基于大数据技术的智慧档案业务研究

国网重庆市电力公司 鄢斌 佘曾静 吴全蓓

信息技术的快速发展，特别是以大数据、云计算为代表的互联网技术的发展，对各行各业造成了深远的影响，档案工作也面临一场深刻变革。国家电网公司自2006年以来，通过十多年的建设发展，企业信息化水平明显提升，为大数据应用打下坚实基础。本文立足供电企业档案管理现状，提出了几点基于大数据技术的深化应用设想，为智慧档案的建设提供参考。

大数据技术特点

大数据指无法在一定时间范围内用常规软件工具进行捕捉、管理和处理的数据集合，是需要新处理模式才能具有更强的决策力、洞察发现力和流程优化能力的海量、高增长率和多样化的信息资产。大数据不用随机分析法（抽样调查），而采用所有数据进行分析处理。大数据的5V特点（IBM提出）：Volume（大量）、Velocity（高速）、Variety（多样）、Value（低价值密度）、Veracity（真实性）。

供电企业档案信息化发展现状

国家电网公司自2006年以来，深入推进SG186、SG-ERP工程，形成了比较完善的信息化项目管控体系，企业信息化水平明显提升，为供电企业的大数据应用提供了可能性。以国家电网重庆市电力公司为例，基于国家电网公司档案信息管理平台，公司档案基本实现了纸质和电子两套档案同步储存、利用，电子档案涵盖纸质档案90%左右的内容。

供电企业档案较好的信息化基础，为引入大数据技术提供了可能，也为智慧档案业务深化发展提供了条件。

供电企业基于大数据技术的智慧档案建设设想

虽然供电企业档案信息化取得了长足的进步，但当前供电企业的档案管理还不够智能，仍然有很多需要提升的地方。比如，档案存储室条件控制还不够智能，主要由人工根据外界环境的变化来控制。档案借阅管理仍局限于“实际利用”，即有特定实用目的的一般性查询利用，未开展深入分析。因此，利用先进的大数据技术解决目前面临的管理痛点，提出以下设想。

以借阅信息采集为手段，用大数据技术提升档案服务水平

当前档案借阅，大多只有人次数、查阅卷次数等数据，近几年开始借助案例提炼来突出档案价值，但始终缺乏综合分析、研究预测等数据加工过程，更缺乏利用偏好规律、利用趋向等加工结果。

为了便于发挥大数据技术，必须在档案系统中增设借阅模块或者加快档案借阅出入库统计软件的应用，具备档案借出和入库记录，借阅者信息和服务质量评价等功能。有了这些基本信息的收录，通过运用大数据的分析方法，使我们能够对利用情况进行清晰明确的全面认识，并依据分析正确估计形势，为决策提供依据。例如，对于历年的利用人次和卷次数，我们可以运用时间序列的描述性分析，根据档案借阅的时间规律调整档案人员的工作时间分配，进而提高工作效率，还能得出高频利用档案，再分类归集，指导档案编研业务。

扩展档案收集视野，最大限度挖掘数据价值

当前供电企业的档案仅限于传统“十大类”的资料收集，近期实行“部门归档”后，将档案收集的范围又有所扩展，但依靠大数据技术还能实现更多珍贵档案的留存。比如，供电企业供电设备的运行数据，大多只保存一年。具有重大信用价值的客户电费缴存记录、供应商履约等信息，正在年复一年的自动覆盖。

从档案的角度，上述发生在供电企业内部的数据并未纳入档案体系，以前是因为技术条件有限，档案工作者只能将有限的精力投入到重要的工作上去。随着大数据的发展，档案工作可以更加深入地开展。比如，对供电设备的运行数据进行大数据分析，每一个设备的运行数据均是重要的科研资料，设备厂家将会非常感兴趣，通过交易完整的运行档案数据，还可增加企业收入、创造新的价值。另外，通过涉及信用记录的电费缴存、供应商履约信息的大数据存储和分析评分，有针对性地开展电费催收和防范供应商履约风险。在相关隐私法律关系调整后，一个完整的信用体系是供电企业对诚信社会的又一重要贡献。

供电企业基于大数据技术的智慧档案建设措施

推动档案业务系统上“云”，在企业大数据云中碰撞新业态

将所有业务系统上“云”，也是各行各业的通用做法，国家电网公司已经着力建设全业务数据中心，打通信息“孤岛”。目前，国家电网公司第一批上“云”系统还未涉及档案系统。随着大数据业务的深入开展，相信档案系统最终也会上“云”，新业态也将顺势出现。比如，工程管理的最后一环是资料归档，若在云上检测到了相应的档案，则可认为该工程已经完成管理，可以结束销项，而不需要再人为到档案室确认。

着力培养复合型人才，为智慧档案建设提供人力支撑

智慧档案与目前的档案管理模式相比，服务范围更为广泛，更依赖于各种新技术，对档案从业人员提出了更高的要求。因此，智慧档案的建设必须加强顶层设计和政策支持，尽早储备复合型人才，培养档案人员的信息知识或者在档案队伍中引入信息化人才，以更好地实施智慧档案建设，提供更加智慧的档案服务。

高空作业。资料图

加紧完善保密措施，确保智慧档案的数据安全

大数据带来的变革，必将冲击供电企业原来的保密体系，必须把加强数据的保密性与大数据技术的应用同研究、同部署、同检查、同落实，将保密意识真正落到实处。同时，电网涉及国家安全，档案涉密众多，必须推动国家层面立法，优化企业外部保密环境，完善企业内部保密制度，筑牢各道防线，以对大数据下国家、企业信息安全和个人信息安全进行有效的保护。

大数据时代，用户需求不断拓展，推动档案从传统业务向新业务逐渐转换。随着国家电网公司将数据上升为资产管理，大数据技术在海量数据资源中的潜在价值也决定着未来档案业务的发展方向。可以预见，供电企业对海量业务的大数据分析将成为未来档案管理的重要业务。