高校人事档案管理现状及问题与对策研究

杨琪

【摘要】提高高校人事档案管理水平是新时代档案工作的重要课题，是高校改革和发展的内在需求。从高校人事档案管理模式传统化、档案利用率低下、基础设施薄弱、无头档案增多和人才队伍不足的现状出发，分析了存在问题的原因，并从提高管理理念、改变管理体制、改善利用手段、进行网络化管理和提高人员素质5个方面提出了加强人事档案管理的对策，为新时代高校的人事档案管理工作提供改革的方向。

【关键词】高校;人事档案;理念;体制;创新

为迎接新形势下国际竞争的挑战，进一步转换运行机制，增强高等学校办学活力，提高高等学校办学效益，适应高校教育改革和发展的要求，国家教育部出台《面向21世纪教育振兴行动计划》，要求高等学校要抓住当前有利时机，以积极创新的姿态，加快高校人事分配制度改革的步伐，大力推进新一轮的高校内部管理体制改革。高校人事工作的一项重要内容是人事档案管理工作，高校人事档案管理工作的宗旨和最终目标是服务高校人事工作。近年来，高校建设快速发展，高校人事管理工作改革不断推进，人事档案管理工作也需要加快改革步伐，要不断完善人事档案管理工作，创新人事档案工作方式方法，提高人事档案管理的规范化、信息化、公开化水平，从而更好地服务高校人事工作。

一、高校人事档案管理现状与问题分析

（一）管理模式传统化。人是所在学校的人、所在单位的人、地区的人，人事档案也是归学校、单位、地区所有，一般情况不对外开放，这是传统的人事档案管理模式。高校人事档案管理目前采用的多是这种传统的模式。此种管理模式特点是收集相对集中、管理范围相对较小，主要是方便本单位相关领导和工作人员及时查看人事档案，提供的是“你查阅我调取”的单一服务，优点是有利于档案的保护和保密。但是，随着社会经济的发展，人才流动的加快，传统的人事档案管理模式的弊端也越来越明显，利用面狭窄，准入门槛过高，特别是当档案相对人需要查阅本人档案时，要单位主管领导、分管领导层层审批，或需要专门的介绍信、函件，手续繁琐，等待时间长，不利于档案的利用。

（二）档案利用率低下。人事档案在利用上也有一定的局限性，一般只是用于工资调整、晋升、政审、财产继承等工作时提供个人基本情况等材料证明，是比较低级的、简单的利用。这种利用在挖掘教职工潜在能力、合理配置岗位人员、发挥教职工特长等方面都不能很好地发挥作用，有些单位为了保住人才、限制人才流动，将人事档案扣留，其人事档案不能顺利迁出，直接影响今后人才的工资收入、住房的分配、出国留学访学等，致使“弃档”“重建档案”等现象的发生，极大地限制了人才的合理流动和社会人力资源的合理分配和使用。这种封闭、被动落后又浪费人力资源的管理模式，不适应当今高校发展的客观需求，不适应信息化的现代社会，不利于高校人事制度的改革，需要一种开放式的人事档案管理模式。

（三）基础设施薄弱。当前，由于对人事档案管理工作的重视不足，长期投入不够，高校人事档案管理的现状是部分档案室面积太小不符合要求，档案柜、计算机等软硬件设备落后，人事档案管理软件陈旧，旧的操作平台跟不上快速发展的网络化信息化发展的步伐，防火、防水、防潮、防虫等设施缺乏，对现代化、信息化人事档案管理所需的技术、资金、人力投入严重不足，极易造成人事档案的损坏和丢失，难以适应现代化人才的管理和人才资源开发，严重影响高校人事档案管理水平的提高。

（四）无头档案增多。高校中的“无头档案”主要是指由于不知教职工的去向而存放在高校人事档案管理部门或档案室的人事档案材料。伴随着高校人事制度改革的深入和人才竞争的日益加剧，高校出现“无头”“空头”档案增多的现象。这种现象的增多一方面是因为某些教职工在单位不同意其调走的情况下，“棄档”离校。第二次换工作时，没有领取档案。久而久之，学校与这位教职工失去了联系，其人事档案无处投递，就成了“无头档案”。另一方面是一些高校为了限制人才流动，扣留人才人事档案不放，致使其人事档案不能顺利迁出，人事档案相对人只能“净身出户”，从而形成“无头档案”。而随着人才流动政策逐步放开，部分高校为了吸引紧缺型人才，来校工作不要求携带人事档案，可以重新建档，致使原单位人事档案成为“无头档案”。三是由于人事档案补充不及时，在转出时分批次转出，在转递的过程中，转递不彻底、不及时，久了就成了“无头档案”。

（五）人才队伍不足。人事档案管理人员不足和专业技术人员严重缺乏是目前高校人事档案管理队伍的现状，大部分高校没有专职的人事档案管理人员，由兼职人员负责人事档案管理，导致管理人员不稳定，工作持续性、完整性、规范性难以保证。在人事档案管理人员的配置方面，由于人员不足，造成无法根据人才所学专业、专业技术职务来科学合理配置人事档案管理岗位。现有的人事档案管理人员整体素质不高，精通人事档案管理业务和网络信息技术的复合型人才更是少之又少，无法促进人事档案管理工作的发展和信息化建设。

二、高校加强人事档案管理的对策

（一）提高管理理念。高等学校的人事档案管理是高等学校管理工作的一个重要环节，高等学校的管理人员和教职工要高度重视人事档案资源对高等学校发展建设的重要作用，要全力支持人事档案管理工作，为人事档案管理工作的正常开展和深入改革提供力所能及的帮助，形成人人重视人事档案工作，人人支持人事档案管理工作的良好局面。另一方面，由于社会主义市场经济社会人才流动频繁，对高校人事档案管理提出了更高的要求，要改变原来狭隘的人事档案归所在学校所有的管理观念，建立人事档案重在利用、注在服务，注重人的发展、注重服务于教职工、服务于本校的人事管理制度以及相关部门的人事管理制度的理念，变控制型管理为服务型管理。

（二）改变管理体制。目前，高校各项改革不断深入，人事档案管理制度改革便是一项重要的工作。但是，现在高校的人事档案管理体制仍然具有浓烈的计划经济的味道，部分高校在教职工要求调出时，采取扣留档案的方式阻止人才外流。另一方面，部分高校在引进人才时，采取允许不用人随档走，可以在新单位重新建档，并以此来吸引人才，教职工人事档案被部分学校当成阻止人才流动的工具，想扣留就扣留，想重建就重建。教职工的教学、管理、服务等活动产生了人事档案，人事档案应该为教职工服务，不应成为教职工发展、人才流动的绊脚石。改变现有的管理体制，建立新时代的管理体制，就是应用现代人力资源管理的先进理念，以服务为本，在坚持保密的前提下，构建服务型的管理体制，以简化查阅审批程序，提供方便快捷的服务为目标，确保人事档案信息利用的时效性。

（三）改善利用手段。改善利用手段，进一步加强人事档案管理，要充实档案材料，对行政管理干部和教辅人员要及时将他们的工作业绩和在重大活动、重点项目工作中的表现情况和任务的完成情况、考察考核材料收集归档，为干部的聘用、提拔等提供必要的依据。对一般从事教学工作的教师，要将他们的重大教学成果和学术研究技术成果和成果转化等材料收集归档。加快人事档案记载和更新的速度，要与人员流转的速度相当，同时收集的内容要更加适用、准确、全面。增加人事档案信用凭据功能、业绩认定功能等，加强高校人事档案的效能。要积极主动地、广泛而系统地做好人事档案的编研工作，扩大人事档案的编研范畴，如编制一些检索工具，方便日后查找和利用;做好学校教职工现状情况、发展趋势、统计信息等资料的编制，便于更好地利用和服务。

（四）进行网络化管理。以往的人事档案利用方式，需要到档案管理部门或人事部门借阅、查阅人事档案原件的方式。在信息化时代，人们的生活发生了翻天覆地的变化，人们可以足不出户购物、缴费等，人事档案的利用也要跟上时代的发展，要加强档案的网络信息建设，编制适应高校实际的人事档案存储和服务利用系统，使用扫描仪、计算机等先进设备将人事档案资料通过技术处理，将人事档案材料以文字、图片等形式存储到电脑中，实现人事档案纸质材料和电子材料同时利用，同时优先查阅和使用电子档案，既发挥了电子材料方便查找和统计的特点，又能防止由于重复翻阅造成人事档案的破损，达到了不仅提高人事档案利用效率，又保护了档案的双重效果。在确保保密性、使用权限的前提下，开展网上利用服务，对需要利用档案的人员公开部分人事档案信息，可以通过校园局域网或电子邮件等服务方式，进行档案查阅和咨询相关问题。

（五）提高人员素质。提高高校人事档案工作人员的整体素质，组建一支能胜任新时代高校人事档案管理工作的高素质的人才队伍，要提高工作人员政治素质和保密意识，要坚决贯彻党的路线、方针、政策，严格遵守保密规定，绝对不能口无遮拦，随意散播他人档案中的内容，这是确保人事档案保密性、安全性的基本要求。提高工作人员的业务素质，建立工作人员岗前培训制度和持证上岗制度，工作人员在上岗前要进行系统、科学的岗前培训，获得当地档案部门或相关部门颁发的上岗资格证书。上岗后要根据实际进行有计划、有层次的在职继续教育培训，培养具有专业档案业务知识、法律知识、计算机存储传递技术、网络信息知识的复合型人才。

三、结语

一支专业、负责、高效的高校人事档案管理队伍是做好高校人事档案管理工作的基础。提高高校人事档案整体从业人员的综合素质，可通过人才引进和内部培养相结合的方法，档案工作者应发挥主观能动性，优化自己的专业技能和理论知识体系，自觉把创新理念应用到档案工作中，以适应高校管理体制创新和变革的实际需求。

完善档案管理人员绩效考评激励体系是提高高校人事档案管理工作的有效手段。在档案队伍的管理与开发上，做到以人为本，尊重个人，为从业人员创建良好工作氛围，对人员的管理从以使用为中心转变为将人视为最有价值和创造力的资源。对从业人员的需求经常进行评估，做到招才、爱才和用才，把单位档案管理工作的成效与员工长远发展融为一体，使部门与个人的命运紧紧交织在一起。重视档案管理部门内部工作人员之间的沟通，档案管理工作逐渐呈现集体化，在注重整体工作效益的前提下，发挥个体的能动性。如果说个体工作是档案管理工作的细胞的话，那么集体协作是档案管理工作的机体。因此，要注重档案部门员工的组织、协调和控制，加强档案部门员工分工协作的运筹，加强档案专业技术领域的沟通交流，注重集体目标的实现，鼓励档案人员集体协作精神。注重档案从业人员发展的长远规划，把人才资源作为档案部门的第一资源，档案从业人员的潜能具有巨大开发价值，制定部门与个人开发计划，实施培训和继续教育，培育提高档案人员的素质和技能，释放档案人员潜能，实现部门发展，提高个人价值。重视优秀人才的选拔与培养，在选拔用人上，在档案部门内部各项工作中体现爱才之心，用才之道。实行“能上能下”的竞争制度，形成“能者上，平者让，庸者下”的有效竞争机制，探索废除领导干部职务终身制和员工职称终身制，推行管理干部聘用制和用工制度双项选择制。当前，国家正在大刀阔斧开展高校人事管理制度改革，高校人事档案管理制度也将迎来改革的契机，但改革离不开人才、激励与创新等，高校人事档案管理制度改革与创新仍方兴未艾。

【基金项目：广西科技师范学院校级科研基金项目（GXKS2017YB001）】

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