论电力企业人事档案的重要性及规范管理

李勤

摘 要：近几年，随着社会经济的飞速发展，公众生活水平日益提升，不仅家用电器数量成倍增加，一系列电动汽车、智能机器人也相继推出，这些都大大提升了公众的用电需求，因此，作为电力企业，必须紧跟时代潮流，做好自身发展。然而，人才的培养和发展是提高电力企业综合实力和市场竞争力的重要工作，人事档案管理是人才工作的重要一环，但是传统的人事档案管理方式已经无法满足现实需求。本文就阐述了人事档案的概述，并分析了目前电力企业人事档案管理工作中存在的问题，最后针对如何规范管理人事档案工作提出几点对策，以供参考。

关键词：电力企业；人事档案；规范管理；对策

电力企业与我们的生活和工作息息相关，而随着公众用电需求的不断增加，对电力企业供电质量和安全性的要求也随之提升，作为电力企业而言，人才是发展的基础和前提，做好人才档案管理工作，是培养人才，发展企业的关键所在。

1 关于人事档案的概述和重要性

所谓人事档案，是人事管理活动中形成的，記述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。具体而言，就是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，有关个人经历、学历、党团及社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录，是记载人生轨迹的重要依据，且具备一定的法律效力。人事档案在人力资源管理工作中发挥了凭证、依据和参考的作用，是企业高层初步了解员工的主要依据之一。做好人事档案管理工作，一方面有助于企业人事管理工作质量的提升，另一方面也直接关系到企业高层相关决策的正确性，因此，规范管理人事档案工作尤为重要[1]。

在电力企业中，人事档案是人事管理工作的重要参考依据，也是其顺利实施的基础与保障，具体而言，人事档案在企业发展中的重要地位主要体现在以下两个方面：

一是人事档案有助于帮助管理者更全面、更深入的了解员工情况，从而保障人事决策的正确性，做到物尽其用。与其他企业相比，电力企业往往存在员工数量多以及调动相对比较频繁等各种特点，因此，如果管理者不能准确全面的了解员工信息，一方面不利于为员工安排最合适、最理想的工作岗位，另一方面也不利于工作效率的整体提升，是对人力资源的严重浪费；

二是人事档案在很大程度上反映了企业的整体发展水平，可以说人事档案管理工作的规范性越高，其管理体系也就越完善，如果人事档案管理工作存在不规范、不科学和不合理化，就意味着企业在发展中缺乏完善制度，由此可见，规范的人事档案工作是电力企业人力资源工作和企业可持续发展的重要保障。

2 目前电力企业在人事档案管理工作中存在的主要问题

2.1 缺乏专业的档案管理人员，人员更换过于频繁

人事档案管理工作的专业性非常强，作为管理人员，必须具备专业的档案管理知识，并且非常熟悉人力资源管理和模块，才能更好地完成工作。目前大部分电力企业对人事档案管理工作的重视程度明显不足，只是将其作为人事招聘工作的一个分支，通常安排其他岗位的工作人员来兼职负责管理人事档案工作，造成管理缺乏专业性，档案管理人员不稳定，进而严重影响了工作效果。

举例而言，由于部分电力企业人事档案管理人员的专业性相对较差，导致在对资料进行收集、鉴别、审核和归档的过程中，存在收集缺乏全面性，鉴别缺乏准确性，审核不全面以及归档材料不完整等种种问题。此外，电力企业员工数量相对较多，因此人事档案数量相对较大，档案材料收集整理也比较复杂，如果档案管理人员专业性不足，人员更换频繁，必然会严重影响电力企业人事档案管理工作的水平和效率，进而制约企业发展的可持续性。

2.2 缺乏完善的管理制度，人事档案存在泄密风险

部分电力企业之所以出现人事档案不规范管理现象，就是源于缺少完善的管理制度，一方面，大部分电力企业对于员工的实际工作能力和工作效率比较看重，更加关注员工的学历和实力；另一方面，管理制度的不健全，造成人事档案管理权责的不合理分配，导致很多人事档案管理人员并不清楚自己的职责范围，造成档案管理混乱，权责落实不明确，管理不规范，有泄密风险等诸多问题。

2.3 缺乏准确的人事档案资料，归档不及时

由于员工的档案信息一直处于变化和更新状态，因此，如果档案管理人员的收集和整理不够及时准确，就会影响人事档案的准确和完整性，进而使其价值大打折扣。目前，电力企业员工流动性相对较大，每年都有大量的入职人员和离职人员，因为档案材料存在“时间差”这一特性，人事档案管理人员如果缺乏足够的严谨性，还不及时收集、整理、归档即时的档案材料，就会使档案整理间隔时间变长，造成档案材料滞后装订入盒，或者收集材料的过程中不完整，缺失，将会导致在利用时，影响了管理者对员工个人情况的准确认知，造成档案资料参考价值得不到充分发挥，大大影响了工作效率和水平；

2.4 档案整理存在过度改造现象

在档案整理过程中，由于不断改变整理要求，过度“改造”要求其规格规范统一，致使档案材料被改变得面目全非，失去其原有状态和原始价值。

2.5 材料补缺相对滞后

发现的缺失材料，要及时补充完善。譬如，在很多电力企业单位，员工在办理个人退休手续时，要查看档案记录，最早原始记录出生和参加工作时间来确定退休时间和退休工资的标准。由于证明材料不充分，影响退休和退休工资。

2.6 缺少信息化管理手段

人事档案管理手段依然比较传统，需要在保证安全保密的情况下，有待进一步提高档案信息化管理，提高利用效率。

3 电力企业人事档案规范管理的相关对策

3.1 提高招聘门槛，加大培训力度，提升档案管理人员整体能力

正如上文所言，电力企业人事档案管理人员的素质和能力非常重要，因此，可以从以下三个方面做出努力：

一是提高招聘门槛，在招聘過程中选择档案管理相关专业，且学历较高、经验丰富的人员来负责档案管理工作，尤其是要注重管理人员的专业技能水平和整体道德素质[2]，加大资金和精力的投入力度，保证档案管理队伍的专业化和高素质化。

二是加大培训力度，对现有档案管理人员进行定期培训，并组织学习先进单位的管理经验，提升自身素质，保证他们能够充分结合电力企业特殊需求来更好地完成档案管理工作。

三是制定完善的考核制度，来考核人事档案管理人员的理论基础和专业能力，督促他们不断学习，持续丰富人事档案管理知识和方法，进而提高工作效率。

3.2 进一步完善人事档案管理制度

一是要对电力企业人事档案管理的职责加以明确，结合企业实际情况，建立健全责任制管理制度，将人事档案管理责任逐级落实到相关部门和个人，并规定一定的处罚力度，以最大化地调动档案管理人员的工作积极性；

二是进一步加大执行力度。制度执行力是保证制度得以实施的重要保障，因此，必须做到有法必依，有章必循，进一步加强绩效考核和执行力度，及时收集整理和移交人事档案材料，及时归档，才能真正发挥档案管理的实际作用，从而提升整体管理水平。

3.3 加强电力企业人事档案的安全性和信息化建设

目前，我国已经进入信息化时代，因此电力企业的人事档案工作也应当注重对信息化技术的引进，将大数据与管理工作紧密结合，提升人事档案管理工作的便捷性和准确性。首先，在保证安全的情况下，建立专门的人事档案管理平台或者局域网，来最大化共享和调用档案信息；其次，应当赋予档案管理人员专门的管理权限；最后，要完全实现人事档案的电子化，这样一方面可保证档案的安全，避免档案的损坏和丢失，另一方面在调取人事档案时也能迅速提取，大大提升了档案管理工作的准确性和利用效率。

4 结语

综上所述，在电力企业的发展中，人事档案工作占据非常重要的地位，但目前不少电力企业对人事档案工作的重视程度和管理力度明显不足，必须进一步提升管理人员的整体素质和专业能力，推进信息化管理方式，不断提高人事档案管理的水平和效率，才能有助于电力企业的可持续发展。

参考文献

[1]王君.电力企业人事档案的重要性及规范管理探讨[J].大科技，2017，（36）：3-4.

[2]王彩琴.电力企业人事档案的重要性及规范管理探讨[J].人才资源开发，2016，（6）：167-168.