高校户籍管理存在的问题与解决途径

冯康

【摘 要】 本文认为高校户籍制度有阶段性、管理型与服务型兼具、灵活多变的特点。现行的高校户籍管理制度存在一定的问题和弊端，提出了相关建议和解决途径：建立电子化户籍信息数据库；不再替往届生保留户籍档案；将高校户籍室由管理职能为主转向服务职能为主。

【关键词】 高校户籍管理；电子户籍信息库；服务性

高校户籍管理是高校履行管理职能的重要一环，主要通过高校行政机关保卫处下属的户籍科或户籍室来实现。计划经济时代，人口流动性非常小，各单位的人口数量相对固定，加上大学生数量在当时非常稀缺，高校的户籍管理工作压力并不是很大。随着经济社会的不断发展，社会人口流动性不断增加，加上高校逐年的扩招造成大学生数量越来越多，高校作为接收外来人口的主要单位，其户籍管理工作越来越重要，压力也越来越大，逐渐成为高校安全管理的基础性工作。高校作为一种具有行政级别的事业单位，具有相对封闭性和独立性，其户口虽然在名义上属于辖区派出所管理，但是其户口是独立的集体户口，且数量多、流动性大，公安机关本着“单位自管”的原则，将高校集体户交由高校自己管理，高校户籍的日常管理工作主要由高校户籍室承担。

一、高校户籍制度的特点

与普通户籍管理制度相比，高校户籍管理制度有着自身的特点：

首先，高校户籍管理工作具有阶段性。高校戶籍管理工作有着鲜明的时间阶段，高校户籍管理服务的对象主要是学生，新生入学季和毕业生离校季是高校户籍工作的两个高峰阶段，这两个阶段时间紧、任务重，对户籍管理工作的质量和效率提出了要求。平时的日常管理工作主要是受理学生或教职工借用户籍卡、对零散人员开具落户介绍信以及办理身份证等事项。

其次，高校户籍管理工作具有管理性和服务性。一方面，高校户籍室是学校的管理部门，其首要职能就是管理学生和教职工的户籍档案，除此之外，还承担给学生和教职工开具落户介绍信、办理身份证等工作。另一方面，高校户籍室也是窗口单位，其服务的对象是广大师生员工，其服务态度、服务水平关乎学校的形象。因此，高校户籍工作人员要把服务意识放在首位，不断提升服务态度和服务水平。

最后，高校户籍管理工作具有灵活性和多变性。计划经济时代，政府对户籍的管控非常严格，外地户口要落入学校集体户需要严格的条件和繁琐的手续。随着市场经济的发展，尤其是政府的吸引人才战略，政府对户籍政策有所放松，落户条件和手续也随之简化。高校户籍政策与当地政府的户籍政策挂钩，随着政府的户籍政策变化而及时调整。

二、高校户籍制度存在的问题

高校户籍制度随着经济社会发展做出了相应的调整，但是仍然存在着一些问题。主要表现为管理模式陈旧、毕业生户口留校的弊端、其他业务对户籍管理的不利影响等几个方面。

1、高校户籍管理模式陈旧

在绝大多数高校，户籍管理仍然停留在传统的纸质化阶段。新生报到将落户材料交给户籍管理人员，后者将材料送往辖区派出所户籍室，待派出所办理好户籍卡后，户籍管理人员按照年级、地域等类别将学生的户籍卡保存。这种管理方式有着许多弊端，比如容易遗失、遗漏。学生借户籍卡办理个人事务有时用完不能及时归还，加上学生自己保管不善，很容易丢失户籍卡。毕业户籍派遣时，户籍管理人员向学生发放户籍卡，在这过程中，学生数量大且集中，户籍卡在发放过程中很容易出现发错或遗失的情况。随着时代的发展，传统的户籍管理模式已经不能满足户籍工作的需要，需要新的管理模式来取代现有的模式。

2、毕业生户口留校的弊端

高校每年都存在毕业生户口留校的情况，有一部分毕业生毕业时暂时未就业，没有单位可接收，高校原则上将学生的户籍保留两年。这种政策短期看来对毕业生有利，给了他们一定的缓冲期，户口不至于直接被打回原籍。但是这给学校的户籍管理工作带来了负担。学校集体户具有临时性、阶段性的特点，学生只是在校期间可以落集体户，毕业后学生在身份上与学校脱离关系，学校不再有帮其管理户口的义务。

3、户籍管理存在责任漏洞

毕业给学生发放户籍卡会出现很多问题。户籍卡发放给学生后，户籍管理人员过段时间对是否给某一个学生发过户籍卡这件事没有印象，个别毕业生会利用这点，把自己丢失户籍卡的责任推给户籍管理人员，指责户籍管理人员在毕业时没有将户籍卡发放给自己。户籍管理人员苦于没有证据证明发放了户籍卡，即便不认为自己有责任，也无法证明毕业生的指责是毫无依据的，反之亦然。这样的管理会导致出现事情主体责任不明的情况，不利于明确户籍管理人员和学生的责任。

三、优化高校户籍管理的方法

高校户籍管理必须与时俱进，改变旧的管理模式，本着精简管理成本、提高管理效率的原则，优化高校户籍管理方法。笔者认为，应当从以下几个方面进行改变：

1、建立电子化户籍信息数据库

户籍信息具有数量多、变化快的特点，而纸质版的信息留存方式显然不适应户籍信息的特点，从而造成户籍信息不能够及时更改，出现户籍真实状态与户籍信息状态不一致的问题。而建立电子化户籍信息之后，这样的问题就不会出现。电子化户籍信息更改起来十分方便，一旦现实户籍状态有任何变动，户籍管理人员可以及时更改户籍信息，这样就能够保证户籍状态与户籍信息保持一致，避免户籍状态与户籍信息脱节的情况出现。

2、不再替往届生保留户籍档案

根据公安机关现行的户籍政策，毕业生的户口可以在学校保留两年，两年后打回毕业生原户籍地。这项政策对毕业生来说是有利的，有些学生毕业后一开始未找到合适的就业单位，又不想把户籍迁回原籍，学校替这一部分学生保管两年户口，两年内学生找到就业单位，就会顺利将学校户口迁出。这项政策给学校带来了很大的工作压力。按理来说，高校集体户口本身就具有临时性、期限性的特点，学生入学落户、毕业迁户是最符合高校集体户口的状态。但是替毕业生保管两年户口的政策会造成很多问题，比如会积压很多往届生的户籍档案，不仅带来了户籍工作人员日常的管理压力，而且还存在着保管期限到了之后的二次派遣问题，这又增加了工作量。因此，从降低户籍管理成本、提高户籍管理效率的角度出发，应当改变替往届生保管两年户籍档案的政策，不再替往届生保留户籍档案。

3、将高校户籍室由管理职能为主转向服务职能为主

以往高校户籍室主要行使的是管理职能，集中表现为日常保管学生和教職工的户籍档案，学生和教职工若要借用户籍档案办理个人事项，必须携带有关证件并填写借条方可借用。但是，有相当一部分学生和教职工总是借用完户籍卡后不归还。时间久了之后户籍卡持有人不慎丢失户籍卡，为撇清自身的责任，会到户籍室佯装借用户籍卡，如果户籍管理人员没有妥善保管借条出现借条丢失的情况，这样就会把户籍卡丢失的责任巧妙地归到户籍管理人员身上，后者却无法证明前者丢失户籍卡的责任，这就导致责任归属出现问题。因此，必须采取有效的办法来明确户籍管理者与被管理者之间的责任。笔者认为，将户籍卡交给学生和教职工自行保管是明确责任的有效方法。户籍卡交给前两者的好处是显而易见的。首先，学生和教职工自行持有户籍卡可以在自己需要办理个人事务的时候直接使用户籍卡，省去了来户籍室借户籍卡这一环。其次，户籍卡由学生和教职工自己持有明确了户籍保管责任，如果发生户籍卡持有人丢失户籍卡的状况，责任由户籍卡持有人自己承担，高校户籍室没有任何责任。最后，这减轻了户籍室的管理负担，有利于户籍室更好地履行服务职能、提高服务水平。学生和教职工的户籍卡的数量相当多，日常管理这些文档是一项相当耗费时间和精力的工作，而且需要承担管理责任，一旦户籍卡因保管不善出现问题，户籍管理人员会被追究责任。这些都会让户籍管理人员倍感压力，影响其在日常工作中的服务态度和服务水平。只有将户籍卡交给学生和教职工自行管理，减轻户籍工作人员的管理负担和心理负担，他们才能把更多的时间和精力放履行服务职能、提高服务水平上。

随着我国市场经济的进一步发展和人口流动性的增加，尤其是大城市对人才吸引力度的加大，户籍政策作为吸引人才的手段必将进一步放宽，高校户籍管理必须适应时代发展需要，其理念由以前的“管理为主，服务为辅”转化为“以服务为主，管理为辅”。只有弱化管理职能，提高服务职能，才能让户籍政策成为经济社会发展的助力器，为社会经济发展做出应有的贡献。

【参考文献】

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[4] 吴琼石.略论我国高校大学生户籍档案改革趋势[J].兰台世界，2013（7）.

【作者简介】

冯 康，任职于西北政法大学，从事户籍管理工作.