事业单位档案管理存在的问题探讨

郭晓 郭昱君

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）12-130-01

摘 要 文章结合笔者多年工作经验，对事业单位档案管理存在的问题探讨提出了一些建议，仅供参考。

关键词 事业单位档案管理 存在的问题 探讨

一、事业单位档案管理工作的含义

从广义上来说，档案反映着社会的精神文明基础内容，是社会文化的重要部分，不仅包括人事档案，还包括其他社会事项的记载情况。具体来说，档案主要是指人事方面各种材料的汇总，档案在《辞海》中的解释为：“旧时官署和现今机关团体，分类保存的各种文件和材料，多指含有公证价值的手写或印刷文书而言。一种计算机相关资料的组合。”事业单位档案的内容，多为单位人员人事材料的汇总，可以概括为“三龄两例”，主要有出生时间、参加工作时间、入党时间，学习和工作经历，这些属于基本信息。此外还有其他信息的材料，因个人经历会有所不同，可能涉及考核、获奖、处分等信息。档案管理在《辞海》中的解释主要是总结档案业务的规划和档案勤务的处理。所以档案管理是对档案工作的整体梳理和归类、保管、使用。在流程上表现为档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。在以往，档案管理主要依靠人工整理、统计，当前，借助云计算、大数据、物联网等科技与理念，档案管理工作效率有望得到进一步提升。

二、事业单位办公室档案管理中存在的问题

（一）对档案管理工作缺乏重视

现在大多数事业单位认为只需要保证档案不丢失就可以了，没有必要投入更多的资金和精力去对其进行建设，这是因为档案管理工作对于事业单位的经济发展没有太大的影响，但是却关系着国计民生。由于重视程度不足，在管理制度的制定上也存在较大的问题，对国家制定的相关法律法规不够了解，导致事业单位档案管理制度不健全，在开展工作时没有符合国家的要求，最终对事业单位的发展造成不可挽回的影响，甚至会影响到服务对象的实际利益。这对于事业单位的发展来说无疑都是十分不利的。

（二）管理方法较为落后

事业单位人事档管理方法相对落后。现在大多数事业单位还完全采用人力来完成档案管理工作，但是工作量是非常巨大的，所以导致了工作效率非常缓慢，甚至出现遗漏的现象。现在信息化管理手段是十分先进的，事业单位之所以不使用，无非是因为这需要引进一些仪器设备，档案管理人员也需要进行学习，对于工作人员能力上提出了更高的要求。

三、事业单位档案管理工作存在问题的解决措施

（一）优化档案的管理体系以及流程

事业单位要想合理并且有效地提高档案管理工作，就要加强事业单位办公室档案管理标准化的流程。目前各地区的事业单位办公室档案管理标准不一致，随意性非常大，对于事业单位办公室档案管理工作极其不利。因此需要对事业单位办公室档案管理进行规范化，实现区域之间的统一标准。机关单位要加强档案管理者的工作态度和水平，真正按照公司制定的管理制度进行自我约束，以良好的工作态度开展工作，才能不断提高工作质量。例如，根据文件的分类，可以通过不同的方法进行合理的归属。日期、文件类别、文件的重要性会不断归属，这种文件管理系统比较完善，提高工作效率，会给事业单位的发展带来帮助。但事业单位要根据自身的实际情况制定相应的文件管理制度，不斷加强员工间的培训，对每个人有效地实行管理，不仅可以规范事业单位办公室档案的管理制度，还有利于各事业单位的共享工作。

（二）增强管理人员专业性

档案管理是一项依靠人力的工作，不能完全依靠设备仪器。这就要求管理人员是专业的，尽责的并且具有正确的价值观，积极进取。就管理人员本身来说，应该态度积极地面对工作，时刻鞭策自己，主动吸收新的管理知识，提高自己。保证自己能够时刻秉承着认真、负责、严谨的态度。单位领导方面，应该考虑更专业的人员来担任管理工作的岗位，需要管理人员了解工作性质，熟悉工作流程，可以定期组织管理人员进行思想上的提升培训，提高他们的管理意识，让工作人员拥有尽职尽责的自我要求。加强工作人员的专业和年龄配置，注意培训管理人员的各方面的能力，包括对新型设备的造作能力，对网络使用的熟练程度，对数据库建立维护的掌握情况。单位内部也要配合管理人员的工作，保证管理工作的顺利进行。

（三）加强档案的资源建设

档案的资源管理建设是档案管理工作中的重中之重，档案的资源建设以档案信息化为前提。加强档案的资源建设以两点为标准：第一，档案电子化。将现有的纸质文献以及档案通过整理后，利用现代化技术（扫描或录入）将纸质文件变成数字化档案。在此过程当中一定要注意纸质文档以及数字文档的统一性，以便后期查阅以及使用。第二，建立档案数据库。档案电子化只是档案资源建设的初级阶段，档案数据库应根据档案的各自类别、作用、时间等各个要素进行分类成库。才能真正实现一体化、全网络的档案管理。

（四）完善软硬件配置

因为资金投入不足，所以部分单位档案管理的软硬件配置存在缺陷，需要对其加以重视，且各事业单位需要严格按照档案室建设的要求与标准，加大资金投入，配备硬件与软件设施，其中在档案室内需要配备打印机、计算机、扫描仪等等，并且还要做好防火、防盗、防潮等工作。如果有条件，还需要配备安全温湿度消毒净化一体智能控制系统以及烟雾感应检测系统等，这样才能为档案的存放创造良好的环境。

四、结语

虽然这项工作不能直接带来经济效益，但是从其他利益上和长远发展的角度上来看，其重要性是十分显著的。这也是本文介绍这部分内容的主要目的，就是希望事业单位能够有正确的认识，早日将档案管理工作放到自己的重点工作中，加强对该项工作的建设，投入更多的资金和精力，这样会在长期发展过程中体会到这一举措的重要性。

参考文献：

[1]姜丽华.浅析事业单位档案管理信息化建设中存在的问题与策略[J].中国文艺家，2018（12）：289.

[2]万惠.事业单位后勤档案管理存在的主要问题及对策[J].办公室业务，2018（23）：73-74.