档案查重的畅想

文·黄晓霞

市、县（区）级国家综合档案馆馆藏文书档案存在一定量的重份文件，档案馆馆际之间、馆室之间、各档案室之间也存在重份问题，这些重份档案不仅占用了宝贵的库房空间，还增加了档案管理成本，造成一些不必要的浪费。随着档案信息资源的不断整合，共享理念的日趋成熟，重份档案已经没有了存在的价值。笔者认为，在档案信息化管理软件中添加档案查重功能，在文件材料归档、移交进馆及馆（室）藏管理过程中探索档案查重，减少或根除档案重份问题应引起市、县（区）级档案部门的关注。

一、查重的必要性

市、县（区）级国家综合档案馆馆藏和馆际之间、馆室之间、各档案室之间档案的重份量大，馆（室）档案库房存储空间又普遍紧张，因此，进行档案查重、探索有效的途径防止和减少档案重份问题十分必要。

（一）馆藏档案重份量大

馆藏重份档案以上级文件及机构设置、干部任免、表彰先进文件为主，其中上级文件中又以各地党委、政府文件为主。这是由于国家综合档案馆的接收范围往往覆盖辖区内机关、团体、企事业单位，多达百余个。根据《档案馆通则》和国家档案局第9号令《各级各类档案馆收集档案范围的规定》，省级以下（不含省级）档案馆接收保管期限为永久和长期（30年以上，含30年）的档案。各单位对于需要本单位贯彻执行的上级文件特别是当地党委、政府文件多数作为长期保存，对于机构设置、干部任免、表彰先进等文件只要内容涉及本单位的多以永久、长期保存。这些单位档案按期移交档案馆，就不可避免地造成了馆藏重份档案的产生。虽然2006年国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》颁布之后，强调了“以我为主”的归档理念，上级文件应大部分归入短期保存。但由于各单位档案人员业务素质的参差不齐、归档时保管期限鉴定就高不就低的指导思想，上级重份档案的数量仍未能明显减少。加上档案馆在档案接收工作中，由于考虑单位撤并及其他特殊情况，很多馆也在陆续接收短期卷，使得短期档案中大量的上级文件也得以在馆库内安家落户。这样，随着每年档案接收工作的开展，馆藏档案重份量日益攀升。

（二）馆际之间、馆室之间、各档案室之间档案重复问题突出

各单位对于需要本单位贯彻执行的上级文件作为长期保存，就会使得同一份上级文件在所辖的不同市地、不同县区的多个下级单位档案全宗中出现。如一份山东省人民政府办公厅的文件，其收文单位是各市人民政府，各县（市、区）人民政府，省政府各部门、各直属机构，各大企业，各高等院校。作为发文单位的省政府办公厅和作为收文单位的山东省所辖的17个地级市政府、137个县（市、区）政府及百余个省政府部门、直属机构、各大企业、各高等院校都会对此文归档保存，这就造成了不同单位档案室之间档案的重复。这些单位的档案移交同级档案馆后，又造成了各档案馆馆藏内部的重份问题和各档案馆馆际之间、馆室之间档案的重复。机构设置、干部任免、表彰先进的文件也是同样。如一份2014年临沂市人民政府表彰临沂市劳动模范和模范集体的决定，受表彰的239名劳模和60个模范集体所在单位及作为发文单位的市政府、作为收文单位的临沂市所辖的12个县区政府、3个开发区管委会都会将此件存档，这样，300余份同样的文件就会被分别保存在市、县（区）档案馆和各级机关、企事业单位档案室内，其中所耗费的人力、物力、财力，占用的馆库空间和管理费用都是一笔不小的数目。

（三）馆、室档案存储空间压力大

市、县（区）直单位由于受办公条件的限制，档案室普遍存在面积小、存储空间不足的问题，有些单位甚至没有独立的档案室。档案馆的馆库空间也是压力巨大，尤其是县（区）级档案馆普遍存在馆库空间不能满足馆藏增长需求的问题。有些地方甚至出现因受馆库存储量限制导致多年到期应进馆档案无法按期进馆。解决问题的途径除了档案馆库的扩建、新建外，档案查重，使馆（室）藏瘦身也可以在一定程度上缓解馆库压力。

二、查重的可行性

目前，多数市、县（区）级档案馆已建立起馆藏档案目录数据库和档案全文数据库，档案检索已实现计算机自动检索，只要在档案信息化管理软件中添加查重功能就可以实现查重。但是，对于馆藏存量，因馆藏每件档案都已有固定的档号和相应的检索工具，重份档案又是分散保存在不同的全宗、不同的保管期限内，如进行查重拣出就会牵一发而动全身，工作繁杂，还容易造成混乱。因此，如果重份档案数量不大，就没有必要进行一一拣出重整。进馆增量的查重是比较简单易行的，应作为目前查重工作的重点。馆际间、馆室间、各档案室之间的档案查重可随着区域目录中心的建立、档案信息资源共享的不断发展逐步推进。

（一）进馆增量的查重

档案接收进馆之前进行机读目录查重，把重份文件剔除，进行归档调整后再接收进馆。2002年执行《归档文件整理规则》之后的文书档案整理，件号都是每年一个流水号，这就给件号的调整带来了便利。可以把每年排在最后的文件提到前面用来填补因重份被剔除掉的文件的空号，比较简单易行。尤其是今年的机构改革，涉改单位大量档案需移交档案馆，在档案的接收进馆工作中进行文件查重，筛选、精减之后再进馆，将大大减轻进馆压力和馆藏压力，最大限度地利用好寸土寸金的馆库空间和节约扫描、编目、消毒杀菌等管理成本。今后，如能实现电子文件在线归档，各单位档案在归档环节实现查重将会更加科学有效，可以彻底杜绝重份档案的进馆。

（二）馆藏存量的查重

若馆藏存量重份问题严重，可以尝试通过电子目录查重，把所有重份档案在目录上标注“重份销毁”字样，档案实体挑出登记造册，经领导审批，并征求有关部门意见后进行销毁。留存的档案卷（件）号不变，重新集中装盒，盒号进行变更。在这一过程中要特别注意档案实体盒号的变更要跟检索工具的变更步调一致，销毁清册和重整前后的档案目录要存入全宗卷。

（三）馆际间、馆室间、各档案室之间的档案查重

馆际间、馆室间、各档案室之间档案的查重应以区域目录中心的建立和馆际间、馆室间、各档案室之间档案信息资源实现完全共享为前提，当数字化的发展可以完全打破各档案馆、室之间的壁垒，所有档案信息可以实现全方位的数据共享，那时，一份档案，只需一个档案馆保存一份就可以了，我们可以理解为文件材料只需发文单位存档就可以，收文单位就不必归档保存了。也就是说各单位的归档范围可以限定为只是本单位发文需归档，收文属不归档范围。