简析如何做好办公室文书工作

周海帆

办公室是企业或者事业单位的一个重要部门，它处在一个特殊的位置，起着其他部门所不能代替的作用。（办公室处的是枢纽的位置，其不仅担负着协调左右、承上启下的作用，也起着推动和促进其它职能部门正常开展工作的作用。）办公室就好比是企业或者事业单位运转的发动机，在办公室工作中如果有一项工作出现问题，就会直接影响企业或者事业单位的正常运转。而文书工作作为办公室工作的一个重要组成部分，其工作质量的高低，将会直接影响办公室的工作质量，进而影响企业或者事业单位的正常运转。因此，如何做好文书工作，提高文书工作的质量的同时，提高办公室工作质量，保证企业或者事业单位能够正常运转，是每一位文书工作人员需要思考的问题。下文对文书工作进行了详细的概述，并提出如何做好文书工作的一系列方法。

一、对文书工作的详细概述

文书，英文document，现多指契约、书信、公文等。其是机关单位、事业单位、企业、团体、个人在社会活动中，为了某种需要，而按照一定的处理程序与特定的体式（体式指的是体裁格式以及字体式样。）制作出来的书面文字材料。而文书工作的主要对象是公文，其是围绕公文的拟制、处理、传递以及管理等一系列工作的总称。

文书工作的运转过程可分为两大类，即发文与收文。发文指的是由机关单位、事业单位或者企业发布的内部文件，其只适用机关单位、事业单位或者企业内部人员。发文的流程一般为：授意—草拟—核稿—会签—签发—编号—缮印（缮印指的是把小队并修正好的校样，通过印刷机或者打印机印制成规范的正式文件。）—用印—登记—分发。 而收文则指的是接收外部送达本机关单位、事业单位或者企业的公务文书和材料，包括公文文件、材料等其他文字资料。并且，收文的流程可分为四个阶段，即第一阶段、公文的收受与分流，主要包括的有①签收;（签收指的是按照规定进行公文的确认、清点、核对、检查以及签注手续，并且公文签收的常用登记形式有三种，即联单式、卡片式、薄式三种登记形式。）②外收文登记;（外收文登记指的是外收发人员在完成签收公文工作后，对收文情况做的简要记载。）③启封;（启封亦可称为拆封，其指的是外收文在登记完成后，统一交给内收发人员，进行统一启封。）④内收文登记;（内收文登记指的是内收发人员在收到公文后，需要对收文的情况做详细的记载。）⑤分办;（指的是由办公室文书工作人员将收到的公文进行分类，然后根据公文的内容与性质，分别送给有关部门工作人员以及有关领导阅批。）⑥摘编。第二阶段、办理收文，主要包括的有①拟办;（拟办指的是相关部门负责人或者有关工作人员对需要办理的公文提出建议性的处理意见，然后交由相关领导做出最终决策。）②批办;（批办指的是相关部门负责人或者领导就某件为签注或者已签注拟办的公文应如何办理所签批的意见。）③承办;（承办指的是相关工作人员按照处置意见对公文所针对的问题进行处理。）④注办。（注办指的是由承办人在公文尾角或文书处理单上简要注记公文的处理情况，其主要作用就是备忘待查。）第三阶段、组织公文传阅和催办查办。第四阶段、处理办理完毕的公文，主要包括的①公文立卷归档;（立卷归档指的是将已经处理完毕的具有参考保存价值的公文分门别类的组成一个或者数个案卷。）②公文清退;③公文暂存;⑤公文销毁。（公文销毁指的是将多余、重复、过时以及无保存价值的公文按照有关规定进行销毁。）

二、做好办公室文书工作的方法

（一）运用电子信息技术，提高文书处理效率

随着电子信息技术的快速发展与日益普及，电子信息技术在我国的应用范围不断扩大，并逐渐延伸到各个工作领域当中。而在办公室文书工作中运用电子信息技术，则有利于办公室文书工作实现无纸化办公。无纸化办公不仅有助于提高文书工作的效率，也有利于提高文书工作的质量。因在文书工作中运用电子信息技术，可实现网络公文流转。（网络公文流转指的是对需要办理的文件实现全流程无纸化网上办理）而公文通过网络流转，可有效节约文件传阅的时间，加快了文件流转的速度以及文件审批时间，提升公文办理效率的同时，也提升了文书工作的效率。

（二）增强文书工作人员责任意识，提高文书工作质量

机关单位、事业单位或者企业想要提高办公室文书工作质量，前提是要增强办公室文书工作人员的责任意识。因在办公室文书工作中，增强文书人员的责任意识是提高工作质量的關键。而机关单位、事业单位或者企业想要增强文书工作人员的责任意识，可从以下几个方面着手：第一、各级领导或者办公室领导需对工作表现突出的文书工作人员，及时提拔使用，并大胆委以重任，这样不仅有助于增强文书工作人员的使命感也有助于增强文书工作人员的责任心。当文书工作人员的责任心一旦增强，就利于提高文书工作的质量与效率。第二、制定文书工作岗位职责。强化责任意识，关键是要细化责任。因此，机关单位、事业单位或者企业想要增强文书工作人员的责任意识，就需制定文书工作岗位职责，只有明确每位文书工作人员的职责，才能够有效增强文书工作人员的责任意识，进而做好文书工作，提高文书工作的质量。（作者单位：中国人保财险哈尔滨市郊县分公司）