大数据环境下的档案“数据化”管理

袁月 杨诗怡

摘 要：当前，随着信息技术的迅猛发展，使当前的时代变成大数据时代，大数据逐步渗透到各行各业，使很多方面都实现了转型升级。在大数据的全新环境之下，档案管理工作也要进一步与时俱进，使传统意义上的管理模式有效革新，逐步向数据化管理迈进。针对这样的情况，本文着重分析和探究大数据环境下的档案数据化管理等相关方面的问题，希望为相关人士提供有益的参考。

关键词：大数据环境；数据化管理；档案管理

通常意义上，我们所称之为的大数据主要指的是，无法在一定时间范围内用常规软件工具进行捕捉、管理和处理的数据集合，必须要通过新处理模式才能具有更强的决策力、洞察发现力和流程优化能力的海量、高增长率和多样化的信息资产。在档案管理方面，在全新的大数据背景下，档案管理部门并没有切实有效的针对大数据提出相对应的具体规划或者政策，然而，作为档案管理人员，必须要在当前的全新时代背景下，确保档案管理工作能够与大数据有效衔接，在档案工作数据化管理方面作出有针对性的思考和实践。

1 档案管理思路要逐步由“数字化”和“数据化”转变

在全新的大数据时代背景下，相关各级档案管理单位的数量也在进一步增加，“大数据”档案管理模式的有针对性提出，对于当前的档案管理工作，特别是在数据化、信息化管理过程中也面临着全新的机遇和挑战，这从根本上有效推进传统意义上的档案管理工作，进一步进行转型升级，逐步向数据化信息化建设靠拢。在这样的前提下，在档案管理工作中，就需要以大数据为抓手，使传统意义上的人工化、扁平化的管理模式有效改变，不能一味的强调在管理工作中单纯进行档案数字化，要积极有效的转变管理思路，从根本上有效确保把档案管理工作从“数字化”向“数据化”进行切实有效的转化。

在实际的操作环节，切实有效的进行数据化管理，就需要在管理的过程中，以大数据为基准，对各项管理工作进行不断的研究和探索，而不是单纯的把录入档案目录和扫描全文进行数字化的储存，这种数字化的管理模式，从某种程度上来说是呆板僵化的“死”的档案信息，不能真正意义上当作大数据背景下的档案研究标准。在实际的档案管理过程中，必须要把这种僵化死板的档案扫描全文和目录，转变成活灵活现的大数据档案，从根本上有效实现档案的数据化，针对档案全文的著录，要有效进行数据化加工，针对文本和图像中的数字内容要进行数据化的识别、分类、著录和标引，通过这样的方法，才能真正意义上提供更优质的档案信息服务，为人们更好的利用检索词检索到与之相对应的答案信息内容。

2 档案“数据化”管理的具体实现

2.1 档案著录

在上世纪，传统意义上的档案著录方式已经发生了根本上的变化，逐步向现代化的档案著录方式进行转变，其中比较典型的就是英美等发达国家最先应用了计算机档案著录方式，使档案管理实现了新的突破。在大数据的背景下，档案“数据化”管理从根本上得以实行，就需要依靠档案著录数据化工作的落实，这方面的工作是整个档案管理工作的基础环节，档案著录质量与档案信息的交换、互通、资源共享以及社会利用等相关方面，都有着巨大的关联性，而这方面的基础工作也是实现档案数据化管理的根本前提。当前我国的档案著录规则所涉及的基本内容，存在着很多方面的问题，特别是在操作方面，极其容易产生错误，另外，我国档案著录规则所适用范围也比较小，与国际档案著录标准要求存在着很大的差距，不能从根本上真正意义上做到对档案的内容特征、背景、系统来源等一系列相关方面进行逐一的著录。同时，我国的档案著录规则没有以全宗和类别为对象的著录，与国际先进成熟的规范模式进行相对应的对比，要想从根本上真正确保我国的档案管理实现“数据化”模式，就一定要从根本上有效结合国际的档案著录规则规范，有效调整和完善我国的档案著录规则，在最大程度上有效推进我国档案著录工作实现数据化管理。

2.2 档案全文数据库

我们所称之为的档案全文数据库，主要指的是集检索与文献全文提供于一体的网络性数据资源集合体。有针对性的建立健全档案全文数据库，可以在最大程度上有效规避人工查阅文献书目的复杂性，使人们的阅读文献的方式能够得以有效简化，更能够切实有效的为读者提供方便快捷的在线全文阅读服务。建立档案全文数据库要从多个方面着手，促进软件硬件等相关方面都要有效优化和完善，具体内容主要体现在以下三个方面：方面：第一，有效构建档案信息数据库。档案信息数据库构建的根本宗旨是为了在最大程度上有效满足层次不同、需求不同以及在各方面都存在巨大差异的利用者，对于档案的客观需求，针对这样的情况，在檔案信息数据库的建立过程中，所涉及的数据内容以及覆盖范围是否足够均衡，是最关键的因素，决定着是否能够真正意义上满足利用者的客观需要。在大数据的背景下，数据库的数量和质量都要充分满足信息包罗万象、内容丰富的基本要求，数据库的建立要体现出政治、经济、军事、文化教育等一系列众多内容和各个阶段的档案信息，相关方面的信息都要更真实完整并条理清楚的体现在档案管理中。第二，有效建立健全档案检索系统。档案检索系统有着至关重要的作用，它是用户检索和找到档案的关键所在。在档案检索系统的设计过程中，要确保界面有的比较简洁的设计，并且在内容方面要覆盖全面完整，在检索的过程中，要有关键词检索、目录检索、主题检索等多种多样的入口，从根本上有效满足不同利用者的客观需求。第三，有效建立健全档案服务功能。从某种程度上来说，在这方面的建设上，很多的档案管理部门都存在着很多方面的问题，在服务功能方面都做得不够深入细致和全面，不具备优质的服务意识，在网上服务的理念没有真正得到贯彻落实。

2.3 档案大数据平台模型构建

档案大数据平台模型的有效构建，从某种程度上来说，是现有的档案部门针对十分庞杂的档案信息进行切实有效数据化管理的一种有效办法，使档案充分实现“数据化”。从根本上来讲，大数据平台构建主要分为以下几个层面，分别是：基础层、管理层、分析层和应用层。在具体的档案数据化管理工作中，必须要充分的考虑到档案管理工作所涉及的相关方面的工作内容，例如，收集、整理、鉴定等一系列相关方面的工作，要着重考虑到这些工作在实际档案大数据平台模型构建中的对接问题，建立健全与之相对应的档案部门的大数据平台。基础层所起的作用，主要是在最大程度上为档案大数据平台的运行切实有效的提供基础支撑，分析层的基础是互联网的服务体系，它以此为基础，针对数据进行相应的存储、处理和挖掘等相关方面的分析工作。应用层主要是对于档案利用者而言的，就其本质而言，档案大数据平台的构建根本宗旨就是为了适当利用者更有效的获取档案信息，在设计的过程中，要着重考虑到档案馆藏的种类、内容、规模等相关方面的内容，同时设计简单检索和高级检索，提供更人性化的档案服务，例如，设计好实时在线交流服务等。

3 结语

综上所述，有针对性的对于大数据环境下的档案“数据化”管理进行深入细致的分析和探究，是十分重要而且必要的，在建设和管理的过程中，要真正融入大数据化的技术，秉持以用户为中心的理念，对档案信息和档案管理着重加强数据化的开发和利用，确保档案的数据化管理工作平稳有序的推进。

参考文献

[1]刘峰.计算机技术在档案数字化管理中的应用[M].北京：人民教育出版社，2017.6.

[2]王芳.社区居民数字化体质健康档案管理[J].数据化时代，2016.3（2）：58-60.