区域高校档案部门协同发展：条件、趋势与路径

刘社文

（安徽农业大学 档案馆，安徽 合肥 230036）

随着一流大学和一流学科建设的推进，高校之间及高校与外界交流合作日趋加深，对高校治理能力提出了新的要求。高校档案工作作为高校重要的基础性工作，详实记载着学校工作的方方面面，是高校治理的有机组成部分，在一定程度上反应了高校治理水平。因此，高校档案部门顺应形势、主动作为，以系统和开放的观点实现区域高校档案部门的协同发展，加强互联互通，不断完善治理体系和提升治理能力，为“双一流”建设添砖加瓦已成历史必然。为了便于研究的开展，本文所说的区域高校，其范围和边界指的是同一省级区域内的高校。

1 区域高校档案部门协同发展的条件

1.1 发展目标的同向性

发展目标的同向性，加强了区域内不同资源或个体的凝聚力，是实现协同发展的前提条件。由于各种原因，区域内高校档案部门之间差距较大，存在发展不平衡的问题。在高等教育开放发展的环境下，无论是区域内办学历史悠久的本科院校档案部门，还是起步较晚的民办及高职高专档案部门，为了弥补差距、实现均衡发展，都在与外界开展交流合作，积极探索与学校治理体系相适应的发展模式。这些有益探索，取得了一定的成绩，高校档案部门之间合作范围和方式进一步扩大和多样化，凝聚力更强。因此，尽管发展阶段不一，但是所有高校档案部门在实现跨越式发展，服务教学、科研、管理、师生、校友、社会等方面的目标是一致的、同向的。这为区域高校档案部门协同发展奠定了牢固的基础。

1.2 建设管理的差异性

建设管理的差异性，形成了区域内不同资源或个体的比较优势，是实现协同发展的重要条件。在实际工作中，高校档案部门在档案工作所有领域和环节都有建树的可谓凤毛麟角，更多的是聚焦于最需要和最擅长的方面。在主客观因素的制约下，高校档案部门往往采取“选择性卓越”策略，逐步形成了自己的比较优势。即在档案资源体系、利用体系、安全体系建设和信息化、统计、科研、人才队伍建设等领域有某一方面或者几方面的优势。这些多样化和差异化特征，为高校档案部门互补发展提供了有利条件。高校档案部门可以借助这些得天独厚的优势，保持边界的模糊性，推动相互之间的交叉融合，实现突破性创新。

1.3 区域位置的便利性

区域的便利性，促进了区域内不同资源或个体的联系和交流，是实现协同发展不可或缺的条件。一方面，区域内大多数高校有着相同的教育行政主管部门。根据《中华人民共和国高等教育法》第13条规定：省、自治区、直辖市人民政府统筹协调本行政区域内的高等教育事业，管理主要为地方培养人才和国务院授权管理的高等学校。在同一教育行政主管部门的协调下，高校档案部门交流合作容易有的放矢，达到取长补短的目的。另一方面，由于历史的原因，特别是1952年中央人民政府对全国旧有高等学校进行全盘调整，很多综合性大学进行了大规模调整，形成了区域内办学方向不同的高校。这些高校有着深厚的历史渊源，档案工作有很多交集，尤其是历史档案资源方面。共同的历史拉近了区域高校档案部门的距离，为它们今后的协同发展提供了有利的因素。

2 区域高校档案部门协同发展趋势

2.1 管理部门从单边主导走向跨部门协同

20世纪80年代以来，为了加强对档案工作的监督指导，促进各成员之间的交流合作，推动档案工作规范化、法制化建设，很多区域、行业先后成立了档案工作协作组。高校按照区域位置建立了高校档案工作协作组。得益于协作组的桥梁纽带作用，档案行政管理部门与各机关、企事业单位的联系更加密切。此时，主导协作组工作的是档案行政管理部门。作为主管部门的教育行政管理部门参与度不够，没有完全发挥主管部门的作用。在某种程度上，可以说档案行政管理部门单边主导着高校档案工作的发展。

时过境迁，单边主导的发展模式已经不能适应时代的发展，跨部门协同的呼声越来越大。经过长期积累和不懈努力，高校档案工作取得了长足进步。受整体发展理念的影响，高校档案部门对合作内容和形式提出了新的要求，即在合作内容上希望能突破基础业务合作的局限。在合作形式上迫切需要向以现代网络技术为支撑的紧密型一体化网络演进，虽然区域内多数高校属于教育行政管理部门主管，但还存在部门办学，有着不同的主管部门，如商务行政管理部门、医疗卫生行政管理部门等。鉴于此，教育行政管理部门需要从实际出发，在档案行政管理部门的指导下，与不同主管部门联动，共谋跨部门协同发展。

2.2 从以基础业务为主的合作走向多资源协同

依据资源依赖理论，区域内高校档案部门都是一个开放的系统，没有任何一个高校档案部门在发展过程中能够不依靠外界而自给自足。“它必须与环境不断进行资源的交换，以获得自身生存所需而自身缺少的资源，因对这些资源的需求使组织和外部组织产生依赖关系，特定资源的稀缺程度和重要程度决定了组织间的依赖程度，而组织间的合作动力也正来自于对彼此间资源的依赖。”[1]与此同时，我们也要看到，在不同发展阶段，区域内高校档案部门所需的资源是不同的，协同因素是有差别的。

区域高校档案部门传统合作，大多集中于基础业务，也就是人们所熟知的档案收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等工作。这和当时高校档案工作的发展整体环境是相适应的。由于规章制度的缺失以及档案管理人才的缺乏，高校档案管理工作举步维艰。很长一段时间，围绕基础业务开展合作，丰富馆藏、规范管理成为高校档案部门的重要工作。进入21世纪，随着信息技术的发展和互联网的普及，高校档案载体多元化、信息存储和处理数字化、档案收集和利用网络化成为必然趋势。这为区域高校档案部门走向多资源协同提供了技术保障，也对传统高校档案工作理念带来了很大的冲击。这里所指的多资源协同，除了传统的基础业务合作外，还包含档案高层次人才的协同培养、档案信息资源的共建共享共用、档案活动的协同开展等。这恰好与档案界推进的资源共享、惠及全民的新理念相吻合，使区域高校档案部门整体协同发展在理念和技术的支撑下有了蓬勃发展的机遇和空间。

3 区域高校档案部门协同发展路径

3.1 档案人才的协同培养

高校档案人才队伍水平的参差不齐给区域的协同发展带来了一定的障碍。只有加强人才的协同培养，才能给区域高校档案工作的持续健康发展提供智力保障。要实现区域高校档案人才的协同培养，必须要厘清高校档案人才队伍的现状，然后才能有的放矢。总体而言，各高校之间人才分布不均匀、发展不平衡，老牌本科院校好于新建本科院校，新建本科院校好于高职高专学校。局部而言，高校不乏档案理论和实践人才，并且在高校档案理论研究和实践工作中已经发挥了积极的作用。鉴于此，在区域高校档案部门协同发展中，应充分整合档案人才资源，做好协同培养。

笔者认为做好区域内档案人才的协同培养应该从以下3个方面入手：一是建立人才培养的长效机制。高校主管部门可以联合档案行政管理部门建立培训的长效机制，确立档案人才培养目标，合理规划内容，开展门类丰富的培训课程。为了确保参与率和培训效果，可以把档案人员的培训工作纳入档案执法检查指标体系。二是采用灵活的继续教育形式。就目前区域档案人才培养的形式来看，包含档案行政管理部门委托相关机构和区域高校档案工作协会（学会）开展的档案继续教育。除此之外，还可以采取校校联合的模式，即档案业务水平较高的院校结对一个档案业务水平较低的院校，以促进整体水平的提升。三是要注意不同层次档案人才的培养，培养适合社会的应用型、复合型、创新型人才[2]。培训的内容要包含技能类、职业素质类、理论类等，针对不同层次人员分层进行培训，既要开展常识性的培训，也要举办一定深度的培训，以满足不同高校不同层次的需求。

3.2 档案信息的共建共享

档案信息资源的共建共享是区域高校协同发展的一个重要路径。随着信息技术的发展、网络技术的普遍应用，高校档案信息资源的共建共享成为历史必然。特别是处于同一区域的高校，其优势更为明显，如可利用的资源更加丰富，档案利用和开发不再受馆藏的限制等[3]。

要实现区域内高校档案信息资源共建共享的目标，需克服“信息”孤岛效应，在综合馆藏资源的基础上，加强特色档案资源的整合[4]。一是需要搭建区域内高校档案全面共享平台。目前，国内和国外都在探索档案全面共享平台建设。在国内，国家档案行政管理部门搭建全国开放档案平台，并与政府公开信息系统对接，实现资源共享。在国外，以英国为例，“以格拉斯哥大学为基点的‘苏格兰高校档案信息资源整合门户网’，以数据库和检索工具为技术支撑，整合了苏格兰地区10所高校的档案信息资源，为学术研究人员和公众提供一站式的档案信息网络检索与利用服务，促进苏格兰地区档案信息资源共享等”[5]。我国管理体制、经费拨付等形式与英国不同，国外以高校为主导的共建共享模式不完全适合我国的国情。在平台建设上，高校应该作为一个子模块积极参与到档案开放平台建设中去。二是要做好共建共享档案信息资源的鉴定。不是所有高校档案信息资源都可以实现共建共享，也不是所有高校档案信息资源能在同一时间无差别的实现共建共享。在档案资源协同共享上，需要按照公开为原则、不公开为例外的原则加强鉴定，“注意档案信息资源的安全，区分哪些资源可以对外协同利用、哪些需要做好保密工作；注意档案资源利用的时效性，分清外界需求的轻重缓急”[6]。

3.3 档案资源的协同开发

由于地理位置、文化等诸多因素影响，区域高校之间有着深厚的历史渊源和紧密的现实联系。区域高校档案部门通过协同合作开发档案信息资源，能够扩大开发主体范围、深化开发领域，使高校档案资源在社会资源体系中发挥更大的作用，更好地服务于高等教育事业的发展[7]。

扩大档案资源开发的主体范围。传统意义上的高校档案资源的开发，指的是单一高校对本身馆藏资源进行的开发。受到人员较少、开发力量薄弱等问题的限制，这种资源开发的深度和广度都不够。档案资源的协同开发，主体范围进一步扩大，不仅仅局限于区域间的高校档案部门，还包含高校其他部门，如宣传部门、计算机院系等等。这样不仅能够实现区域内高校档案资源的优势互补，深化档案资源的开发领域，还能够增强开发力量，充分地利用现代技术手段弥补传统开发的不足。如前所述，受资源、人力、物力等方面的限制，单一高校很难做到档案资源的深度开发。只有进行协同发展，才能进一步拓展高校档案资源的开发深度。以省立、国立安徽大学校史为例，安徽大学、安徽师范大学、安徽农业大学分别从各自的角度阐述这段校史，各有侧重。如果这3所高校能够协同开发这段校史，那么呈现在社会面前的又是不一样的安徽大学历史。此外，区域高校档案部门之间还可以以某些选题进行深度开发档案资源。这势必会大幅提升高校档案部门的社会影响力。

协同发展是必然趋势。区域高校档案部门要立足高校，服务社会，积极探索协同发展，提升档案管理水平。协同发展是一个长期的过程，需要不断关注、投入和研究。笔者虽然对区域高校档案部门协同发展的条件、趋势和路径发表了一些浅见，但是限于水平，还不够全面和深入，还需要理论界和高校档案工作者进一步研究。