知识管理背景下的高校办公室管理创新研究

摘 要：在这个知识经济迅速发展的时代背景下，知识的存在时刻影响着社会的发展和改革走向，高校作为培养人才的摇篮，为经济社会发展时刻在输送力量。随着高等学校教育改革的推进，高等学校办公室的管理任务也随之加重。知识管理的特征主要有信息化、以人为本、重视技术。在知识背景下的高校办公室管理可以增强高校办公室的信息建设，不断完善人员管理系统。文章主要从高校办公室的管理中总结经验，提出适合在知识管理背景下的高校办公室管理制度建设，为我国高校的教育改革提供借鉴。

关键词：知识管理；高校办公室；管理创新

当今社会，随着社会的分工不断细化，人类的生产活动开始离不开知识的力量。因为知识的作用科技才得到发展，人类社会开始朝着智能化的方向进行发展。知识作为一种巨大的资源时刻影响着社会发展的方向。从管理学的角度来看，管理者一定要具备一定的知识基础，并且进行系统的科学的管理体系，有效的配置各种资源，知识管理开始应用于实践活动中。从社会的大环境来看，知识管理是社会发展的需要，强调以人为主体，通过知识与技术相结合，将管理中的各种信息进行管理。在教育改革的背景之下，高校办公室的改革也面临着机遇与挑战。高校办公室作为高校的综合管理机构，其工作内容繁琐，涉及范围较广。同时由于高校的扩招，这也对当前高校办公室的管理带来挑战。为努力实现“双一流”的建设目标，为社会提供更多的人才，在此背景之下，如何对高校办公室的管理进行创新，以便推动高校的教学发展，是当前需要探索的重要话题。

一、知识管理及知识管理背景下高校办公室管理创新的含义

知识管理简单的讲，就是将集体的知识力量与管理阶层的创新力和应变力相结合，最终实现知识管理的目标。对于高校办公室来讲，知识管理背景下的管理创新可以理解为在精准定位的前提下，从大局考虑，对高校管理理念、方式和过程的不断更新和改革，利用科学管理的手段，实现高校办公室的管理创新。高等院校办公室的管理可以分为内部管理和外部管理两个方面，内部管理主要是指将办公室成员的智慧、知识、经验系统的结合建立新的管理机制，帮助办公室的管理得到更好的提高；外部管理则是指利用外界的知识和技术的支持，不断地完善管理体系，为办公室的日常工作创新提供保障。因此，在知识管理背景下的高校办公室管理创新对于高校的教育改革也具有重要意义。

二、知识管理与高校办公室管理创新相结合的意义分析

（一）极具必要性

当今社会的管理走向是知识管理，知识管理是对知识力量的不断挖掘和重视。当今社会普遍应用着知识管理，高等学校作为人才的培养基地，知识的传播地，受到知识管理的影响是必然的。高校的办公室作为学校的综合管理部门，负责将外界的信息与本校信息、上级信息与各专业信息的上传下达。这些信息的处理情况直接影响着一个学校的管理水平。在社会上知识管理得到了普遍的运用，在知识管理背景下的高校辦公室管理创新是高校发展的需要，也是时代发展的需要。运用知识进行管理可以调动办公室人员的工作积极性、主动性和创造性，从而真正发挥办公室管理的作用。在高校扩招的背景之下，高等教育出现了许多问题，比如由于一些专业分配的不均衡，设置的不合理，盲目扩招等，从而导致一些学生在毕业后出现就业困难的问题。这样情况的出现也就是高等学校内部管理造成的资源分配不均。因此，在这种背景之下如何提高管理人员的管理能力，成为高校当前重要的问题。在高校的发展过程中，要将知识管理吸收进来，以知识管理的力量不断地提高高校的管理水平。

（二）极具可行性

知识管理的核心就是以人为本，强调人在管理活动中的主观能动性。由于人是知识的载体，因此在高校办公室的管理中，也要根据实际情况，以人为本，将资源进行合理管辖，从根本上提高办公室的办事效率，将办公室的管理工作不断进行创新和改革。由于不论是高校办公室的管理还是知识的管理，强调人的重要性，所以在知识管理背景下的高校办公室的管理也就能够在前提条件一致的情况下进行推行。由于运用知识管理最早是在企业的管理中，在企业管理的过程中，知识管理模式得到了有效的运用并取得了成功，所以，在高校办公室管理运用知识管理时可以汲取企业管理中的成功经验，以便促进高校办公室管理有效转型。

三、在知识管理下高校办公室管理创新路径

（一）建设信息化办公室，实现自动化的办公模式

自动化的办公室管理有利于提高办公室信息处理速度，实现办公自动化。在知识管理的背景下，在日常的办公室工作中，积极引用信息技术媒介，以提高日常办公的工作效率，实现线上的信息处理模式。比如，在日常的工作中，对于一些比较紧急的信息，可以通过微信、QQ的方式进行传达，通过建立微信群、QQ群实时将信息进行传送，实现信息接收方能够在第一时间了解到准确的信息。另外，也可以建立高校办公室的信息处理软件，聘请专业的信息化人才，建立自己的信息处理数据库，以保障不能通过公共网上进行处理的信息，可以及时进行传递。现代社会是一个知识的时代，同时也是信息的时代，在日常的高校办公室管理当中，实现知识与信息化的结合，也就是实现高校办公室的自动化知识化的管理。受互联网发展的影响，信息传播的速度非常快，实现了高校办公室自动化管理，便于随时更新学校内部信息，及时传达相关政策或文件，使学校和学生能够在第一时间了解到正确的信息，这也就实现了高校办公室信息处理的自动化。实现了自动化的管理不仅可以节约文件处理的时间，提高工作效率，同时也能够减少纸张的浪费，节约资源。

（二）建立有效的管理机制，实现办公室的管理创新

对于办公室的管理人员，在知识管理的背景下，要充分的运用激励机制。比如：1.作为办公室的管理者，可以根据实际情况，为办公室的工作人员创造良好的工作环境，方便日常工作的沟通与交流，大家有足够的空间实现工作的创新，以此作为环境奖励机制来鼓励工作人员更加投入的工作，为高校办公室的管理创新提供平台的保障。2.作为管理人员也要随时关心工作人员的思想动向。这就要求高校办公室的管理者要及时与工作人员进行谈心谈话，深入了解工作人员对于日常工作的想法，通过提建议的方式不断收集普通工作人员对于管理工作中的建议，选取适合日常办公室管理的建议进行实施3.建立工作任务目标，通过目标的激励法，鼓励员工积极工作。每一项工作都有自己的目标，每一个时期也有阶段性的目标，通过确定工作目标的方法激励员工在日常工作中工作积极性，优化办公室的日常管理。

（三）创新高校办公室管理观念，提高工作人员的参与度

高校办公室的管理与知识管理首要的就是以人为本，要想在知识管理的背景下实现高校办公室管理的创新就是要坚持以人为本的管理理念，强调人在管理中的重要位置。办公室的管理者要掌握这一管理技巧，充分的发挥办公室每一名工作人员的主观能够性，调动其积极参与到日常的工作管理中来，所以这就要求管理者要摒弃传统的阶层管理的思想，实现人人平等的管理观念。只有实现了人人平等，鼓励大家积极参与，充分的发挥每一名工作人的经验、技巧、知识和智慧才能实现办公室的管理创新，发挥出办公室管理的最大作用。办公室的管理人员也要注重对于员工履职的培养，建立完善的学习机制，不斷的完善每一名工作人员的知识储备，利用知识型的人才更好的运用当前管理的新手段，及时处理各种信息，以此来实现办公室管理的创新。

（四）不断优化办公室的管理流程，实现完整管理体系的建设

由于高校办公室的工作内容十分繁杂而琐碎。在日常的管理中会有无头绪、无从下手的感觉。在知识管理的背景之下，办公室的管理内容变得更加的繁琐、更加的复杂。为了更好的处理这些信息和工作，这就要求在管理过程中不断优化管理的流程，将信息处理的每一个环境进行研究，真正的实现合理的流程布局。可以通过制定文件、信息处理流程图，使日常的工作在规定的程序中进行运转，实现完整的管理体系的建设。

四、结语

知识和科技的力量在不断地影响着社会的变革。受社会大背景的影响，高校办公室的管理在知识管理的背景下进行创新是必然的，进而实现办公室管理的改革和创新，建立新的高校管理模式，实现高校管理工作的更好发展。

参考文献

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作者简介：丁显有（1972.09- ），男，汉族，河海大学企业管理学院讲师，硕士研究生，主要研究方向：高校管理创新。