公共图书馆图书采购公开招标中的问题及解决策略

姚小萍

摘 要：公共图书馆图书采购招标是近年来图书馆规范图书采购流程的主要模式，文章分析了公共圖书馆在图书采购公开招标中存在的问题，针对提高评标专家专业素养、建立图书供应商评价体系和标准、完善内控管理制度等问题，提出了有效的解决策略。

关键词：公共图书馆；图书采购；公开招标

中图分类号：G258.2文献标识码：A文章编号：1003-1588（2019）03-0014-03

1 背景

近年来，随着公益性文化事业的繁荣和发展，图书馆各项建设有了长足的发展。2015年1月，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于加快构建现代公共文化服务体系意见》的通知，对加快构建现代公共文化服务体系，促进基本公共文化服务标准化、均等化，保障公民基本文化权益具有十分重要的作用。2003年《中华人民共和国政府采购法》的实施，让图书馆在招标采购实际操作中有法可依、有章可循，为图书馆进行图书采购提供法律依据，为供需双方提供了法律保护。

在此大背景下，各级政府越来越重视公共文化事业的发展和投入，逐年增加公共图书馆文献资源采购经费。通过图书采购公开招标，公共图书馆可以选择优秀的图书供应商，节约采购成本，发挥财政资金的最大效能。

2 公共图书馆图书招标采购中存在的问题

2.1 无法满足图书采购特殊性要求

在政府采购目录中，图书是作为货物进行招标采购的，但图书是一种比较特殊的商品，因图书馆采购的图书品种多、数量大、批次多、专业性强、售后服务要求高，所以无法单纯把图书作为货物进行采购。图书采购具有不确定性，图书馆在招标时，图书还处于出版发行阶段，其实招标招的只不过是图书供应商的供货权，而非图书本身。在中标以后，供应商才能根据图书出版发行情况为图书馆提供采购信息。同时，采购后的图书由于需要经过分类、编目、典藏等一系列工作流程后才能入藏，需在招标时明确和进一步细化，因此，图书采购不单单是采购货物（图书），更是一项包含服务在内的综合性项目。

2.2 评标专家专业素养欠缺

《中华人民共和国招标投标法》第三十七条规定：依法必须进行招标的项目，其评标委员会由招标人的代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的2/3。但在实际操作中，由于在专家库抽取的专家大部分都未从事过图书馆工作，对图书招标工作更是了解甚少，毫无权威性可言。笔者发现，评标专家有的从事行政管理工作，有的从事财务工作，甚至有部分专家已经退休多年，他们的理念已跟不上图书馆的发展，知识更新不及时，对图书采购招标的特殊性要求和售后配套服务不了解，只能从投标供应商标书承诺的表面内容来进行判断和评价，缺乏用专业的视角对投标供应商进行客观评价。

2.3 现场评标局限性因素较多

评标专家对书商进行客观公正的评价，有利于采购方在图书招标中选择信誉好、有服务能力的供应商。但目前的招标模式是根据投标方提供的材料，由政府采购中心组织专家现场进行评标。参加投标的图书供应商资质不同、规模不同，其实际的供货能力和服务水平很难在现场评标时进行判别。评标专家在审核投标文件和原始材料的过程中，对投标方提供的投标文件也是真伪难辨。招标流程过于程式化、简单化，图书馆对投标方的资质、供货能力及服务能力缺乏前期调研，加之评分项目设置不科学，这些都是影响现场客观评分的原因。

2.4 招标文件缺乏严谨性

招标文件要严格遵循《政府采购法》《招标投标法》以及国家有关法律法规的规定，这些文件不但是具有法律效力的法规文件，也是在完成招标工作后图书馆与中标方签订采购合同的主要依据。因此，图书馆在制作标书时一定要用词准确、语句严谨、体例规范，要将标的的全部要求准确无误地表达清楚，便于双方共同信守执行。但是，由于图书供应商的性质不同及图书市场的良莠不齐、供货渠道复杂、图书品种多样，加上图书采访人员对招标法和相关法律法规的熟悉程度不足，他们在制作标书时容易设定不适用的条款，还存在用词不准确、语句不严谨、体例不规范等问题，使招标文件缺乏严谨性，不利于招标过程中工作效率的提升。

2.5 图书供应商不固定，不利于长效管理

公共图书馆根据经费下达情况，其图书招标工作每年至少要进行1～2次，甚至更多。由于招标流程繁杂，招标人员需要投入大量的时间和精力。同时，招标的不确定性因素造成中标供应商的不固定，有的图书馆每年都要更换不同的供应商，给图书馆采访工作带来诸多不便。图书供应商和图书馆双方由于合作的时间短，缺乏相互了解，在履约过程中难免会出现一些问题，特别是对一些履约不达标且给图书馆图书采购工作造成不良后果的图书供应商，图书馆无法对其采取行之有效的惩罚措施。图书馆希望馆配供应商能够相对固定，至少有两年或者三年续约合作，有利于图书馆对图书供应商实行长效管理，提高工作效率。

3 公共图书馆图书招标质量保障方案

3.1 做好采购需求沟通

图书招标工作是一项政策性强、涉及面广的系统工程，并且手续繁杂、招标过程长，因此，图书馆与政府采购中心要保持有效沟通，便于其了解和掌握图书馆对文献招标的各项业务要求，最大限度地避免招标中可能出现的问题，以缩短双方的磨合时间，提高招标效率。招标工作前期的良好沟通，可以有效避免招标文件中出现的一些违反招标法的倾向性和排他性的条款。采购中心工作人员对于招标法规和政策较为熟悉，对采购单位提出的采购申请在做好严格把关、审核、登记的同时，可以为采购方提出合理的采购意见和建议，图书馆和政府采购中心要经过多次沟通才能形成比较成熟的招标文件。同时，图书馆也要及时与上级财政部门沟通协调，对经费计划和使用进度进行把控，保证招标资金按时到位并合规使用。图书馆在招标前通过有效沟通可以少走弯路，有针对性地设置技术项目和服务要求。

标书制作人员必须在充分做好前期调研的基础上，与上级主管部门、财务、政府采購中心等进行有效沟通，在确保本年度采购经费已下发的前提下，才能向图书馆上级主管部门递交年度采购和经费使用计划方案，完成财务审批手续，进入公开招标流程进行采购。同时，图书馆要对图书出版动态和发行市场进行全面了解，熟悉和掌握图书供应商的规模、业绩以及和其他图书馆合作的情况等。另外，图书馆还要明确本馆图书采选的范围，对重点出版社比例和当年新书采到率提出要求，采购方只有掌握了这些情况，才能有针对性地设置招标服务条款。

3.2 强化评标专家常态化管理

目前，图书招标评标专家都是从本地区政府采购中心评标专家库随机抽取的，由于某种原因，图书馆一些具有采访经验的专业人员很少能进入专家库，而被抽取的招标评标专家大多没有直接从事过图书采访工作，缺乏图书馆专业工作经验，对图书发行市场走向和动态信息不熟悉，评标能力欠缺，给招标工作带来了不良影响。因此，政府采购中心要严格审查评审专家准入资格，建立评标专家动态管理制度和专家信用制度，对入库的专家进行定期培训和综合评标能力考核，确保评标专家能依法依规进行评标，促进招标工作健康有序发展。

3.3 重视对图书供应商的综合评价

3.3.1 加强图书供应商资质预审。选择优质的图书供应商对图书馆尤为重要，通过资格审查可以提高门槛，有效杜绝不良书商参与投标。图书馆可以预先对一些图书供应商进行摸底调查，通过一些权威机构或网站逐一了解其经营范围、信用记录、物流基地、业绩、图书编目和加工能力等，必要时相关人员也可以前往供应商物流基地或者卖场进行实地考察，以掌握图书供应商的实际运行情况和水平。

3.3.2 建立科学的指标评价体系。图书馆做好采购工作的前提是选择优秀的馆配供应商作为合作伙伴，但目前图书供应市场鱼龙混杂，因此，图书馆必须建立全面科学的图书供应商评价体系。但这是一项复杂的系统工程，要对评价指标进行设计建模，对图书供应商的规模、供货能力、服务能力、业绩、影响力等情况进行科学测评。然而，图书馆没有资质更没有能力独立完成此项工作，必须由专业评价机构对图书供应商进行定量和定性的评价，并进行动态跟踪调查。另外，图书馆也可以委派业内专家和采购人员对各个指标进行权重置，建立一套客观科学的图书馆图书采购招标评价体系。

3.4 建立和完善政府采购内控管理制度

图书馆应加强图书采购招标工作的监督和管理，明确责任主体，实行统一领导、分级管理、责任到人，提高图书采购公开招标工作的规范性。图书馆应对采购计划、招标方式、采购信息发布、评标情况、采购实施、履约验收等环节进行严格监督和管理，构建政府采购框架下的内控体系和制度，形成制度保障，确保采购过程公平、公正、公开、透明，提高采购经费的使用效能。

3.5 对图书中标商的履约行为进行约束

3.5.1 签订有效合同。在招标工作结束后，图书馆应及时与图书中标供应商签订图书供应和服务合同，明确双方应承担的义务和违约责任，双方应就违约事项约定解决方式以及法律责任，以此来维护自己的合法权益。具体来说，图书馆与图书中标商签订的合同内容应包括供货范围、新书订到率、重点出版社比例、物流、编目数据和加工方式，以及图书包装要求及验收标准、交货时间或完工时间、支付方式等内容，保障供需双方的利益最大化。

3.5.2 督促图书供应商认真履行合同。在招标工作结束后，图书馆与图书中标供应商已进入实质性合作阶段，各中标供应商开始按照合同条款约定供货。在图书订购、到馆验收、编目加工过程中，图书馆必须尽到持续监督的责任，以督促图书供应商认真履行合同，确保图书馆图书采购质量。

4 结语

2018年1月1日，《中华人民共和国公共图书馆法》正式颁布实施，反映了依法治国在图书馆领域的新成效。公共图书馆图书采购实行公开招标，是依法强化社会监管责任的要求，能有效降低图书馆的采购成本，节约财政资金，能够较好地促进图书供应商服务能力和服务水平的提升，为图书馆文献资源建设提供保障。

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（编校：马怀云）