，将会计实训中涉及的会计分录录入“会计分录”表中。基础数据录入，即会计分录的录入是利用EXCEL表编制财务报表的基础，务必保证会计分录录入的准确性。

针对编制会计分录时涉及的现金及现金等价物，根据业务特点在会计科目前一列写明其所属的现金流量表的具体项目，此列可命名为“现金流量表项目”，本操作不仅方便学生在后面利用EXCEL表编制现金流量表，还增强了学生对现金流量表各项目的理解，让学生深刻认识到现金流量表的内容及各项目的性质。

完成上述工作后，开始进行以下工作：

一、编制科目汇总表

打开新表重命名为“科目汇总表”，在第一行依次录入“总账科目”、“借方发生额合计”“贷方.发生额合计”。下面通过具体函数编制“科目汇总表”。

第一，利用EXCEL表找出本期发生额涉及的所有会计科目。在“会计分录”表中打开“数据——筛选——高级筛选”，高级筛选方式选择“将筛选结果复制到其他位置”，“列表区域”选择“会计分录”表中的总账科目列，“条件区域”空白不选，“复制到”选择“科目汇总表”下某一空白格，点击“选择不重复的记录”。点击确定，找到本期发生额所涉及的所有会计科目。

第二，在“科目余额表”中利用“SUMIF函数”计算出每一会计科目本期发生额借方合计数和贷方合计数。选择通过第一步找到的“第一个总账科目”与“本期借方发生额合计”的相交空白格，打开“SUMIF函数”，“区域”选择“会计分录”表中的全部会计分录（注意现金流量表项目列不选择，仅选择会计分录），条件选择“第一个总账科目”，“求和区域”选择“会计分录”表中的借方列，点击确认，该空白格出现第一个总账科目的“本期借方发生额合计”，双击该单元格右下角，本期发生额所涉及的每一个会计科目的“借方发生额合计”。再一次运用“SUMIF函数”计算出每一会计科目本期发生额贷方合计数。

第三，通过SUM函数，计算发生额借方合计数之和与发生额贷方合计数之和，稽核两数是否相等，进行发生额的试算平衡。

二、编制科目余额表

通过“科目汇总表”得到本期发生额，期初余额通过手工录入、上期结转或复制得到。根据会计科目所属会计要素类别，编写公式，计算期未余额。

资产类会计科目和成本类会计科目期末余额等于“期初余额+本期借方发生额合计二本期贷方发生额合计”。

负债类会计科目和所有者权益类会计科目期末余额等于“期初余额+本期贷方发生额合计-本期借方发生额合计”。

损益类科目期初期末均无余额，不需要计算。为验证会计信息的准确性，可通过计算验证损益类科目余额是否为0。

收入类科目无期初余额，期末余额等于“本期贷方发生额-本期借方发生额”。

费用类科目无期初余额，期末余额等于“本期借方发生额-本期贷方发生额”。

在第一个空白格中输入公式，用拖動复制方式得出本期所涉及全部会计科目的期末余额，利用“SUM函数”计算本期“借方期末余额合计”和“贷方期末余额合计”，稽核两数是否相等，进行期末余额的试算平衡。

三、编制资产负债表

根据实务中资产负债表格式设置EXCEL，根据会计中资产负债表的报表项目计算公式计算资产负债表余额。

四、编制利润表

根据实务中利润表格式设置EXCEL，非计算的利润表项目使用VLOOKUP函数提取所需信息。打开VLOOKUP函数， “查找值”里输入需要查找的某利润表项目，“数据表”从科目汇总表的科目列选择至金额列，因利润表中金额列的借方发生额和贷方发生额相同，所以可根据习惯，选择借方金额列或贷方金额列。“列序数”为科目汇总表中“科目列”至“金额列”的序数，如选择的金额列为借方发生额合计，则“列序数”为2，即“科目列”至“金额列”的列数是2列;如选择的金额列为贷方发生额合计，则“列序数”为3，即“科目列”至“金额列”的列数是3列。“匹配条件”根据需要设置为精确匹配0或模糊匹配1，一般选择“精确匹配0”的情况较多，为了建立准确的利润表，“匹配条件”设置为“0”，进行精确匹配。双击该单元格右下角，本期发生额所涉及的利润表项目均提取人利润表。

编制完成利润表以后，稽核资产负债表“未分配利润期末余额-未分配利润期初余额”是否等于利润表的金额。

五、编制现金流量表

现金流量表编制时采用直接编制法。

在基础数据录入时，“会计分录”工作表中已经存在现金流量表项目列，根据本列及后面的借贷方发生额，重复使用科目汇总表的编制方法，编制“现金流量表项目汇总表”。

第一，利用EXCEL表找出本期发生额涉及的所有现金流量表羡慕。在“会计分录”表中打开“数据——筛选——高级筛选”，高级筛选方式选择“将筛选结果复制到其他位置”，“列表区域”选择“会计分录”表中的现金流量表项目列，“条件区域”空白不选，“复制到”选择“科目汇总表”下某一空白格，点击“选择不重复的记录”。点击确定，找到本期发生额所涉及的所有现金流量表项目。

第二，在“现金流量表项目汇总表”中利用“SUMIF函数”计算出每一现金流量表项目本期发生额借方合计数和贷方合计数。选择通过第一步找到的“第一个现金流量表项目”与“本期借方发生额合计”的相交空白格，打开“SUMIF函数”，“区域”选择“会计分录”表中的全部会计分录（包括现金流量表项目列），条件选择“第一个现金流量表项目”，“求和区域”选择“会计分录”表中的借方列，点击确认，该空白格出现第一个总账科目的“本期借方发生额合计”，双击该单元格右下角，本期发生额所涉及的每一个会计科目的“借方发生额合计”。再一次运用“SUMIF函数”计算出每一现金流量表项目本期发生额贷方合计数。利用借方发生额合计数和贷方发生额合计数计算“发生额合计”，即发生额合计等于借方合计数加贷方合计数，此时计算出了每个现金流量表项目的本期发生额。

完成“现金流量表项目汇总表”的编制后，根据实务中现金流量表格式设置EXCEL，使用VLOOKUP函数完成现金流量表的编制，编制方法与利润表的编制类似。

打开VLOOKUP函数，“查找值”里输入需要查找的某现金流量表项目，“数据表”从“现金流量表项目汇总表”的“现金流量表项目”列选择至“发生额合计”列。“列序数”为“现金流量表项目”列选择至“发生额合计”列的序数4。“匹配条件”根据需要设置为精确匹配0。双击‘该单元格右下角，本期发生额所涉及的现金流量表项目均提取人现金量量表中。

但需要注意，现金流量表项目中除了包含非计算报表项目外，还包含了计算的报表项目，根据现金流量表的计算特点，编制相关公式计算得到即可。

编制完成现金流量表以后，稽核资产负债表“货币资金”的增加额及其他现金等价物的增加额合计数是否等于现金流量表中的现金及现金等价物的增加额。

通过以上五个步骤就可以编制所需的三大财务报表，而正确的利用EXCEL编制会计报表，不仅要求使用者对会计理论知识掌握的深入，还要求使用者能灵活的适用EXCEL表，在信息化的当今社会，活用EXCEL已经成为了一项基本技能。而在会计手工实训中巧用EXCEL表不仅可以提高编制报表的速度，检查已完成手工账的正确性，提高实训完成的质量和速度，还可以练习EXCEL表的运用，在巩固已学会计知识的基础上活用EXCEL表的相关知识，因此在实训教学中应加强EXCEL表在手工账中的应用。

参考文献

[1]张添一，EXCEL在会计报表中的应用[J]，品牌，2015.1下

[2]刘伟丽，巧用EXCEL电子表格软件编制资产负债表[J]，赤子，2015.9