浅谈干部人事档案管理工作的认识和思考

陈莲兴

摘 要：干部人事档案是调查了解干部的重要依据，是组织人事工作的重要凭证。它记录了干部的学习、工作、奖惩、选拔任用情况及道德表现。这是干部成长轨迹的“自画像”。由于在档案管理工作中一直存在重保存轻管理的思想，除个人利益驱动外，档案变更、替换和伪造的情况时有发生。新形势下，如何规范干部档案管理，做好干部人事档案管理工作已成为摆在我们面前的一个重要课题。

关键词：干部人事；档案管理工作；认识；思考

1 干部人事档案管理现状

1）干部人事档案管理队伍初具规模。目前，全国各级组织和人事部门设立了专门的档案管理机构，配备了兼职档案管理人员。省市档案管理部门还不时举办档案管理人员培训班，加强对档案管理人员的业务指导。在一定程度上提高了档案管理人员的整体素质。

2）初步建立了干部人事档案管理制度。为了加强干部人事档案的管理，国家各部委相继出台了相关工作法规、文件和政策，《干部人事档案工作条例》、《关于严格管理干部人事档案的通知》、“关于进一步加强管理严肃干部人事工作纪律有关问题的通知”、《关于颁发企业职工档案管理工作的规定》的通知、《关于进一步规范中管干部档案查借阅工作的通知》、《关于从严管理干部档案严防涂改伪造档案材料的通知》、《关于认真做好干部出生日期管理工作的通知》等。各地也相继发布了档案审查（借用）、传递、归档的详细规定。可以说，自上而下的干部人事档案管理系统已经初步建立。

2 存在的问题

1）档案意识薄弱。一方面一些领导对干部人事档案管理不够重视。有些人认为，用干部是注重实际。个人档案只是个人过去的表现，作用不大；有人认为干部人事档案工作是最简单的工作，日常事务工作，不是单位的主要工作，只要人事干部能够管理，就不需要领导亲自抓；有的虽然口头上讲人事档案工作的重要性，但在实际工作中不够重视，所以干部人事档案只要不丢失，不泄漏，能应付外调、查档就行了。另一方面部分干部和职工也不了解档案工作。在填写档案材料信息时，它是任意的。不积极配合个人信息更新、材料归档和材料报告工作。

2）档案内容不完整。通过对干部和人事档案的专项审核发现，一是干部和人事档案内容不全、缺乏材料的现象普遍存在。一些干部和职工的年度考核、晋升、审查、任免材料，人事档案管理人员没有及时将其列入个人档案；二是一些重要材料，如培训、职称、学历等掌握在干部和工人自己的手中，不能及时地加到个人档案中。虽然省市各级人事部门都把重点放在提高干部人事檔案水平上，先后开展了“干部档案安全年”、“基层晋升年”等活动。但个别干部职工的档案还存在着入团材料、参军材料、入党材料等与干部任免审批表、干部人事档案专项审核表前后内容不一致的现象。三是有的干部职工甚至存在“三龄两历一身份”等重要信息造假涂改问题。有的干部职工因升学、参军、提拔、退休等原因， 存在填写个人履历信息时故意隐瞒真实情况， 甚至造假涂改等重要信息造假问题。有些干部、职工在填写个人简历时，由于上学、参军、晋升、退休等原因，故意隐瞒真实情况，甚至伪造、篡改事实。重点是部分领导干部“补入”晋升，部分领导干部“补入”提前退休。

3）人事档案收集工作缺乏力度。由于收集和归档工作的系统不完善，实施不严格。仅抄录中央组织部门发布的《干部人事档案资料收集整理规定》，未形成自己的实施细则，内容不具体、不全面。即使制度已经建立，但在不同程度上缺乏严格的执行，收集档案是被动的，不及时的。同时，为存档收集的材料也不全面和准确。虽然《人事档案资料收集归档条例》对人事档案的范围作了规定，但目前的人事档案仍缺乏全面、准确的人事档案归档范围。有些存档的材料还不够真实和准确。在内容和形式上存在着雷同现象，一些鉴定、考核和评价材料都给人以“千篇一律”、“同出一辙”的感觉，多使用套话， 内容形式相同，不能准确反映每个人的真实情况。

3 规范干部人事档案管理的几点思考

1）完善管理制度。（1）要进一步建立干部人事档案及材料审核把关、材料接转、档案质量通报登记等档案管理制度， 要及时发现和纠正干部人事档案失真现象，保证档案内容真实可靠。坚持干部人事档案工作的严肃性。（2）建立健全干部档案资料收集协调机制，加强人事部门各工作组织在干部档案资料的形成和收集方面的沟通协调。（3）建立工作联系和信息汇报制度，保证干部人事记录的规范化、完备和及时归档。

2）不断强化干部档案日常管理。继续加快干部档案管理制度建设，制定干部档案材料的形成、传递、审核、归档的工作细则，推进干部档案管理的过程。各级部门要不断加强对下级部门的监督检查，对督导发现推进工作不力的加大追责问责力度。

3）开展档案业务工作人员培训， 提升档案人员工作水平和效率。做好人事档案管理人员的业务质量是推进档案工作规范化管理的首要环节和根本保证。人事档案管理人员必须具有较高的政治素质、严格的组织纪律和良好的职业道德。加强人事档案管理人员的思想建设和业务水平，拓宽档案管理人员的知识领域，使他们能够适应新的、更高的档案管理工作要求。有效培训档案管理人员的业务技能，对档案法律、法规、行业标准等规范性档案进行培训，对档案管理各方面的实用操作技能进行培训。指导档案管理人员学习现代档案管理知识，以适应新的更高的档案管理要求。

4）创新管理模式， 提高干部人事档案信息化水平。运用现代管理手段，制定档案工作发展规划，不断创新管理模式，逐步实现干部人事档案管理的现代化和信息化。加快人事档案数字化进程，尽快建立人事档案数据库系统，在咨询、借阅、归档、统计等日常工作中实行计算机化操作，从而实现人事档案的信息化和智能化管理。提高档案工作效率、存取利用率和传输速度。

5）建立材料收集的长效机制， 加强平时的材料收集。按照《干部档案收集归档办法》明确各类档案材料的申报期限和要求，严格封闭材料入口。管理档案人员必须及时收集职工的年度考核、学历、职称、任命、职务晋升等各类资料，对交付的档案资料逐一进行筛选审查，仔细检查材料是否完整，程序是否完整，封条是否清晰。签名和日期是否完整。不符合要求的数据表应退还给数据形成部门。应从资料来源中删除不合格材料，以免误导查询者对资料准确性的掌握，从而影响档案的参考价值。在进行职称评定时，职务推荐需要查阅档案、变更档案，提取的资料应当及时归还原所在地，并按照档案工作的有关规定办理；国家统一标准安排，形成一个标准化的档案数据收集。档案资料是各单位、各部门的原始资料。为收集完整及正确的存档资料，各部门必须携手合作，在有关会议上就档案管理作出详细的介绍。让有关部门和单位了解档案管理工作的重要性、严肃性和真实性，及时向档案管理人员移交一整套准确、完整的手续。对于私自篡改档案、提交虚假材料的现象，有必要对本人和单位主要负责人的责任进行调查，以确保档案工作的真实性和严肃性。

4 结束语

总之，加强干部人事档案管理是一项长期、复杂、重要的基础性工作。要充分发挥它的重要作用，客观、真实地反映干部的真实面貌。为人才的客观评价、合理利用和合理发掘提供了第一手资料。同时，干部人事档案管理不仅要从制度上更新，还要从单位管理的理念上更新。根据社会发展的大趋势，积极探索现代干部档案管理模式，更好地服务于干部和人才。

参考文献

[1]安徽省档案局.档案学原理[M].合肥：黄山书社，2017.

[2]邱运华，刘晓敏.问题与对策：高校人事管理研究[M].北京：首都师范大学出版社，2018.