区块链技术在电子文件管理模式中的应用

张晏宁

摘要：大数据时代的发展，电子文件数量剧增，电子文件的管理模式也需变革。本文先论述电子文件管理模式的现状，分析了区块链技术的塞本概念及其技术特征，指出区块链技术在电子文件管理上的应用，会对电子文件管理模式带来了哪些变化。

关键词：电子文件管理模式;区块链技术;去中心化

1 电子文件管理模式现状

根据电子文件管理的不同层次，有机构内部、档案馆等范围内的电子文件管理模式。

1.1 机构内部电子文件管理模式

在机构内部，电子文件管理主要存在档案室和信息中心两种管理模式。

档案室是各机关统一保存和管理本机关档案的内部机构，任务是集中统一地管理本机关各部门形成的各种门类和载体的全部档案，为各机关的工作提供服务。因此电子文件在产生后，其管理活动首先由档案室来承担。实际上，目前档案室的工作集中在电子文件的收集，在收集后一段时间内移交给档案馆。

信息中心是一些大型企业单位在原有图书机构、档案机构或情报机构基础上设立的信息管理实体机构。信息中心可以发挥信息技术和信息管理系统的优势，达到各类信息的有序整合和有效利用，将电子文件信息与中心原有的图书、情报、档案信息进行有机集成，统一管理，整体优化。

1.2 檔案馆电子文件管理模式

目前来看，档案界普遍认为档案机构对归档的电子文件管理责无旁贷，在管理上采用什么方式进行管理，主要在分散保管模式和集中保管模式二者间争论较多。

分散保管模式是指政府机构以及各种社会组织产生的电子文件不集中在各级档案馆保存，而采用分布式管理方法，将其保存在产生这些文件的机构内，档案馆对电子文件信息加以控制、指导和帮助。分散保管模式的理论基础是“后保管模式”，是以实体为中心的管理模式的一种改进。

集中保管模式是指将具有永久价值的电子文件传送到档案馆集中保存，对电子文件的实体和信息实行双重控制。实行集中保管模式主要是基于电子文件的法律责任、电子文件生命周期理论、组织机构人员稳定性三方面的考虑[1]。

1.3 我国电子文件管理现状

自上世纪90年代以来我国电子文件开始迅速、大规模的出现在社会生活的各个领域，电子文件管理问题的研究和实践也逐步开展起来。总体上看，各地区、各机构电子文件管理工作仍然具有很强的自发性和分散性特征，一些机关电子文件管理几乎完全处于“各自为政”的状态，电子文件的信息孤岛妨碍了我国信息资源的共享。经济发展、资金、设备、技术力量、标准规范等情况都制约着电子文件管理工作的发展[2]。

2 区块链技术概念及其特点

区块链技术也称为分布式账本技术，是一种新的互联网数据库技术，在此技术下，每个人都可参与数据库的记录。区块链的核心技术有分布式账本、对称授权加密技术、共识机制、智能合约等。

区块链是分布式数据存储、点对点传输、共识机制、加密算法等计算机技术的新型应用模式。本质上是一个去中心化的数据库，密码学方式保证的不可篡改和不可伪造的分布式账本。区块链的特点是去中心化，开放性、自治性、信息不可篡改、匿名性。

3 区块链应用在电子文件管理模式中的价值

3.1 随着子文件、电子档案的作用越来越重要，但电子文件保存技术、方式、手段的不同和对系统的依赖性，在管理移交过程中造成电子文件不兼容等无法读取等的问题，给电子文件的管理造成了极大的困难[3]区块链技术具有点对点性、不可篡改性，在区块链系统内电子文件从生成开始，就进行透明公开的管理，通过共识机制共同维护一份电子文件系统，每个节点的人们都有一份完整记录，这样就不用担心部分电子文件的丢失与损毁，尤其是对具有价值的电子文件。并且区块链是去中心化的分布式数据库，不需要各用户之间互相信任，有共识机制，按照智能合约的规定共同执行操作即可。这样极大的降低了电子文件的管理难度。

3.2 在大数据时代下，电子文件数量呈指数增长，面对庞大的文件数量，如何有效的进行电子文件管理成为当务之急。在区块链网络中，档案机构的工作人员完全可以通过P2P网络，在竞争激励机制下争取电子文件管理的阶段性权限，这样可以提高工作人员面对管理庞大电子文件的工作热情和效率。同时区块链系统的运行都是根据智能合约预先设定的程序自动运行，不可干预，这样降低管理成本，电子文件的管理过程公开透明，既方便了管理过程，也开放了电子数据资源，社会大众都可有序访问，这也符合目前的电子资源使用的发展趋势。

3.3 电子文件管理最重要的任务就是保障电子文件的真实性，当把电子文件的管理过程放在P2P的网络里运行，利用区块链的分布式账本的原理，可以获得极大的安全性，区块链提供的这种开放分布式云服务，每个节点都有一模一样的账本，摧毁部分节点对整体系统根本没有影响。除非有人能控制系统内半数以上的多数人，否则会发现修改账本完全没有意义。这样免去了传统管理模式下电子文件真实性确认的步骤，节省人力财力，这是现行传统的电子文件保管模式下所达不到的。

4 总结

区块链技术作为当下的热门技术，目前是理论研究多于实践探索，主要应用的领域有贸易金融、医疗、物联网等，尤其在电子文件保管模式上的应用还需进一步的研究和实践。即使区块链技术成功应用在电子文件管理中，但由于区块链技术与现行的技术都是互通的，也必然与现在的管理模式长期合作并存。

参考文献

[1]金波，丁华东.电子文件管理学[M].焦责平.上海：上海大学出版社，2015.

[2]于瑛甫.试议电子文件的管理模式[J].实践·创新·发展——全国地（市）县（市）档案局馆长论坛文集，2007，（11）314-319.

[3]罗讲帆.电子文件信息丢失的原因及对策[J].湖南档案，2001，（8）26-28.