浅谈办公室文书档案的收集与归档工作

佟苗

【摘要】本文分析了当前办公室文书档案管理中的突出问题，探讨了办公室文书档案收集、归档的策略。

【关键词】办公室;文书档案;收集;归纳管理

随着我国社会经济的迅速发展与单位文件的不断增多，对办公室内部的文书档案进行科学、有效地管理显得非常重要，间接地推动社会的发展与进步。所以，相关的档案工作者应当对此保持高度的重视，充满激情地进行文书档案的收集、归档管理。提升工作的效率，使得办公室内部的文书档案发挥应有的作用。

一、文书档案收集、归档中的突出问题

（一）对文书档案的收集重视程度不足。随着时代的发展，很多单位的管理者已逐渐对办公室文书档案的管理加强了重视。然而，从实际情况分析，很多办公室的文书档案管理中依然存在较大的问题。主要原因在于文书管理员未对档案的收集、归纳产生应有的重视。给文书材料的收集效果带来直接的影响。在工作人员精力不集中，或者缺少责任意识的情况下，办公室文书档案的收集、归纳工作显得杂乱无序，工作程序有待进一步规范。

（二）文书材料的收集不全。文书档案的收集、归档在具体的实行期间，经常存在相关的材料不全面的现象。同时，还存在严重的文书材料的丢失现象。所以，档案工作者在具体管理中，一定要保持文书材料的完整性，不能出现损坏或遗失的问题，进而确保文书档案得到最好的收集、管理。然而，有些兼职人员在收集、归档期间，不想花费较多的时间工作，影响了文书档案的收集质量。此外，档案资料内容不连续、不完整，甚至文件里没有单位落款的公章，这也是当前办公室文书档案不全的突出问题，给管理者对文件的参考与应用造成了极大的不便。

（三）档案人员整体的素质偏低。现阶段，我国办公室文书档案人员的总体素质有待提升。具体表现在以下几个方面：其一，有些档案工作者在对文书档案资料进行收集、归档的时候，由于自身缺乏新的管理思想。更加侧重于处理一些红头的文件信息，不利于办公室文件的整体归档工作，影响了文书归档的质量。其二，档案工作者缺少应有的责任感。这是当前办公室文书档案材料管理水平偏低的重要原因。指的是有些工作者自身的专业管理技能不够熟练。而且，在收集、归档文书档案时，没有应用妥善方法确认材料是否真实、可靠，使得收集的材料质量良莠不齐，严重影响了文书档案作用的发挥。

二、办公室文书档案收集、归档管理的策略

（一）建立健全档案管理体系。在文书档案的管理中，单位的管理者先要对此保持高度的关注与重视。充分认识到办公室文书档案管理的重要性。第一，积极建立健全档案管理的体系。而且，相关的档案管理人员在实际收集、归档工作中，必须严格遵循档案管理的各项规定。第二，单位相关的管理者应当系统地分析各机构的职能，明确归档内容与范围，并监督相关工作人员有效执行。第三，把各机构绩效考核的制度划入档案管理的体系，可以从某种意义上增强档案管理工作者的责任感，进而提升文书档案的收集、归纳质量及效率。同时，积极引导工作人员在工作中增强自身技能，不断规范打印的格式，让办公室的文书档案管理提升到较高的层次。

（二）大力宣传文书档案的管理工作。为了促进我国机关事业单位办公室管理朝着更加积极、健康的方向发展，提升文书档案的收集、归档水平。相关管理者有必要进一步加强文书档案管理重要性的宣传工作。具体表现在以下幾个方面：其一，单位在管理工作期间，需要重视通过档案编研、简报编制等方式，加强文书档案的宣传。同时，积极引导相关的档案工作者在工作中，不断增强档案管理的思想，进而更加踊跃地开展文书档案的收集工作。其二，为了更好地扩展文书档案的宣传面，相关的基层领导者有必要充分利用新媒体技术，有效地宣传文书档案的管理。更好地规范档案管理方式及工作流程，并引导相关工作者定期对档案库里的内容进行认真地核查，以免办公室文书档案信息失真的现象发生，增强档案的应用率。其三，加强文书档案作用的宣传。有利于增强档案管理人员的工作兴趣，促进他们更好地投入到日常的工作中。提升文书档案的收集、归档质量，达到了较高的管理标准。

（三）着力提升档案工作者的综合素质。单位管理者应当重视对档案工作人员专业技能及综合素质的培训。充分意识到档案工作者的素质直接影响了整个办公室文书档案的管理水平。第一，相关管理者在日常工作管理中，应当定期派遣一些档案管理工作者参与专业技能的培训活动。让其在不断的培训中，潜移默化地增强对文书档案内涵的理解，进而增强工作的责任意识与使命感。把培训中学到的知识、思想有机地融合到具体的文书档案收集、归档管理中。第二，当前我国的文书档案管理工作，提倡了兼职者的应用，所以，单位在管理中，必须加强对相关兼职档案人员的教育与培训，让其具备应有的专业技能与素养，以免影响档案管理效果。第三，相关管理者可以充分以开会的形式，向大家宣传办公室文书归档的内容、范围、质量要求等，有利于提升文书档案的管理水平。

三、结束语

总之，文书档案的收集、归档是办公室管理工作的重要内容。为了进一步改善当前文书档案管理中的现状，确保所有的文书档案资料皆可以发挥应有的作用。单位的管理者需要对此保持高度的重视，并加强文书档案管理工作的宣传，建立完善的管理体系，提升相关工作者的综合素质与责任感，推动办公室管理水平得到整体提升。

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