基于企业档案管理工作的几点思考

戴明君

摘 要：随着企业的不断发展，企业档案内容也越来越丰富，企业档案见证了企业的发展，承载着企业的历史，是企业发展不可忽视的重要部分。本文阐述了档案管理在企业发展中的重要作用，分析了企业档案管理存在的问题，提出了解决问题的应对措施。

关键词：企业档案；分析问题；措施管理

企业管理中，档案管理也是一个不可忽视的组成部分。当今科学档案管理必须与时代同步，才能适应现代企业发展的需要，只有不断地提升企业管理水平，能够起到带动企业发展及促进企业进步的作用。怎样改进现代的企业档案管理，实现企业档案管理合理地利用信息化技术，已经成为了现在提升企业竞争力的关键。

1 企业档案管理在企业发展中的重要作用

如今，随着社会市场经济的快速发展，企业经营机制的不断进行转换，企业档案管理在企业管理中的应用越来越宽泛，企业档案管理对企业经济效益的发展和贡献也越来越彰显得重要。从企业档案管理上来说，企业档案包含了企业生产经营活动的全部内容，涵盖了企业研究、技术、商标、采购、生产、财务、人事、营销和经营决策等各个方面，对于研究本企业的经营方向和企业发展提供了重要的第一手资料，为企业提供了进行科学分析、经验总结和制定发展方向的重要资料。如果能够把企业档案管理工作做好，不但能为企业领导及时了解企业整体经营情况，合理调整经营措施提供有力的依据，能够帮助企业经营决策提供支持性证据，还能够有利于社会各方认定企业的经营成绩，对企业与各有关部门进行有益合作奠定坚实的理论基础。此外，企业档案管理在企业发展过程中需要进行不断的完善和提高，才能在一定程度上帮助企业更好地可持续发展。企业档案管理成果与企业经营管理的有机结合能够影响决定企业资源配置的取向和模式，同时影响决定着企业的未来发展，这不仅仅对于实现企业经营战略，还能够不断地提高管理效率具有深远的影响作用。因此，做好企业的档案管理工作对于促进经济社会的全面发展和不断提升企业在市场经济中的竞争力都具有重要意义与作用。

2 企业档案管理的问题分析

1）企业对档案管理工作重视度不够。当前我国处于市场经济体制下，企业处于激烈的市场竞争当中，企业为了增强自己的竞争优势，将主要精力都放在企业的生产经营方面，虽然档案具有重要意义，但档案管理工却一直默默无闻，档案管理工作的政绩性质不高，对此一些部门对于档案管理工作常常较为忽视，仅简单的认为只要将档案保管好，能够应对时常的检查、翻阅即可，相关人员在认识出现误区是忽视档案管理工作的主要原因之一，在这种情况下，对档案管理工作的投入存在严重的不足，对于资金的投入更是少之又少，档案管理部门一直以管理国家所有的档案为己任，而对企业档案管理工作的认识不充分、不深刻，存在“管不好、管不了”的思想，工作缺乏主动性和创造性，对企业档案管理工作采取了放任自流的态度。进而在一定程度上导致档案管理的手段严重滞后，并且管理企业档案的设施也不健全，保存企业档案的条件也比较简陋，导致档案管理、档案丢失、泄露等情况频繁发生。

2）企业档案管理缺乏专业人员。企业档案管理是一项政策性、规范性、技术性很强的工作，在政治素质和技术业务能力方面对档案管理工作人员要求比较高。当前，不同于专业的档案館、档案局的人员，企业档案管理人员，往往待遇不高又身兼数职，且多为非档案专业出身，对档案的重要性认识不足，缺乏足够的责任心和严谨的工作作风，企业档案工作被认为可有可无，加之，大多数企业领导认为单独配备专业的档案管理人员没必要，而且还增加企业的开支，所以企业档案管理人员大多数都是兼职，缺乏专门档案管理人才。

3）信息化管理方法落伍。科学技术在发展，而档案技术却落后，国内大多企业的档案管理仍采取手工作业的方式。在档案信息化建设方面，由于企业领导缺乏足够的认识，在企业信息化整体规划中没有纳入档案信息化建设，进而使得档案信息化建设缺乏资金的支持。所以，中国目前建造的档案信息，沿用至今的传统管理体制，使信息技术和记录管理文件相分离，以致档案管理没有受到信息化管理带来的高效性与科学性，仍使用落后的人工管档的方法，严重造成了人力与物力的浪费，信息化技术融入到档案管理中，将有效的改善以往查找资料困难等问题。

3 加强企业档案管理工作的措施

1）提高管理人员的重视度。随着数字化、网络化的不断深入，档案载体由可视记录识别型转变为依赖机器识别的代码型（电子档案），档案管理模式也从传统手工模式、单机数据管理模式、网络信息管理模式发展到知识管理模式，并随着管理模式的不断变化其管理流程、手段等也发生了相应的变化。因此企业领导和相关的管理人员必须加强档案管理的意识。企业领导要提高对企业档案管理工作的重视，应改变对企业档案管理工作的不正确认识，把企业档案管理工作放在重要位置，并关心企业档案管理工作的进行情况，要求档案管理部门定期进行工作汇报和工作总结，提出存在问题和困难。要真正重视、关心企业档案管理工作，为档案工作配齐人员、设施、设备，切实帮助档案部门解决一些自身难以解决的实际困难，并从企业经营活动的大局出发，定期提出要求，及时给予工作指导。对于档案管理人员，要充分认识档案工作对促进企业发展的重要作用，切实增强做好企业档案工作的使命感和责任感，进一步明确档案工作是各级领导义不容辞的责任和义务。

2）提高档案管理人员的专业水平。长期以来我国的档案从业人员专业性都不强，真正的专业性人才很少，随着档案现代化管理工作的开展，对专业的档案人才有了更多的需求，档案行业的人员需要从杂业型向专业型转变，才能适应档案现代化管理工作发展的需求。并不断的对档案管理工作的队伍建设进行加强，选择政治过硬、作风廉正、责任心强的中共党员进行档案管理工作的。并重视对其的教育培养工作，不定期的举行档案管理业务培训讲座或极选送档案干部参加档案部门组织的业务培训，坚持“学用结合、按需施教”的方针，为档案管理人员提供全面、系统的学习机会，做到与时俱进，使相关人员对先进的档案管理理念进行掌握，提高档案干部的实际操作技能和业务指导能力，提使档案管理人员提高专业水平。

3）加强档案信息化管理工作。随着计算机技术和信息技术的快速发展，在各行各业中得以广泛的应用，为各行业在发展中带来了技术性的革命，对各行业水平的提高和快速发展起到了重要的推动作用。根据企业档案管理信息化建设的需要，企业档案管理信息化应纳入企业现代化建设的总体布局，推进企业档案管理与企业信息化建设同步进行。结合单位能力自主进行档案管理软件的研发，并将单位相关信息材料全部纳入软件中，构建单位中的局域网络共享，使档案管理得到更高效快捷的优势，使档案数据实现规范化、电子化、信息化，使传统的档案管理工作逐渐转化为脱离纸张的无纸化办公及现代化的管理体制。实现电子文件的实时管理与利用，推进企业档案管理信息化标准体系，基本实现档案管理信息利用服务网络化，档案管理工作自动化。

4 结束语

企业档案管理工作是与单位事业同生存、共发展的不可缺少的管理内容，是专业性很强的工作。做好档案工作就是对企业生产经营发展的推进，是企业发展的基础。我们要与时俱进、开拓创新、不断探究，将档案工作广泛、深入、健康、持久地开展下去。企业档案对于企业的长远发展非常重要，相应的档案管理工作者必须重视，并且不断地创新，切实地将工作落实到实处，唯有此才能促进我国档案管理事业的发展。

参考文献

[1]李生优.论网络时代档案管理工作的创新与实践[J].科技与企业，2015（9）.

[2]蒋万兮.企业档案信息化建设中存在的问题及其对策[J].财智，2014（7）.