企业制度管理信息技术应用的思考及展望

郑琪宁

（中国石化企业改革管理部，北京 100728）

在科技发展的今天，信息技术已成为支持企业制度管理的工具，大型企业几乎都建设了多种信息系统，保证指令的上传下达，保证物流、资金流、信息流的畅通，保证中国石化合规高效经营。为适应依法依规治企的新要求，如何在制度管理中更好地利用多种信息技术，打通信息壁垒，让企业更加方便灵活地实现“按照制度管人管事”，产生更多的附加价值，是企业制度管理者在开发利用信息技术时需要认真思考的问题。本文通过对比国内外企业制度管理信息技术运用情况，分析制度管理信息系统建设的现状和存在问题，提出了提升制度管理运用信息技术水平的建议。

1 国内外企业制度管理信息技术运用情况

企业制度是员工在企业生产经营活动中需要遵守的规定和准则，是企业赖以生存的体制基础，是企业员工的行为规范，是企业经营活动的体制保障。企业制度管理发展经历了以下三个阶段：

单体制度管理——初级阶段。根据企业经营管理出现的各类实际问题，引入或制定出各类规章制度，如推行岗位责任制，各业务或职能管理部门逐步制定相关管理制度。

单体系管理——中级阶段。为了实现某一个或某些管理目标与经营目标，提高企业专业化管理水平与运营能力，开展HSE、ISO9000、内部控制、风险管理等体系认证。体系管理是制度管理的形式，也是单体制度管理的规范化、集约化阶段。

一体化管理——高级阶段。运用标准化原理，整合现有体系、合规、制度、风险、内控、标准、表单等有效的管理方式，建立多体系融合的保障企业高质量发展的制度体系，形成执行企业管理理念、管理方法、战略结构的载体，推动企业管理创新，解决企业管理复杂性，尤其是大企业管理复杂性与综合性问题，构建与企业自身产业、规模相匹配的现代企业制度，让依法依规治企成为企业核心竞争力，支撑企业进一步的发展。

国外企业制度管理现状总体上处于第二或第三阶段，尤其是跨国企业，基本已建立了符合自身需要的制度管理体系。它们利用信息技术，保证了制度管理中最为重要的信息数据的准确性、一致性和及时性，同时，也将信息技术视为保证制度健全与生命周期管理持续优化的关键手段。图1是国外某咨询公司对信息技术在促进企业提升制度执行力和风险管控力方面的调查结果。从图中可以看出，信息技术的应用可有效提升信息可用性、时效性、一致性、准确性和流程一致性、流程效率、风险控制能力、竞争优势等，其中，对于信息可用性和流程一致性方面的提升作用最明显，达到了30%—35%。

另外，国外很多企业都将制度管理信息系统与内部其他信息系统相互集成，包含ERP、BPM、BI等。从图2可以看出，制度管理信息技术通过与其他信息系统相结合，可以促进制度的真正落地，对内部流程及业务操作进行规范与控制。

很多能源化工行业的跨国集团，如埃克森美孚、BP、壳牌等，在多年的经营管理实践中积累了许多制度建设管理方面的宝贵经验，它们利用信息技术对制度进行信息化改造，优化了企业整体运营平台。

图1 国外制度管理信息系统对企业不同层面的提升（根据META咨询公司数据）

图2 制度管理信息系统与其他系统的融合（根据META咨询公司数据）

目前国内中小企业普遍处于制度管理的初级阶段，大型企业大多处于中级阶段，极少数国内大型企业正处于从中级阶段向高级阶段发展的过程中，尤其是新兴企业，例如华为，其公司的制度、流程、信息化高度融合。国内外企业制度管理的共同特点是持续优化制度管控体系。在体系标准化、规范化运行的同时，强调与业务流程的高度融合，与其他管理体系的深度结合，实现制度体系与经营管理，以及其他管理体系之间的联动，同时利用信息手段打造制度管控平台，增强企业制度执行力。

随着经济全球化的深入，联合国等国际组织强化企业合规经营，参与经济全球化的任何国家和企业，都将被卷入强化合规经营的浪潮。党的十九大强调要深化依法治国的实践，全面依法治国，而国有企业作为党领导下的国家治理体系的重要组成部分，必须贯彻落实全面依法治国基本方略，把全面依法依规治企摆在更加突出的位置，推动生产经营改革全面纳入法治化轨道，为企业发展提供根本性、全局性、长期性的法规制度保障。石化企业利用信息技术进行制度管理，已成为时代的必然。

2 中国石化制度管理信息系统应用现状

以中国石化为例，其制度管理信息系统建设经历了两个阶段。

第一阶段，依据中国石化2011年版的制度管理办法，建设制度管理信息系统，主要目的是用技术手段解决全系统规范制度管理的问题,保证制度管理办法规范执行。一是将制度与中国石化其他公文管理区别开来，建立标准化制度体系，实现数字化管理全系统制度，逐步建成上下联动的制度体系，保证整个中国石化制度体系相对标准、稳定、完整；二是将制度编制流程用信息系统进行固化，保证制度编制流程程序规范，提高制度制发的严肃性；三是方便员工在线查询制度、了解制度，保证企业员工更好地执行制度。系统于2011年建设，2013年通过系统验收,到2016年年底制度系统用户数量接近7万人，初步统计2016年8月至2017年4月，用户查看制度达38万多人次。

第二阶段，2017年至今，全系统初步构建起较完整标准的制度体系。为进一步把制度规矩立起来、落实到位，中国石化党组要求制度建设“清晰明了、务实管用”，加强制度建设，提高制度的“含金量”，强化制度的执行力。基于中国石化提出的新要求，着力解决新问题，中国石化修订印发了2017年版制度管理办法，制度管理信息系统同步进行了提升，本次提升主要是运用“互联网+”新思维，实现制度管理“全流程、全覆盖、结构化、人本化、共享化”。全流程，即横向上实现制度全生命周期管理流程贯通，纵向上实现总部到企业直至基层单位的管理流程贯通；全覆盖，即实现对所有单位及人员的全覆盖；结构化，即制度管理的每个环节均有标准、有规范，表单化操作；人本化，即性能稳定、界面友好、操作便捷；共享化，即将系统打造成开放共享的业务管理平台，与相关业务管理系统相集成，实现信息资源共享。系统已于2018年年底全面上线。本次提升，将端处理的平均时间缩短至2秒,截至2019年2月，全部用户累计10万余人，其中关键用户超过1800人，用户点击使用量已达100多万次,部分用户同时可以在移动端使用。

3 制度管理信息系统存在的问题

3.1 运用广度不够

广度包含了用户数量和制度范围。以中国石化为例，虽然系统二次提升后，总用户数量达到10万多人，但相对于中国石化60多万人的员工总数来说，只占1/6。此外，制度管理范围缺少国家和行业标准，究其原因，一是制度本身精准度不够，不能与员工岗位进行精准对接。制度需要各级各类员工遵守执行，但员工需要执行的制度只是规范本专业本岗位的制度，系统目前对制度规范的业务范围、适用范围只有宽泛的划分，无法与岗位进行精准匹配。同时，虽然大部分企业编制了员工岗位说明书，但各企业之间发展情况差异较大，员工所履行的职责也处于变化中，因此，目前主要仍是通过人工对接本项工作，没有实现在制度管理系统平台上的自动对应。二是企业制度管理只局限于中国石化内部，缺少对国家、行业标准的采集和管理。员工需要自已上网查找相关制度，亦无法及时了解制度的变化或更新。三是制度系统移动端覆盖不全面。资料显示，全球55亿成年人中，将近40亿人拥有智能手机。目前中国石化内部正在推广移动办公，智能手机也基本实现全覆盖，在这样的环境下，对于需要员工知晓并执行的制度，应及时将制度审批、查询，按岗位推送到个人手机上。但目前制度系统的移动应用仅覆盖到总部部分员工，若想真正通过移动应用来方便遍布世界各地的员工查询和执行制度，还任重道远。

3.2 功能开发深度不够

制度管理信息系统目前覆盖中国石化全部的制度，实现制度全生命周期10个环节的在线管理。系统功能最成熟、运用最频繁的是制度编制和制度查询，对制度宣贯、执行、检查、评估、优化等环节功能的开发还比较薄弱。制度宣贯模块，规范宣贯的要求和上下流转的环节节点，但受制于系统受众有限、支持宣贯方式的功能开发有限等，虽然宣贯有一定的效果，但离需求还有较大的差距；制度承接模块，目前使用较多的是上级单位发布承接要求，而下级单位承接制度的制定情况反馈较少，与制度查询模块之间的联动还有待加强；制度执行检查模块，目前还在探索阶段，只有小部分下属单位在少数几个业务领域探索建立，离形成标准化的模块、在线跟踪制度执行检查情况的要求还有很大距离。

3.3 系统间集成不够，多元化应用缺乏

制度是企业行为的规范，每个业务系统的建设都必须遵守业务领域制度，有的业务系统甚至是业务领域人员执行制度的硬约束手段，因此制度和系统是不可分割的整体。按照“管理制度化、制度流程化、流程信息化”的工作要求，面对支持企业正常运行的ERP、智能工厂、智能油气田等，作为管理着中国石化所有制度的制度管理信息系统目前只与总部OA系统、业务公开系统实现了集成，但集成系统较少，更加多元化的运用还有待开发。例如：制度和条款标准化的数据在各个系统应用执行、掌握各系统制度执行情况、制度修订结果及时反馈给各系统，使各系统及时有效地按章办事等，制度信息化建设还有很多工作可做。

4 提升制度管理信息技术水平的建议和展望

国资委《中央企业合规管理指引》中明确规定“合规，是指中央企业及其员工的经营管理行为符合法律法规、监管规定、行业准则和企业章程、规章制度以及国际条约、规则等要求”。为更好地发挥信息技术作用，满足企业合规管理的要求，制度管理者需进一步提升制度管理信息系统的功能，拓展运用多种信息技术工具。

4.1 提升制度一体化管理，加快移动应用集成与部署

制度管理信息系统逐步将企业业务管理规范所依据的国家标准和行业标准规范集中管理，运用制度管理理念将标准规范条款化并与岗位映射，利用制度系统的宣贯功能向相关岗位推送制度与规范，提升一体化管理水平。同时，将制度管理系统中功能成熟、应用频次高的模块设计到移动端，支持全系统员工使用，一是支持企业关键用户移动办公，实现制度移动端的办理功能；二是按照岗位设置，开通制度查询功能和制度宣贯功能，便于员工移动查询所在岗位需要知悉的制度，方便管理者将相关制度推送至员工。

4.2 加快开发深度应用

制度管理实现在线闭环管理，做实制度宣贯、制度承接、制度评估功能，探索建设制度检查功能。分析宣贯资源利用率，将宣贯资源分享与共享，提升宣贯的整体效果。规范制度执行检查流程，定期开展制度检查（包括制度编制评估与制度执行效果），通过业务执行样本证明制度应用效果，支持上传各种检查文本及影像数据。建立制度检查模块，支持业务制度检查，按系统内上下游不同的板块特点，形成分层分级分类的制度检查方案，最后探索出标准化的制度检查模块，推广运用。

制度管理信息系统扩展外延，不仅可以支持制度体系管理，同时以制度体系为基础，拓展支持多类型管理体系文件的管理。

4.3 加快系统间衔接集成

OA系统升级后，制度管理信息系统与OA系统可以进一步衔接融合，为操作者提供更人性化的操作服务。拓展与其他应用系统的集成，初步先从与内控系统开始融合，在制度编制环节接入内控系统，关联内控点的控制要求，让制度体系与内控体系形成统一的企业制度体系，在内控系统内控检查环节关联制度要求，让内控检查与制度检查一体化，促进实现制度规范、检查规则、业务规范的集中统一。在此基础上，拓展与其它应用系统的集成，如作为审计和业务公开问题检查与定性的制度基础、合同系统签署时制度体系的依据等，让制度规定在系统应用中切实落地，规范业务执行，提升企业操作的合规性。

4.4 建设制度管控平台

在制度管理信息系统与不同的信息系统不断地集成和融合的过程中，建设制度管控数据库，将制度条款数据标准化，建立岗位执行手册，形成管控标准规范与规则，为企业业务执行与信息化建设提供了制度标准规范应用平台。该平台支撑了企业业务执行和信息化建设，具有制度规范修订发布提醒、精准查询与引用、提供检查方法与结果著录的功能。利用标准化的制度条款数据，对业务关键环节进行管控，促使制度规定与关键节点实现机控，切实助推从“人控”到“机控”转变。发展到一定程度后,以提高管理效率为目的，集成相关业务系统，删除不必要的流程、精简冗余的审批环节，简化操作，实现关键环节可控，通过合规性检查标准，实现平台业务流程监控，提升整个业务流程线条的办事效率，从而使企业整体业务流程在合规的框架中运转，保证平台上操作行为的合规、方便与快捷。