高校档案事业发展困境与策略研究

王根健

高校档案事业发展困境与策略研究

王根健

（阜阳师范学院 档案馆，安徽 阜阳 236041）

立足高校档案理论研究和高校档案工作发展状况，分析高校档案工作和档案事业发展过程中存在的一系列难点问题，阐述档案工作和档案事业难以受重视的多方面因素，旨在通过简单的、大众耳目能详的方式来论述高校档案事业发展重点要解决的焦点和难点问题，从而促进高校档案事业健康快速发展。

高等院校；档案事业；发展困境；发展策略

高校是实施高等教育的重要基地，是科技创新的发源地，如果高校的档案信息资源得不到有效的保护和利用，以至于流失和不完整，对高校的繁荣与发展将会造成无法弥补的损失。虽然高校档案机构主要是为高校自身提供档案信息资源服务，但高校档案事业也是国家档案事业不可分割的重要组成部分，是高等教育事业得以健康发展的一个重要保障，是高校可持续发展不可或缺的重要的基础性工作[1]。

一、高校档案事业发展概况

由于普通高校档案工作行政主管隶属于上级教育部门，而业务规范和运行机制又取决于上级档案业务主管部门。作为高校内设机构，如何既为高等教育事业发展服务，又能融入国家档案业务系统之中，保持同步发展，需要上级业务主管部门、行政主管部门和高校自身的多方努力。上世纪80年代高校档案工作依据的原教育部《高等学校科学技术档案工作办法》〔（82）教办字254号〕和《关于高等学校文书档案保管期限的规定》〔（84）教办字210号〕，是传统意义上的文书和科技两大类档案管理的做法。国家教育委员会1989年10月发布的《普通高等学校档案管理办法》（第6号令）和2008年8月教育部、国家档案局公布的《高等学校档案管理办法》（第27号令）基本沿袭同一模式，属于比较成熟的高校档案管理办法。期间1993年11月16日国家教委办公厅颁布实施了《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》（四川科学技术出版社出版发行），是在遵循6号令原则下的档案工作规范。所有这些有关高校的各级各类档案法律法规和规章制度，大大推动和促进了全国高校档案事业的发展。

作为高校一项重要的基础性工作，如何才能促进高校档案事业健康发展，一直是个很难达到显著效果的研究课题。高校档案事业在上世纪八、九十年代呈现快速发展期，到2000年前后相对进入一个低潮，到当前教育改革的深改期，高校在饱尝档案资料缺失之苦后，又更进一步认识到档案工作的必要性和重要性。2014年中共中央、国务院办公厅下发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》文件，档案事业的发展又有了新的发展契机。本文从一个高校档案工作者的角度，探讨可以通过哪些途径，采用什么样的对策和方法，进而有效提高高校档案意识，改进高校档案工作方式，更好更快地促进高校档案事业发展。

二、制约高校档案工作和档案事业发展的难点

社会档案意识的欠缺，影响着人们对档案工作和档案事业的认识和重视程度。作为高校教育事业发展的保障和支撑的档案工作，它的边缘性学科性质和潜在性的价值属性，制约了高校档案事业的发展。

（一） 社会对高校档案工作认识不到位

对高校档案工作认识不到位，直接影响高校档案工作的顺利开展。以高校中各种特有档案的概念问题为例，如“在校生档案”和“学生档案”、“干部人事档案”和“人事档案”等。通常高校的“在校生档案”是指包括高校学生在入校前和在校期间形成的全部的个人档案，是在学生毕业时随着派遣流动的个人人事档案材料，而高校自身留存于档案机构的有关高校学生的入学登记表、学生成绩表、奖惩记录、毕业生登记表，实际上是高校档案管理机构统一保管的属于学校内部查考利用的教学档案或称之为学生档案，与学生个人人事档案中的那一份是在不同的档案机构保管的内容一致的档案材料，但是档案的属性是不一样的，利用的权限和要求也是不同的。正如干部人事档案中，一份教职工奖惩材料，正常应是文书档案存档有，而个人人事档案内同样也会有一份，并不相互交叉[2]。诸如此类认识上的欠缺，都会给高校档案工作带来许多难以克服的问题。对学生人事档案的认识误区，会让很多毕业生不知道其有权而且应当利用其个人人事档案，即派遣所至单位档案管理机构保管的人事档案，而不是回到当初毕业院校查找利用。这样的档案利用既不规范，同时造成了大量的人力资源浪费和管理上的混乱。干部人事档案亦是如此，必须是在有人事管理权限机构批准情况下才可以开展档案利用的[3]。

（二） 高校档案机构设置不规范

虽然国家有明确规定，但大部分高校并没有按照高校档案机构设置要求来规范设置。高校档案机构设置的不规范，直接会导致高校档案工作政策和制度的难以贯彻到位。高校档案机构是高校为了进行档案管理而成立的内部二级管理机构，普通高校档案管理办法中，把高校档案机构的设置交由学校根据自身档案管理情况确定，符合什么条件可以成立什么样的档案机构，并且条件本身存在很大的不确定性。所以有的高校是档案馆，有的高校是综合档案室，有的还有各种专门档案室，隶属关系、管理级别也是各有不同[4]。

（三） 高校档案实体管理不标准

档案实体管理是指高校内部形成的各种档案材料实体的整理和保管利用等一系列档案实践工作。档案实体管理的分散性和多样性，使得档案管理在规范化和标准化建设方面存在许多不足，也给档案工作的各种检查督查带来难度。虽然1993年国家教委办公厅颁布实施的《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》对档案工作实务有着详细的工作规范，但在高校实际档案工作中，档案业务的不一致不规范性普遍存在[4]。如部门立卷，各种各样的档案编号，形式多样的分类法，档案系统、高校系统、行业系统档案管理模式的多样性，电子文件与纸质文件的归档要求不一致等等[2]。正是由于这些实体管理上的不一致、不规范、不标准，给高校档案事业的发展带来了许多难以克服的业务难题。

三、高校档案工作和档案事业的发展策略

（一） 切实提高高校档案意识

在社会意识中，档案工作是再简单不过的工作。其实正是源于对档案学学科和档案业务了解得不充分，导致对档案工作和档案事业认识不到位、不清楚。甚至有的根本不知道档案管理机构到底是干什么的，档案馆（室）内到底有什么，档案价值到底在哪里[1]。只有在重大活动中利用不到重要档案时才有感触，怎么这些重要的历史性凭证性的材料都没有留存下来！加之档案工作以实用、应用为主，专业知识运用少，经验为主，入门易。社会普遍认为档案工作门槛低，技能性不高，现代化水平不高，这也是制约档案事业发展的重要因素。

要想改变这种怪圈，一是要改变多年来社会对档案工作形成的认识和概念，二是要充分发挥档案和档案工作的价值。让大家了解和熟悉档案和档案工作，受益于档案和档案工作，档案工作者要充分履行好岗位职责，最大限度满足社会档案信息资源需求。实际上随着依法治校、规范办校，档案的凭证、史料和文化价值愈发显得重要，离开档案的基础性支撑，高校要取得健康持续发展将会失去最根本的保障[1]。

（二） 健全档案管理体制机制

严格按照国家有关高校档案管理办法，建立和完善统一规范的档案管理体制和机制。实行集中统一管理，加强档案实体管理的规范化和标准化。档案主管部门和高校行政主管部门要督促高校贯彻落实高校档案管理办法，不能因为档案工作价值的滞后性而忽视高校档案管理体制机制的建设。

笔者在填报人社系统相关信息时，出现了这样一个现象：90年代档案学专业毕业时归属于历史学科，获得的是历史学学位，但现在档案学划属管理学类，历史学类别下已经没有档案学方向了。如果填档案学专业，则只能选管理学方向。就此点来看，档案学本身的无奈和边缘化属性，如果不加强国家档案法律法规贯彻落实的监管力度，没有行政上的约束力和强制力，没有一个规范的符合规定的档案管理体系，高校档案工作和档案事业将始终在一个尴尬的处境。

（三） 注重人才队伍建设

要切实加大档案人才建设力度，提高档案专职队伍积极性。任何职业，离不开一群充满激情积极进取的人，新时代要有新担当，新时代要有新创新，新时代更要有新作为。创新要有人才，只有拥有过硬的档案人才队伍，高校档案事业才能在这高速发展的现代社会中有一席之地。如安徽省目前正在实施的档案人才建设“152”计划，就是培养档案人才的重要举措和政策。

加强高校档案学教育，提高档案学专业教育层次，注重档案专兼职人员的继续教育，避免低水平低门槛低技能现象长期固化。档案工作业务技能的提高，是改变和提高社会档案意识和档案工作价值最根本的办法和途径，如果停留在传统的资料员角色，不能充分开发和利用档案信息资源，充分发挥其价值和特有的文化传承、资治资政功能，不能给予现代社会更多更有价值的档案资源，档案事业是很难得以健康发展的，一批高水平的档案人才是档案事业赖以维继的根本资本[3]。

（四） 提高档案工作的标准化水平和信息化建设

高校档案工作现代化的重要体现是各项工作、各个环节的标准化建设。如对各种专门档案的管理方式、档案机构的合理设置、归档时间横向一致等等，传统上更多地从各门类档案形成时间特点考虑，而没有顾及高校整体档案事业，各高校各有自己的标准和“习惯”做法。举个例子，档号的编制方法，各高校虽然结合高校档案工作规范，但主要还是从方便本校工作出发，基本上没有统一规范标准的档号编制方案。

信息化建设是档案事业当前重中之重的任务[5]。从2002年国家档案局颁布《全国档案信息化建设实施纲要》以来，到2008年国家教育部令第27号《高等学校档案管理办法》，都对实现档案管理信息化、加快数字档案馆（室）建设作了专门部署[2]。随着社会信息化水平的迅猛发展，现代化、高科技的广泛运用，缺乏丰富、有序和高质量的档案信息资源，是无法支撑和保障高校对于知识和信息的需求的。档案工作和档案事业要想跟上时代发展的步伐，必须加强档案信息化建设[5]。

（五） 档案业务工作的规范化

高校档案工作既然有一套行之有效的管理制度，那么所有高校都应在这些制度的框架下开展档案业务。但是，有些档案法律法规之中有的条款在高校档案实际工作中很难实施，甚至于脱离了档案工作实际，如“部门立卷”“人员编制”“馆库建设”等方面问题。如果说绝大部分高校是做不到的，就得妥善调整相关制度性条款，“言行不一致”的结果不仅仅影响档案实际工作，也会导致大家怀疑档案工作法律法规的严肃性和档案工作的重要性。

档案业务工作的规范化需要档案部门和各职能部门协调有序，各司其职，档案管理网络流转顺畅、合作愉快，形成良性循环。否则，档案形成部门该做的档案业务（如部门立卷）没有做，档案管理机构又把大部分时间投入到档案整理立卷中去，不能把主要精力投入到档案信息资源开发、加工和利用中去，久而久之，档案工作合理的工作规范得不到正确实施、归档材料收集难等档案工作的瓶颈问题随之加重。

（六） 检查监督落实到位

目前高校档案工作规章制度已经相当健全，但是在落实监管方面亟需加强。譬如，高校在其教学、科研和管理活动中形成的不同载体的归档文件材料，是个有机整体，具有不可分散性，实行集中统一管理是高校进行档案管理工作的基本原则。但是档案规章制度中最注重的“收集齐全完整”问题最难得以保障，有的档案形成单位认识不到归档材料要及时归档，有的从方便自身需求出发，长期不愿移交档案材料，把归档材料作为个人所有或单位所有，大多数人认识不到这是违反档案法律法规的。

谁来监督？谁来检查？要解决上级业务主管、行政主管和地方属地主管的责任和权力归属问题。近年来高校档案执法检查开展得行之有效，很多省份出台了专门针对高校执法检查的细则和标准，大大促进了高校档案事业的发展。档案管理违法违纪行为严重损害了档案的完整与安全，《档案管理违法违纪处分规定》就是为了解决档案工作和档案事业中存在的突出问题而制定的。它弥补了其他档案法律法规内容比较原则、操作性不强、针对性不够、约束性不力等不足，对于制止和预防档案管理过程中的违法违纪行为有着重要的意义[3]。

高校档案工作和高校档案事业，只有在贯彻落实好国家各级各类档案规章制度和法律法规前提下，按照档案管理原则，注重档案工作的制度化、规范化、标准化建设，促进档案事业的现代化、信息化、科学化建设，不断加强高校档案事业的队伍建设、业务建设、馆库建设，佐以档案文化建设，其道路才会愈走愈宽广。

[1]赵屹.档案馆的现在与未来[M].上海：上海世界图书出版公司，2015.

[2]王英玮,陈智为,刘越男.档案管理学[M].第四版.北京：中国人民大学出版社，2015.

[3]刘迎红.档案法规基础教程[M].北京：知识产权出版社，2015.

[4]陈光华,王积众.山东高校档案工作概览[M].济南：山东大学出版社，2014.

[5]金波,丁华东.电子文件管理学[M].上海：上海大学出版社，2007.

The Development Dilemma and Strategies of Archives Cause in Higher Education Institutions

WANG Gen-jian

(Fuyang Normal University Archives , Fuyang 236041, Anhui)

This paper begins with the theoretical study and present development state of archival work in higher education institutions, analyzes a series of difficulties in the process of archival work and its development, and illustrates various reasons why archival work and cause are looked down upon. The paper aims to illustrate the focused points and difficulties in the developing process of archives cause in simple and easy ways, so as to improve the healthy and fast development of archival cause in higher education institutions.

higher education institutions; archives cause; development dilemma; development strategy

2018-12-11

安徽省高校档案工作协会基金重点研究项目“高校档案事业发展路径研究”（2016zd06）。

王根健（1971- ），男，安徽庐江人，研究馆员，主要研究方向：高校档案工作理论和实践以及高校电子政务。

10.14096/j.cnki.cn34-1044/c.2019.01.24

G271

A

1004-4310（2019）01-0129-04