解析档案信息化建设与档案管理的几点思考

董玉良

摘 要：计算机网络技术的应用对各行各业都发挥着巨大影响，通过计算机网络技术对传统档案管理方式进行改革，是当今提高档案管理质量的主要方法，建设档案信息化已经迫在眉睫。

关键词：档案；信息化建设；档案管理；思考

1 档案信息化概述

所谓档案信息化主要是指运用先进的管理技术对档案进行有效管理。档案信息化是一种档案管理的创新，相较于传统管理模式其自身具有一定的优势，提高档案管理效率。档案信息化涵盖很多内容，从广义角度分析，其可以吸收所有领域的信息，然后进行有效整合，从狭义角度分析，档案信息化内容相对简单，主要针对档案内部而言，使其内部资源实现信息化，依托信息化技术，让档案资料更为完整，信息更为丰富，这样信息阅读者使用更为方便，信息资源更为真实可靠。实现档案信息化离不开以下技术的支持，即信息技术，通过这种技术可以使资源信息得以有效整合，同时也可依据资源信息类别不同进行分类，将相同信息归纳到一起，这样相关人员查阅起来非常方便。

2 档案信息化建设存在的问题

档案的信息化建设是在时代推动下的一种行为，其中产生的积极性意义我们应该值得肯定，但是也包含了相应的问题，影响了档案信息化建设的进一步发展，我们加以解决，将其得到不断的完善与深化，最终成为重要的促进档案管理的手段之一。

2.1 数据的异构性

在档案进行传输的过程中，通常已经由过去的纸质档案转化为电子档案，这一形式的转化能够进一步促进档案传输的安全性，有效的缩短了时间，在此基础上，各级单位在进行档案传输的过程中，不同的单位具有不同的数据库，这些数据库中包含着众多的档案信息，并且具有各不相同的属性，在无形中对档案的分类与整理造成了一定的难度，与此同时，要相对档案的内部结构进行整理，其过程也是相当复杂的，所以为档案信息化的建设造成了一定的困扰。档案无论是对于个人来说，还是对于企业、单位来说，都具有重要的意义，加强档案的信息化建设能够有效的提升档案管理的水平，但是档案中不同的差异性导致了在进行的信息化建设的过程中形成了一定的阻碍。这是一个普遍性的难题，在今后的发展过程中，我们应该加强对这一问题的管理并且找出相应的方法加以解决，减少不同单位之间的差异，最终促进我国档案信息化的发展与建设，使档案管理事业得到进一步的发展。

2.2 高度的分散性

高度的分散性是影响档案信息化建设的另一项难题。我国是一个人口的大国，在發展建设的过程中，需要对档案进行有效的管理，档案是一种有效的记录与凭证，但是不同地区的管理方式与管理水平都参差不齐，我们无法使用统一的标准对其进行衡量，这样就在一定程度上影响了档案管理事业的发展，阻碍档案的信息化建设。虽然当前我国的发展与建设达到了崭新的高度，但是如果没有能够对档案加以管理，就会在一定程度上影响到我国经济的发展建设，所以我们应该充分利用经济发展带给我们的便利性条件，加强科学技术的发展，将档案的信息化建设得到进一步发展。可是这只是一种理想化的效果，实际情况下，档案建设所具有的分散性阻碍了档案的信息化建设，各个部门之间在进行材料交接的过程中具有重复性，没有将资料得到优化整合，最终就会影响对文件进行有效的管理，信息重复冗杂，缺少精炼性，数据的准确性也存在质疑，这些问题都会影响到进行档案的建设，在这种形势下，我们要想发展档案信息化建设，就要改善信息分散性的问题。

3 完善档案信息化建设与档案管理工作的途径

3.1 加强档案管理数字化的建设

为了达到建设资源共享及档案信息化的目的，资源的建设工作成为了一项必不可少的工作内容。所有的档案工作均需要围绕着资源建设而开展。现如今，基于我国实际的信息化程度，档案管理工作最为主要的任务就是加强档案管理的资源共享及数字化建设。首先，进一步提高档案管理的数字化程度。在相关原则的基础上，完善实际的工作方案，加大监督的力度，提高档案工作的数字化建设程度。与此同时，一方面，在符合人们日常应用要求的条件下，优化档案数字化所需要的文件目录，加大物力、人力的投入力度；另一方面，完善电子档案、纸质档案二者结合的管理机制也是一项重要的工作内容之一，在实际的档案管理工作中，有效地纳入二者的双归档形式。对于有明确规定的图片类文件而言，需要在关联储存相关制度的基础上，展开工作，达到全文检索的目的。其次，进一步加大档案资源的共享力度，严格依据国家制定的相关规定，逐渐完善档案信息管理体系，采取行之有效的对策，同时在该管理体系的前提下，将办公应用体系和管理体系进行有机的融合，进一步帮助信息的生成、分类、归档。按照先易后难的顺序，有效履行档案管理机构的职责，应用条块结合的手段，提高档案资料的实时性，完善档案信息系统的文件目录，优化档案信息化的建设工作。

3.2 优化档案信息化的工作系统

相关工作系统是档案信息化工作必不可少的保证。这就需要进一步对档案信息化的工作系统进行优化。首先，管理机制要有一定的明确性，保证在运行过程中能够展开持续完善的工作。合理应用档案管理办法，构建科学的电子型档案管理制度，促进不同单位、部门的相互配合，完善电子档案的管理工作。与此同时，在严格遵循相关法律法规之余，相关的档案部门还需要进一步运用行政管理职能，在实际的档案管理工作中，应用合理的手段，对信息化方法加强应用，提高档案信息化建设工作的配合度，有效构建一个和谐的合作系统。其次，进一步对相关的法律、法规进行规范、完善，保证档案工作的科学性，比如：相关的工作者需要对档案信息化建设工作所涉及的方案进行策划，完善具体工作的职责目标，确定与规定任务相关的工作内容，优化绩效评价系统，帮助档案信息化工作得以稳定、顺利地展开。

3.3 对档案信息服务手段进行创新

档案信息化建设其实就是为了进一步提高档案的利用效率，这就需要强化档案信息远程查阅利用服务的能力，进一步创新档案信息的服务手段，构建一套完整的档案信息网上公开评估系统。依靠各级档案单位，再依托链接手段有效整合相关资源，进一步优化档案信息资源网，达到一站式网上查阅档案信息的目的。

3.4 优化、完善技术支持与资金保障系统

管理技术是档案管理工作中的一项关键因素，而充足的资金是先进设备得以应用的保障。鉴于此，在档案信息化建设过程中，需要科学的技术方法给予支撑，还需要投入足够的资金。在保证档案信息化体系稳步运行的同时，还可以确保档案资源的可靠性。首先，应用相应的对策优化基础设备，将档案信息化建设中的资金纳入财政的预算中，同时融入基本的建设、维护费用。应用服务外包、合作开发的手段，支持相关的档案研究管理技术。其次，对相关的软件、硬件设施进行更新，同时也需要对正在应用的设施进行不断更新，为档案信息化工作创建一个充裕的工作环境。

4 结束语

综上所述，档案信息化建设已经成为档案管理未来发展方向，随着信息技术的不断发展进步，我国档案信息管理也随之不断完善管理模式，档案管理部门也正逐渐加大对档案管理的重视。文章简要介绍了档案信息化建设的主要内容以及发展形态，重点阐述了档案信息管理需要改善的几点建议，推动档案信息管理更为完善。

参考文献

[1]唐丽华，胡峥嵘.基于档案信息化管理的几点思考[J].档案时空，2013（06）.

[2]张瑞霞.关于加快档案信息化建设的几点思考[J].科技情报开发与经济，2012（23）.