技工院校干部人事档案管理存在的问题及对策

【摘 要】 新形势下技工院校人事档案管理要充分认识新的发展趋势，针对存在的问题，转变技工院校人事档案管理方向，明晰人事档案管理权限，调整人事档案归档材料内容，提高干部人事档案工作者的素质和业务能力，加大基础建设，构建监督体系。

【关键词】 技工院校;干部人事档案管理;存在问题;解决对策

一、新形势下技工院校干部人事档案管理的新趋势

1、在人事管理制度改革中，技工院校干部人事档案管理的作用逐渐趋于弱化

随着事业单位不断改革，部分单位编制被取消，只保留事业单位性质，人员通过自然减员的形式逐步转为合同制。目前，增加人员通过公开招聘，全员实行聘用制，合同期满后人员可以根据自己实际情况选择去留，人员的干部档案等各种资料转递及时、手续简单，如此一来加速了知识型人才的流动，人事档案管理的作用逐渐趋于弱化。

2、随着科学技术不断发展，技工院校档案管理人员的理论知识需要不断更新

随着科学不断发展，促进技工院校干部人事档案管理工作的不断创新。旧的档案管理模式已经不适应现代科学发展，这必然促进档案工作者不断创新管理模式。例如人事档案工作者必须不断学习新的理论知识，熟练掌握档案工作各个环节的方法和技术，不断提高档案管理的综合能力;必须具有较强的党性原则和优良思想品德，坚定的政治立场。

3、信息技术的飞速发展，促使技工院校干部人事档案建立信息系统，提高科学管理水平

技工院校人事档案信息化管理是适应现代信息技术飞速发展的唯一途径。可以将传统的手工整理与先进的信息化技术紧密结合，将纸质的档案信息通过档案管理系统、计算机、扫描仪等转化为电子信息，形成人事档案完整的数据库，通过系统完成数据查询、统计，使档案管理摆脱传统的手工形式。不仅改变传统管理理念，而且避免了原始材料的破坏。还应该把干部档案信息系统与人力资源系统相结合，在保证保密的基础上，高效利用档案数据，提高人力资源的科学管理水平。

二、技工院校人事档案管理存在的问题

1、领导重视程度不够

受社会因素的影响，有的技工院校领导不重视人事档案工作，认为只要保存好、不遗失、不泄密，满足日常查阅、教职工外调就可以了，有的认为档案工作很简单，做得好坏对单位的发展影响不大……造成档案工作人员奉献精神不足、缺乏活力、更无创新意识，因此使人事档案工作长期处于被动应付的状态。

2、师资队伍人员身份复杂

在我国职业教育发展过程中，技校经过不断合并最终形成目前规模师资较强的技工学院，师资队伍人员身份组成复杂，人事代理、劳动合同等多种用人机制的出现，都促使技工院校教职工身份多元化，传统的干部人事档案管理办法已不能适应新形势的需要。

3、人才流动加速

技工院校人员素质、学历、学位层次较高，专业技术性较强等等，造成了对人才流动的限制，技工院校干部人事档案管理在如何利用流动人才，如何打造适合的平台，如何挖掘技术性人才的价值等方面，需要深入探讨、研究。

4、记载内容出现新变化

各类人事档案中的记载与实际情况脱节的现象也不同程度的存在。譬如人事代理合同、培训的总结体会、社会保险缴费凭证等新材料不断出现;再有归档材料不能如实反映干部本人的实际，与实际情况不一致，譬如由于绩效工资等原因，技工院校教职工的个人档案中的档案工资与实际收入不符。促使技工院校干部人事档案管理应该适当调整、修改档案目录。

5、档案管理人员队伍素质不高

有的文化程度和专业素质不能适应工作要求;有的对人事档案管理制度执行不严格，日常的档案收集、鉴定、整理过程中不按规定执行，造成真实情况反映不准确;有的不能尽职尽责，数据不准确;有的分类混乱造成工作失误;有的兼职档案管理人员由于忙于人事部门工作，不能专心整理档案。

6、信息化程度有待提高

随着计算机管理水平的不断提高，许多机构原本提供的纸质材料已不再提供，比如高考电子档案、养老保险关系转移函、养老保险手册清单等社会保险业务大多都要求通过网络和信息系统进行。促使技工院校干部人事档案管理需要迅速提高信息化程度。

7、管理手段落后

部分技工院校人事档案没有专门的档案室，甚至没有必备的切刀、档案夹等，有的档案室没有配套的“六防”设备，导致档案材料有被虫蛀的现象，甚至有的材料发生了霉变、这些不仅使档案不再美观整洁，而且对档案的完整性造成不可弥补的损失。有的档案管理还停留在手工制作层面，仅仅将名字、基本情况、目录等输入计算机，工作效率较低。

8、有弄虚作假现象

由于干部人事档案的保密性较强，并且是非常重要的任用提拔参考依据，导致档案材料的失真，信息虚假等现象，在某些单位监管不力、缺乏监督制度的情况下，想尽办法进行档案造假谋取个人私利的现象屡屡发生。使用人单位无法依据人事档案记载内容作出评价判断。

三、解决对策

1、转变技工院校人事档案管理方向

随着现代人力资源管理观念和方法的深刻影响，人事档案管理可以改变为人力资源管理，通过现代人力资源管理的先进观念改变人事档案管理的陈旧模式、老套工作方法，逐步转向服务于人力资源管理，这将是技工院校人事档案管理改革的一项长期的、重要的任务。

2、明确技工院校人事档案管理权限

也可将档案管理部门分离成独立部门，明确管理制度，把目前的多头管理改成集中管理，责任分明，相对独立，档案部门的上级管档部门也应该改由中立公正的部门负责监督，如此一来，在执行国家相关档案法律、法规、条例时更加顺利，而且能够更好地接受社会各界的监督。

3、调整技工院校人事档案归档材料内容

根据目前技师学院干部人事档案的发展趋势，适当调整技工院校人事档案归档材料内容，尝试将人事档案和业务档案合并成为研究档案。在合并后将其设置为政历类材料和业务类材料两卷，可以真实的反映技工院校教育教学人员的德才信息，突现他们在技工教育教学和科研等方面的特别之处。

4、提高干部人事档案工作者的素质和业务能力

人事档案管理是一项系统工程，涉及到多个部门和领域。技工院校组织人事部门需要对工作者加强业务培养，要选用政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事干部档案工作，并注意每2—3年对他们组织培训一次业务知识，也可以配置专（兼）职人事档案管理人员，并落实专业技术岗位。

5、加大技工院校人事档案管理工作的基础建设

要严格按照档案管理强化库房的防火、防蛀、防潮的设施，还要配齐库房的防盗、防光、防高温等设施，譬如防盗门窗、报警器、监控、空调等，库房、阅档室、办公室要严格按要求三室分开，以提高人事档案管理工作的质量。

6、加大依法监督力度，形成监督体系

我国目前干部人事档案方面的法律、法规比较健全，不严格遵守，容易出现档案管理流于形式的现象。在督查工作中，必须规范制度、严格执行、加大宣传、形成合力，发挥社会大众的监督力量。

总之，新形势下技工院校干部人事档案管理面临着严峻的问题和挑战，人事管理部门和管档人员应该不断解放思想、与时俱进、开拓创新，使人事档案工作更好地服务教职工，服务技工院校，服务社会，从而推进技工院校人事档案工作的健康发展。

【参考文献】

[1] 宋永利.浅谈新形势下人事档案管理[J].新西部，2010.07.

[2] 张丽娟.干部人事檔案目标管理达标工作经验与探讨[J].中国科技信息，2006.11.

【作者简介】

王晓静（1977—）女，汉族，山东济南人，本科学历，馆员，现供职山东省淄博市技师学院，研究方向：人事档案管理.