加强农业科研单位文书档案管理的思考

曾江

【摘要】由于农业科研单位的工作性质导致对人们对文书档案重视不够，文书档案的价值没有得到充分发掘与利用。新时期如何加强农业科研单位文书档案管理工作，提升文书档案管理水平，是档案工作者要认真思考和研究解决的问题。

【关键词】农业科研单位;文书档案;管理;措施

文書档案管理是农业科研单位管理工作的重要组成部分，是衡量一个单位工作业绩和管理水平的重要标志。做好农业科研单位文书档案管理工作，有利于提升农业科研单位管理效能，促进各项工作更好开展。但由于农业科研单位的工作性质导致人们对文书档案重视不够，文书档案的价值没有得到充分发掘与利用，进而降低了档案管理效率，影响了档案事业发展。因此，面对新时代新形势新任务，进一步加强农业科研单位文书档案管理工作，提高文书档案管理水平，更好地服务农业科技工作，十分必要。

一、农业科研单位文书档案的价值

（一）凭证价值。农业科研单位的文书档案客观地记录了单位历史沿革、业务范围、机构设置、人员构成等各方面的情况，是历史的真凭实据，是体现单位自身价值的重要依据，也是人们认识和了解农业科研单位的重要窗口。同时有的文书档案保留着最真实的历史印记，比如，领导批示、当事人亲笔手稿、领导讲话音频和视频等，这些都反映了文书档案是真实的原始凭证，是原汁原味的历史记录。这些文书档案将为今后处理一些历史遗留问题提供真实依据。

（二）参考价值。文书档案真实地记录和反映了人类社会实践活动，凝结了人类的智慧和思考，为人们认识自然、改造自然提供了宝贵的经验和方法。使用者可以参考档案上所给出的作用和价值充分地做好工作，因此档案对于使用者来说是一种重要的信息资源。农业科研单位文书档案对单位历史进程中的重要事件和重大活动等进行了真实、客观的记录，是研究单位发展变迁的重要依据，对今后人们开展科学研究、决策管理等活动具有重要的参考价值。同时，我们可以从文书档案中查看当时农业科研单位从事的农业研究、成果转化服务、农业生产及行政管理等活动，从中总结经验和教训，在今后开展类似工作时，我们就可以扬长避短，借鉴前人的成功经验和研究成果，少走弯路，进一步提高工作质量和效率，推动农业科技事业更好更快发展。

二、加强农业科研单位文书档案管理的对策

（一）高度重视文书档案管理工作。从某种意义上讲，提高对文书档案规范化管理重要性的认识是实现文书档案规范化管理的前提和保障。文书档案是一项基础性工作，对单位长远发展具有重要促进作用。但是由于农业科研单位的主业是科学研究，人们把更多的时间和精力放到了科技工作上，导致大多数领导和工作人员对文书档案管理工作重视不够，存在文书档案收集不齐全、管理不规范等现象，文书档案的价值和作用没有得到充分发挥。因此，转变农业科研单位观念，提高人们对文书档案工作重要性的认识显得十分迫切。要将文书档案工作纳入单位重要工作进行统一安排部署，认真研究解决文书档案管理工作中遇到的问题，采取有效措施推动文书档案管理工作顺利开展;要加强档案知识的宣传教育，进一步提高单位领导和业务人员对文书档案重要性的认识，努力争取他们的理解、关心和支持，大力营造重视文书档案管理的良好氛围;要强化档案管理意识，健全工作机制，加大投入，在人、财、物等方面对文书档案工作给予大力支持，切实提高档案管理水平。

（二）提升文书档案管理人员的综合素质。由于农业科研单位对文书档案管理工作重视不够，加之档案人员晋升渠道有限，很多从事文书档案管理工作的人员并非档案专业出身，没有经过专业系统的档案培训，对档案专业技能掌握不够熟练，业务能力与专业化、标准化要求差距较大。同时，有些农业科研单位的文书档案员由文秘人员兼任，兼职人员投入到档案工作的时间和精力有限，致使档案收集不齐全、归档不及时、立卷不规范等问题时有发生。因此，提高文书档案工作人员综合素质成为推动文书档案科学发展的关键。要建立健全档案工作人员教育培训长效机制，通过继续教育、轮岗交流、参观学习等多途径多形式，全面提高档案工作人员的业务能力和综合素质，为农业科研单位建设一支高素质的档案人才队伍。同时，档案管理人员也要加强对农业科技、行政管理、计算机操作等相关业务知识的学习，只有熟悉相关领域的知识，才能做好档案的保管、检索、利用，以及准确登记和统计等工作。

（三）加快推进文书档案信息化建设。随着信息技术的高速发展，大数据、人工智能等信息技术已广泛渗透到社会各领域，传统的文书档案管理方式已不能完全满足新时代档案事业发展需求，加快推进农业科研单位文书档案管理信息化建设已是大势所趋。农业科研单位文书档案信息化既有利于档案的保存、查询及借阅，节省档案存放空间及管理人员和借阅人员的时间和精力，提高档案管理和利用效率，又有利于保持档案完整性，减少纸质档案的损耗、排放混乱及丢失现象的发生，对档案起到更好的保护作用。因此，农业科研单位要进一步转变观念，解放思想，与时俱进，将文书档案数字化建设作为档案工作的重要内容加快推进，一方面要进一步加大档案信息化人才的培养和引进力度，为档案信息化建设提供必要的人才和智力支持;另一方面要加大投入，采购一批计算机、扫描仪、信息化系统等办公设备，为档案数字化工作开展提供必要的硬件保障。

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